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Efficacité et croissance d’entreprise : quels process digitaliser ?

Pour améliorer l’efficacité, la productivité et la résilience de votre entreprise, la digitalisation de vos processus constitue une étape cruciale. Gain de temps, protection des données, facilitation des échanges et satisfaction des clients définissent les sociétés qui ont amorcé le virage vers un fonctionnement 4.0. Découvrez 9 process à digitaliser pour assurer votre développement et la pérennité de votre structure.

 

1. Management des fiches de service et encodage des heures

La production de vos documents RH est particulièrement chronophage et complexe. En effet, les législations à appliquer sont souvent variées et évolutives. De plus, selon vos conventions, des spécificités sont à intégrer à vos documents, sans parler des risques d’erreurs en l’absence d’une digitalisation de vos données.

Assurer un encodage simple et efficace des heures de travail et des fiches de service optimise le fonctionnement de votre entreprise et assure une gestion facilitée de vos bulletins de paie et documents associés. Votre service comptabilité s’assure également une refacturation des heures exactes à vos différents clients.

La plupart des ERP proposent aujourd’hui une digitalisation de ces informations. Avez-vous choisi le vôtre ?

2. Préparation de devis et suivi des bons de commande

La préparation d’un devis et le suivi d’un bon de commande représentent deux processus que votre service comptabilité doit parfaitement maîtriser pour assurer la satisfaction de vos clients et les recettes de votre société.

Digitaliser ces processus vous assure de :

  • Honorer sans faute et dans les délais impartis chaque commande

  • Gagner du temps en centralisant les informations relatives aux commandes

  • Améliorer la communication entre les services commercial, production, livraison, facturation et SAV

Si vous disposez déjà d’un ERP et d’un CRM pour centraliser vos données clients et vos commandes, vous pouvez encore améliorer l'expérience utilisateur de vos collaborateurs à travers un plus haut niveau de personnalisation de vos fichiers. Les formulaires digitaux de Plugnotes s'adaptent parfaitement aux besoins et aux impératifs de votre entreprise. Ainsi, vous améliorez les flux de données en interne et en externe. Essayez gratuitement Plugnotes et ses fonctionnalités.

3. Gestion des équipements de l’installation à la maintenance

Attendez-vous à une réduction des coûts de maintenance de 10 à 40 % selon une étude de 2018 du cabinet McKinsey grâce à la maintenance prédictive.

Gérer un parc de machines ou d’équipements industriels implique d’en assurer la parfaite maintenance pour gagner en efficacité et réaliser des économies.

Digitaliser ce processus s’impose pour anticiper les pannes et les entretiens. Nous évoluons aujourd’hui dans l’ère de la maintenance prédictive qui nécessite une transmission instantanée de données pertinentes.

Collectez-vous les données de vos équipements de façon immédiate pour avoir une vision juste de l’état de votre parc ? Plus réactive et efficace, traiter une panne rapidement, voire avant son apparition, vous assure une continuité dans la chaîne de production et une meilleure organisation de votre équipe.

 

4. Collecte de rapports d’intervention

Digitaliser le process de collecte des rapports d’intervention assure un partage des informations immédiat qui augmente l’efficacité de vos équipes.

Vous avez également un aperçu exact à un instant t de l’avancée des interventions pour préparer les plannings des jours suivants et assurer un parfait suivi de vos missions.

 

5. Rédaction de rapports de production

Un suivi informatique de la production permet d’économiser du temps lors de la préparation et de la rédaction des rapports de synthèse. Cette charge en moins pour vos salariés leur offre la possibilité de se consacrer à d’autres tâches créatrices de valeur comme l’amélioration de la résolution des problèmes.

L’automatisation ne risque-t-elle pas de supprimer le travail de certains salariés ? La digitalisation des process permet de gagner en productivité, car les collaborateurs se consacrent à des tâches valorisantes pour optimiser la croissance de l’entreprise. Un gain à tous les niveaux !

Les entreprises belges l’ont bien compris, car la Belgique fait partie du top 10 des pays les plus automatisés au monde aux côtés du Japon, de l’Allemagne, de la Suède et des États-Unis.

Rejoignez les entreprises du futur et améliorez sans attendre vos pratiques opérationnelles en téléchargeant le rapport Plugnotes.

 

6. Traçabilité de la production et contrôle qualité

Investir dans une solution de digitalisation des processus de traçabilité de production et de contrôle qualité présente plusieurs impacts positifs pour une excellente rentabilité à court terme :

  • Amélioration de la sécurité et de la qualité de la production

  • Respect des normes en vigueur et réglementaires

  • Management amélioré des incidents

  • Gestion des stocks

  • Contrôle et réduction des coûts

  • Optimisation de la stratégie d’amélioration continue de l’entreprise

  • etc

La digitalisation de la traçabilité et de la qualité contribue à garantir une plus grande satisfaction de vos clients et à prendre une longueur d’avance sur vos concurrents. 

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7. Suivi des livraisons et des anomalies produit

Numériser le processus de livraison et le suivi des anomalies produit améliore la gestion en temps réel de toute la supply chain.

Savoir où se trouvent vos produits, s’ils sont déjà livrés et quels sont les espaces disponibles dans vos stocks, vous assure un plus grand contrôle de l’approvisionnement et de la production.

 

8. Réalisation des audits de sécurité informatique

Les administrations, les entreprises de santé et les e-commerces sont les premières cibles des cyberattaques en Belgique, avec des records atteints depuis la fin de la pandémie. Le coût moyen d’un piratage informatique représente 50 000 euros.

L’automatisation des audits de sécurité informatique diminue le risque d’erreurs dû aux opérations manuelles. En gagnant du temps sur la détection des anomalies, vous améliorez votre sécurité vis-à-vis des attaques et de piratages informatiques.

 

9. Collecte de CMR de livraison

Au même titre que la gestion des stocks, la digitalisation de la collecte de CMR de livraison permet une logistique plus rapide, efficace et économique pour satisfaire vos clients finaux, mais aussi vos collaborateurs.

La gestion de la logistique et du transport se complexifie face aux contraintes légales, à la diversité des flux et à l’importance de la traçabilité. Vos livreurs ont besoin de garder un contact facile et immédiat, sans pertes d’informations, avec vos équipes fixes.

Optimisez la productivité de vos collaborateurs et améliorez la communication entre salariés grâce à nos formulaires digitaux. Testez sans attendre les fonctionnalités Plugnotes.