6 stappen om uw bedrijfsprocessen te automatiseren

Als u het gevoel hebt dat u te veel tijd verliest aan repetitieve en handmatige taken, weet dan dat u niet de enige bent. Volgens Gartner zal de markt voor workflowautomatisering de komende vijf jaar met 23% groeien. Forbes benadrukt dat automatisering de operationele efficiëntie verbetert en tijd vrijmaakt voor strategischere taken.

In dit artikel ontdekt u waarom automatisering cruciaal is, welke technieken en tools beschikbaar zijn, de stappen voor een succesvolle implementatie, hoe u het juiste hulpmiddel kiest, hoe u uitdagingen overwint en praktische voorbeelden van bedrijfsprocessen. Tot slot zullen we bespreken hoe u de automatisering kunt monitoren en optimaliseren om duurzame resultaten te garanderen.

Waarom uw processen automatiseren?

De automatisering van bedrijfsprocessen biedt aanzienlijke voordelen: het organiseert taken, vereenvoudigt prioriteitenbeheer, verbetert samenwerking en communicatie, en optimaliseert kosten. Door het werk te structureren en de verspreiding van informatie te vergemakkelijken, kunt u activiteiten volgen via dashboards en belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) definiëren. Zo verbetert automatisering de operationele efficiëntie en de tevredenheid van medewerkers, waardoor een harmonieuze en productieve werkomgeving ontstaat.

Voor meer informatie over hoe Plugnotes uw bedrijf kan optimaliseren, bezoek onze website.

Stap 1: Identificeer de bedrijfsprocessen die geautomatiseerd kunnen worden

Welke taken automatiseren?

Om te bepalen welke processen geautomatiseerd kunnen worden, kunt u de volgende criteria overwegen:

• Eenvoudige en repetitieve processen.
• Processen die gebaseerd zijn op papieren documenten.
• Processen waarbij meerdere personen betrokken zijn.Vaak uitgevoerde taken.
• Processen die vatbaar zijn voor menselijke fouten.
• Processen die duidelijke traceerbaarheid vereisen.
• Processen die een significante impact op het bedrijf hebben.

Voorbeelden van bedrijfsprocessen om te automatiseren

Automatisering kan verschillende processen in sectoren zoals productie, dienstverlening, distributie en logistiek verbeteren. Hier zijn enkele concrete voorbeelden:

In de productie kunt u de traceerbaarheid automatiseren om grondstoffen en eindproducten automatisch te registreren en te volgen, waardoor naleving wordt verzekerd en audits worden vergemakkelijkt. Automatisering van kwaliteitscontrole door productiegegevens te verzamelen en analyseren, of het realtime volgen van KPI's om snel afwijkingen te identificeren en corrigeren, is ook mogelijk.

In de dienstensector kunt u interventierapporten digitaal beheren door ze automatisch in te vullen en te delen, wat realtime monitoring en betere traceerbaarheid van uitgevoerde diensten mogelijk maakt. U kunt ook dynamische checklists gebruiken om naleving van elke stap van een dienst te garanderen, of een facturering genereren zonder verwerkingstijden en fouten.

Voor distributie kunt u voorraadniveaus bewaken en leverings- of ontvangstafwijkingen beheren. De relatie en communicatie met uw leveranciers wordt hierdoor veel soepeler en transparanter.

In de logistiek kunt u bijvoorbeeld de transportinformatie beheren door de benodigde gegevens te verzamelen en te delen. U kunt voertuigen in realtime volgen dankzij geolocatie om goederen te vervoeren of terug te halen, of bij het inspecteren van uw bouwplaatsen.

Ontdek in 20 min hoe Plugnotes uw bedrijf kan transformeren.

Stap 2: Analyseer de automatiseringstechnieken en -technologieën

Verschillende soorten digitale tools

No-code / low-code oplossingen: Deze tools stellen gebruikers in staat om automatiseringen te creëren zonder programmeervaardigheden, met behulp van visuele interfaces en drag-and-drop functies. Voorbeelden zijn Zapier, Integromat (Make), Airtable, Automate.io en natuurlijk Plugnotes. Plugnotes onderscheidt zich doordat het bedrijven in staat stelt eenvoudig formulieren in te stellen om hun operationele processen te optimaliseren zonder technische vaardigheden.

Microsoft Power Platform oplossingen: Deze suite van tools maakt het mogelijk om applicaties te maken, uw gegevens te analyseren en workflows binnen het Microsoft-ecosysteem te automatiseren, met tools zoals Power BI, Power Apps en Power Automate.

ERP-systemen: Enterprise Resource Planning (ERP) systemen integreren verschillende bedrijfsprocessen in één platform, waardoor gecentraliseerd en geautomatiseerd beheer van operaties mogelijk is. Deze oplossingen vergemakkelijken de coördinatie van middelen, voorraadbeheer en productieplanning.

Door deze technologieën te combineren, kunnen bedrijven hun bedrijfsprocessen effectief digitaliseren en automatiseren, waardoor hun efficiëntie en reactievermogen op operationele uitdagingen verbeteren.

Stap 3: Kies de juiste automatiseringstools

Criteria voor het selecteren van tools

Het kiezen van de juiste oplossing voor procesautomatisering kan een uitdaging zijn. Hier zijn enkele essentiële criteria om u te begeleiden:

• No-code/Low-code: Kies tools zoals Plugnotes die elke gebruiker, met of zonder programmeerkennis, in staat stellen om eenvoudig processen te creëren en te automatiseren via op maat gemaakte digitale formulieren (toegankelijk online en offline). Dergelijke oplossingen bieden over het algemeen meer autonomie en onafhankelijkheid in het dagelijks gebruik.
• Met ontwikkeling: Als uw bedrijf interne technische vaardigheden heeft, kunnen ook geavanceerdere oplossingen die ontwikkeling vereisen worden overwogen.
  
  

• Compatibiliteit: Zorg ervoor dat de gekozen tool compatibel is met uw bestaande systemen, zoals uw ERP, CRM of andere bedrijfsspecifieke software. Bijvoorbeeld, Plugnotes is een aanvullende tool voor ERP-systemen en voldoet aan specifieke en minder standaard procesbehoeften. 
• Makkelijke integratie: De tools moeten gemakkelijk kunnen integreren met uw huidige systemen en workflows om technische complicaties te voorkomen en een soepele overgang te garanderen. Plugnotes past zich aan aan uw processen, in plaats van andersom, wat vaak het geval is met minder flexibele en aanpasbare oplossingen.

• • Initiële kosten: Beoordeel de initiële implementatiekosten, inclusief licenties, installatie en training. 
  • Langetermijnkosten: Houd rekening met terugkerende kosten zoals onderhoudskosten, updates en technische ondersteuning.

• • Assistentie: Kies een tool die responsieve en hoogwaardige technische ondersteuning biedt om snel problemen op te lossen, evenals beschikbare bronnen (helpcenter, FAQ, etc.). 
  • Onderhoud: Controleer de frequentie van updates en verbeteringen om ervoor te zorgen dat de tool actueel, performant en veilig blijft.

• • Beveiliging: Zorg ervoor dat de tool voldoet aan de noodzakelijke beveiligingsnormen om uw gevoelige gegevens te beschermen. 
  • Naleving: Controleer of de tool voldoet aan de lokale en internationale regelgeving die van toepassing is op uw sector.

Door deze criteria te volgen, kunt u de automatiseringstool selecteren die het beste aansluit bij de specifieke behoeften van uw bedrijf, terwijl u een soepele en efficiënte implementatie waarborgt.

Voor meer informatie over op maat gemaakte automatiseringsoplossingen, bezoek onze homepage

Stap 4: Plan de implementatie van de automatisering

Het adopteren van nieuwe automatiseringstechnologieën vereist een effectieve verandermanagement om ervoor te zorgen dat alle teamleden zich betrokken voelen. Hier zijn enkele strategieën om deze overgang te vergemakkelijken:

• Transparante communicatie: Informeer medewerkers over de voordelen van automatisering en de verwachte impact op hun dagelijkse werk.
• Voortdurende training: Bied regelmatige trainingssessies aan om uw medewerkers te helpen vertrouwd te raken met de nieuwe tools en te begrijpen hoe ze het volledige potentieel kunnen benutten in hun dagelijks werk en hun vaardigheden kunnen inzetten voor waardevollere taken.
• Ondersteuning en assistentie: Zet ondersteuningsmechanismen op om vragen te beantwoorden en problemen snel op te lossen.
• Aanmoediging en motivatie: Erken en beloon de inspanningen van medewerkers die zich goed aanpassen aan de nieuwe technologieën en bijdragen aan het succes van de automatisering.

Stap 5: Voer de automatisering uit

Na de planning is het tijd om de automatisering uit te voeren. Hier zijn de belangrijkste stappen voor een succesvolle implementatie:

• Configureer de automatiseringstools op basis van de specifieke behoeften van uw bedrijf. Integreer de nieuwe tools met uw bestaande systemen.
• Voer grondige tests uit om ervoor te zorgen dat uw geautomatiseerde processen werken zoals verwacht.
• Implementeer de automatisering in fasen, te beginnen met eenvoudige processen en geleidelijk complexere processen toe te voegen.

Praktische voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering

Met Plugnotes kunnen bedrijven eenvoudig verschillende soorten bedrijfsprocesautomatisering implementeren via schaalbare, op maat configureerbare formulieren, zonder dat geavanceerde technische vaardigheden nodig zijn. Hier zijn enkele specifieke voorbeelden:

• Voorraadbeheerformulieren: Maak aangepaste formulieren om voorraadbewegingen te volgen en aanvullingen te beheren.
• Bestellingsverwerkingsformulieren: Configureer workflows om de verwerking van bestellingen bij uw leveranciers te automatiseren, van ontvangst tot levering.
• Vervoerdersformulieren: Volg in realtime de zendingen en transporten van goederen naar uw bouwplaatsen voor een betere traceerbaarheid.
• Kwaliteitscontroleformulieren: Stel formulieren in voor kwaliteitscontrole in elke fase van uw productie, met de mogelijkheid om uw gegevens te exporteren en te integreren met uw andere gerelateerde tools.

Deze voorbeelden laten zien hoe Plugnotes uw bedrijfsprocessen kan transformeren en optimaliseren, waardoor uw operaties efficiënter en soepeler verlopen.

Voor meer praktische voorbeelden, bezoek onze speciale pagina.

Stap 6: Monitor en optimaliseer de automatisering

Zodra uw processen zijn geautomatiseerd, is het essentieel om hun prestaties te monitoren en te evalueren om ervoor te zorgen dat ze de gestelde doelen bereiken.

• Gebruik de gedefinieerde sleutelprestatie-indicatoren (KPI's) tijdens de planning om de effectiviteit van de geautomatiseerde processen te meten.
• Gebruik dashboards en tools voor realtime monitoring om uw prestaties te volgen.
• Verzamel en analyseer gegevens om knelpunten en verbeterkansen te identificeren.
• Breng continue aanpassingen aan uw geautomatiseerde processen om ze te optimaliseren op basis van feedback en verzamelde gegevens.

De automatisering van bedrijfsprocessen biedt vele voordelen, waaronder tijdsbesparing en een verhoogde snelheid, verbeterde samenwerking en productiviteit, verminderde fouten en verhoogde betrouwbaarheid, verhoogde motivatie en tevredenheid van werknemers, evenals optimale concurrentiekracht en aanpassingsvermogen.

Door deze stappen te volgen, kunt u uw operaties transformeren, de efficiëntie verbeteren en de groei van uw bedrijf stimuleren zonder enige twijfel, en dat is wat wij u toewensen!

Als u uw operaties wilt transformeren, ontdek dan Plugnotes tijdens onze volgende introductiesessie.