Digitalisation efficace du suivi des interventions de maintenance

Les interventions de maintenance constituent un élément clé pour toute entreprise qui propose des gammes d’équipements industriels. Ces interventions demandent une organisation précise afin de maitriser ses coûts. Découvrez dans cet articles les fondamentaux des interventions de maintenance et un cas pratique concret qui démontre l’intérêt de digitaliser les rapports d’intervention.

Deux types de maintenance : préventive et corrective

Pour comprendre les enjeux des activités de maintenance, il faut tout d’abord savoir qu’il en existe deux types :

• La maintenance préventive
• La maintenance corrective ou maintenance accidentelle

Comme son nom l’indique, la maintenance préventive vise à anticiper un dysfonctionnement ou une panne de machine. En planifiant les interventions à l’avance, les entreprises peuvent réduire les risque de défaillance et éviter le recours à la maintenance corrective.

La maintenance corrective intervient après qu’une défaillance soit détectée. Elle vous oblige à réparer les pièces défectueuses. Dans la mesure du possible, les entreprises vont privilégier la maintenance préventive à la maintenance corrective.

Pourquoi utiliser des rapports d’intervention ?

Prenons l'exemple d'une entreprise qui vend et installe des compresseurs chez ses clients et qui dédie trois techniciens à temps plein à cette tâche. Les techniciens se rendent chez le client, à la suite d'une demande de SAV ou pour un entretien de routine. Pour chaque intervention, le rapport a pour objectif de :

• faire valider l'intervention par le client ;
• facturer le client en fonction du temps passé sur le mission et des pièces utilisées lors de l'intervention ;
• constituer un historique d'intervention de la machine.

Ils vont compléter leur rapport en détaillant :

• le temps passé chez le client ;
• le descriptif de l'intervention ;
• le détail des pièces ajoutées, remplacées ou commandées.
  
  

Le coût des rapports d’intervention papiers

La majorité des entreprises actives dans le secteur industriel et du retail suivent encore les rapports d'interventions via des formulaires papiers.

Gardons l’exemple d’une entreprise qui dédie trois techniciens au suivi des interventions. Chaque technicien complète 3 rapports d'intervention par jour. D’après nos calculs auprès de nos clients, cela représente près de 37 heures perdues chaque mois à la transcription, au partage, à la recherche et à la compilation de ces informations. En termes monétaire, cela se chiffre à 20.000 euros par an.

Digitaliser les rapports d’intervention

Des solutions existent pour réduire ces coûts de maintenance. La gestion des intervention via une application et un logiciel permet à la fois d’aider dans l’organisation et d’optimiser les ressources en temps, main d’oeuvre et argent.

Comment digitaliser le processus d’intervention avec Plugnotes

Avec Plugnotes, les entreprises peuvent digitaliser ce processus en configurant en self-service un formulaire digital permettant aux techniciens de :

• Compléter le rapport d'intervention (timesheet, descriptif et bon de commande)
• Faire signer le rapport d'intervention par le client
• Envoyer une copie du rapport au client
• Transmettre automatiquement les données de facturation au système de facturation

Par la suite cette collecte d'information permet aussi de :

• Consulter une fiche technique de l'équipement au travers d'un QR-code
• Consulter l'historique d'intervention par client, par technicien ou par machine
• Partager un planning et des instructions d'interventions aux techniciens
• Et bien d'autres choses encore !
  
  

Plugnotes permet d'être configuré, implémenté et de former vos équipes en moins de 7 heures pour un retour sur investissement immédiat. Vous voulez passer à la vitesse supérieure dans votre entreprise et optimiser vos processus opérationnels ? Découvrez Plugnotes dès maintenant.