Bedrijfsprocessen digitaliseren | Plugnotes

Ondanks een groeiend bewustzijn hebben veel Belgische kmo's hun dagelijkse activiteiten nog niet gedigitaliseerd en vertrouwen ze nog steeds op handmatige processen. Dit leidt tot tijdverlies en schaadt hun productiviteit. Digitalisering biedt een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie en operationele prestaties, waardoor bedrijven kosten kunnen besparen, de organisatie kunnen verbeteren en tijd kunnen vrijmaken om zich te concentreren op taken met hogere toegevoegde waarde, ongeacht de sector.

Ontdek hoe u uw processen kunt transformeren met Plugnotes.

Waarom is het essentieel om bedrijfsprocessen te digitaliseren?

Wanneer uw bedrijf digitale technologieën gebruikt om zijn bedrijfsprocessen te optimaliseren, automatiseren en vereenvoudigen, behaalt het een aanzienlijke concurrentievoorsprong. Digitalisering maakt uw operaties betrouwbaarder, sneller en efficiënter. Deze transformatie heeft een wijdverbreide impact op alle afdelingen van uw bedrijf.

Moet u uw bedrijfsprocessen digitaliseren?

De digitalisering van bedrijfsprocessen is niet alleen bedoeld voor een specifiek type bedrijf; het is van toepassing op een breed scala aan sectoren en bedrijfsgroottes. Hier zijn enkele profielen van bedrijven die aanzienlijk profiteren van digitalisering:

• Start-ups en kmo's: Bedrijven die vaak op zoek zijn naar manieren om snel en efficiënt te groeien, terwijl de operationele kosten laag blijven. Digitalisering stelt hen in staat flexibele en schaalbare systemen te implementeren die groei ondersteunen zonder de kosten die gepaard gaan met een toename van menselijk kapitaal. 
• Productiebedrijven: Digitalisering zorgt voor een nauwkeuriger voorraadbeheer, geoptimaliseerde productieplanning en betere kwaliteitscontrole. Dit is belangrijk als uw bedrijf moet voldoen aan complexe en gevarieerde klantbehoeften.
• Distributie- en logistieke sector: Optimalisatie van de toeleveringsketen en leveringsroutes terwijl u een nauwkeurige inventaris bijhoudt. Digitalisering biedt tools om deze processen te automatiseren en te stroomlijnen. 
• Dienstensector: Of het nu gaat om financiële diensten, onderwijs, gezondheidszorg of advies, digitalisering kan de klantinformatie verbeteren, de planning optimaliseren en de interne en externe communicatie versterken. 
• Financiële instellingen: Digitalisering biedt voordelen voor veilig transactiebeheer, verhoogde naleving van regelgeving en betere analyse van klantgegevens. 
• Publieke sector en overheden: Digitalisering helpt deze entiteiten efficiëntere diensten te leveren, papierwerk te verminderen en de toegang tot informatie voor burgers te verbeteren. 
• Voedingsmiddelenbedrijven: Digitalisering kan helpen bij naleving van voedselveiligheidsnormen, optimalisatie van de toeleveringsketen en verbetering van de traceerbaarheid van producten.

Voordelen en baten van digitalisering van processen

De digitalisering van bedrijfsprocessen transformeert de interne operaties aanzienlijk, met optimalisatie op verschillende gebieden:

1. Grotere flexibiliteit: Automatisering van bedrijfsprocessen biedt een betere aanpassingsvermogen aan marktveranderingen, wat essentieel is voor het behoud van een hoge operationele efficiëntie. Het leidt ook tot een grotere werknemerstevredenheid en stimuleert initiatief en proactiviteit. 
2. Optimalisatie van taken: Door repetitieve taken te automatiseren, kan uw bedrijf de doorlooptijden aanzienlijk verkorten en bedrijfsprocessen verbeteren, waardoor operaties soepeler verlopen en de doorlooptijden voor klanten worden verkort. 
3. Optimalisatie van menselijke middelen: Het beheren van bedrijfsprocessen via digitale oplossingen vereenvoudigt de opleiding en integratie van werknemers, waardoor ze worden betrokken bij innovatie. 
4. Strategische oriëntatie: Met gedigitaliseerde bedrijfsprocessen kunnen professionals operationele taken delegeren en zich meer concentreren op strategische initiatieven die significante waarde toevoegen aan het bedrijf. 
5. Kostenoptimalisatie: Digitalisering draagt bij aan tijdbesparing en kostenreductie door uitgaven, verliezen en fouten te elimineren en de middelen optimaal te benutten. 
6. Gegevensbeveiliging: Gedigitaliseerde processen zorgen ervoor dat kritieke gegevens, zowel intern als klantgerelateerd, worden opgeslagen in beveiligde omgevingen met geavanceerde encryptie, waardoor de risico's op datalekken worden geminimaliseerd.

De 5 meest gedigitaliseerde processen in bedrijven

In de industriële context zijn sommige operaties bijzonder geschikt voor digitalisering, waardoor kmo's efficiënter en concurrerender kunnen worden. Hier zijn vijf processen die vaak worden gedigitaliseerd in industriële kmo's:

Productiebeheer

Digitalisering van het productiebeheer verbetert de planning, monitoring en controle van het hele productieproces aanzienlijk. Gespecialiseerde software maakt realtime monitoring van de productie mogelijk, identificeert snel problemen en vertragingen, en past effectieve corrigerende maatregelen toe, waardoor de productieprocessen worden geoptimaliseerd.

Voorraadbeheer

Digitalisering van het voorraadbeheer helpt om optimale voorraadniveaus te behouden en kosten te verlagen. Moderne voorraadsystemen bieden realtime inzicht in de beschikbare voorraden en vergemakkelijken het beheer van voorraadbewegingen, waardoor overschotten en tekorten worden verminderd.

Inkoopbeheer

Digitalisering van inkoopprocessen vereenvoudigt en automatiseert de taken die verband houden met de aanschaf van goederen en diensten. Inkoopbeheer software centraliseert leveranciersinformatie, beheert bestellingen efficiënt, volgt leveringen en integreert deze gegevens met andere systemen zoals boekhouding en voorraadbeheer.

Onderhoudsbeheer

Digitalisering van onderhoudsbeheer stelt bedrijven in staat om preventief en correctief onderhoud beter te plannen en uit te voeren. Gespecialiseerde software faciliteert de planning van interventies, het volgen van onderhoudstaken en controlelijsten, en het beheer van reserveonderdelen.

Kwaliteitsbeheer

Integratie van digitalisering in kwaliteitsbeheer zorgt voor naleving van industriële normen en minimaliseert de risico's van niet-conformiteit. Kwaliteitsbeheersoftware documenteert en behandelt niet-conformiteiten, initieert corrigerende en preventieve acties, en volgt prestaties aan de hand van belangrijke indicatoren, wat een constante productkwaliteit garandeert.

Deuitdagingen van digitalisering van bedrijfsprocessen

De 4 belangrijkste uitdagingen

Het integreren van technologie in bedrijfsprocessen biedt onmiskenbare voordelen, maar het brengt ook obstakels met zich mee die de vooruitgang kunnen belemmeren als ze niet correct worden aangepakt. Het is essentieel om de belangrijkste uitdagingen te herkennen en te begrijpen wanneer uw bedrijf zich op digitalisering richt:

• Angst voor innovatie: Digitaliseringsinitiatieven worden vaak vertraagd door de zoektocht naar de perfecte oplossing voordat deze wordt gelanceerd of door de angst om oude gewoonten te veranderen. Het erkennen en accepteren van imperfectie als een normaal aspect van ontwikkeling stelt gebruikers in staat om nodige en nuttige feedback te geven. 
• Weerstand tegen verandering: Het grootste risico ligt in de weerstand of te trage aanpassing aan innovaties. Zelfs de meest progressieve teams kunnen ontmoedigd raken door tijdelijke verstoringen als gevolg van nieuwe praktijken of tools. 
• Wantrouwen in de leiding of ongepaste strategie: Soms betrekken directies de teams pas aan het einde van het transformatieproces, wanneer de belangrijkste beslissingen al zijn genomen. Deze aanpak kan resulteren in een beperkte acceptatie van nieuwe oplossingen die niet aansluiten bij hun realiteit. Het betrekken van teams vanaf het begin kan effectiever zijn. 
• Gebrek aan lange termijn visie: Digitalisering vereist een holistische en vooruitziende blik. De adoptie van nieuwe praktijken is niet onmiddellijk en verbeteringen zijn mogelijk niet direct zichtbaar. Een lange termijn visie behouden is essentieel om te blijven innoveren en processen na digitalisering te verbeteren.

Deze uitdagingen kunnen worden overwonnen met een aangepaste strategie en adequate ondersteuning van uw teams. Samenwerken met een competente partner in digitale oplossingen verandert deze obstakels in groeikansen en continue verbetering.

Een zorgvuldige planning en voortdurende inzet zullen de digitale transformatie van uw bedrijfsprocessen effectief realiseren.

Voorbeeld van een gedigitaliseerd bedrijfsproces

CoffeeRoots, een internationale producent van koffie en thee die in meer dan 30 landen actief is, heeft onlangs zijn productiebeheer getransformeerd door over te stappen van een volledig papieren systeem naar een gedigitaliseerde oplossing met behulp van Plugnotes. Voor deze transformatie werden productieactiviteiten handmatig geregistreerd, wat veel tijd kostte om gegevens te verzamelen en te transcriberen voor de controle van de productie van de vorige dag.

Met de introductie van Plugnotes kon CoffeeRoots alle productiecontroles digitaliseren en centraliseren. Deze verandering bracht verschillende significante verbeteringen:

• Ontwikkeling van nieuwe producten.
• Tijdwinst van een hele dag per week!
• Snelle interventie bij fouten in het productieproces.
• Realtime controle over de productieketen.
• Einde van de beperkingen van hun ERP.

Deze transitie illustreert perfect hoe digitalisering de industriële operaties fundamenteel kan transformeren, innovatie stimuleert en duurzame groei bevordert.

Succesvolle digitalisering van bedrijfsprocessen

Digitale transformatie is een belangrijke uitdaging voor uw bedrijf, ongeacht de grootte. Om deze transformatie te laten slagen, is het essentieel om niet alleen de voordelen maar ook de inherente uitdagingen van de digitalisering van uw bedrijfsprocessen te begrijpen. Hier zijn enkele belangrijke tips en essentiële stappen om deze transformatie tot een succes te maken.

Tips en sleutelstappen

Digitalisering van bedrijfsprocessen is een strategische stap die zorgvuldige planning en rigoureuze uitvoering vereist. Hier zijn enkele tips, gebaseerd op ervaringen, die uw bedrijf kunnen begeleiden in dit proces.

1. Definieer duidelijke doelen en begrijp de uitdagingen

Voordat u begint, is het essentieel om te bepalen wat digitalisering voor uw organisatie betekent en welke uitdagingen het met zich meebrengt. Dit houdt in dat u de kernprocessen identificeert die optimalisatie behoeven en begrijpt hoe digitalisering de collectieve efficiëntie en concurrentiekracht van het bedrijf kan verbeteren.

• Doelstellingen: : Verbetering van efficiëntie, vermindering van niet-waarde-toevoegende taken, en verbetering van klanttevredenheid.
• Belangrijkste uitdagingen : Obstakels voor groei wegnemen, toekomstige uitdagingen anticiperen, en het merkimago versterken. 

2. Identificeer de te digitaliseren processen

Kies de processen die het meeste baat hebben bij digitalisering, met name die welke:

• Veel interacties vereisen.
• Essentieel zijn voor de kernactiviteiten.
• Een directe invloed hebben op de kwaliteit van producten of diensten.
• De klantbeleving en relaties met stakeholders beïnvloeden.

3. Integreer data vanaf de modellering

Zorg ervoor dat belangrijke data geïntegreerd en bijgewerkt wordt gedurende het hele bedrijfsproces om:

• Redundantie en tijdverlies te voorkomen.
• Relevante toegang tot informatie te garanderen.
• Zeker te stellen dat data bruikbaar is voor elke betrokken afdeling.

4. Evalueer het automatiseringspotentieel

Analyseer uw operationele workflow om te bepalen welke acties geautomatiseerd kunnen worden en wanneer:

• Automatiseer taken die geen menselijke tussenkomst vereisen.
• Gebruik business process management-software om de automatisering te optimaliseren.

5. Meet de resultaten en pas de strategie aan

Het is belangrijk om prestatie-indicatoren vast te stellen om de effectiviteit van digitalisering te evalueren. Volg uw KPI's zoals doorlooptijdreductie, productiviteitsverhoging en klanttevredenheidsverbetering om uw processen continu aan te passen en te optimaliseren.

6. Breng draagvlak voor het project

Het succes van digitalisering vereist de betrokkenheid van alle niveaus binnen het bedrijf. Betrek medewerkers vanaf de eerste fasen, communiceer duidelijk over de voordelen en bied adequate training om de overgang te vergemakkelijken.

Door deze stappen te volgen, kan uw bedrijf niet alleen succesvol zijn in zijn digitale transformatie, maar ook de voordelen van digitalisering volledig benutten om zijn marktpositie te versterken.

De beste tools voor het digitaliseren van bedrijfsprocessen

De selectie van geschikte tools is cruciaal voor een succesvolle digitale transformatie. Deze oplossingen moeten niet alleen processen optimaliseren, maar ook kosten verlagen en de productiviteit van teams verhogen. Hier zijn vier aanbevolen tools die opvallen in de digitalisering van bedrijfsprocessen:

Plugnotes

Plugnotes biedt flexibele en op maat gemaakte oplossingen voor het beheer van bedrijfsprocessen, perfect voor bedrijven die willen digitaliseren zonder complexe ontwikkelingen. Dit systeem maakt het mogelijk om gepersonaliseerde digitale formulieren te creëren en gegevens efficiënt te beheren, waarbij de functies worden aangepast aan de specifieke behoeften van elk bedrijf. Het gebruiksgemak en de uitgebreide aanpassingsmogelijkheden maken Plugnotes tot een favoriete keuze voor KMO's die snel en kosteneffectief willen innoveren.

Agilium

Agilium is een software die is ontworpen om bedrijfsprocessen van begin tot eind te automatiseren en digitaliseren. Dankzij zijn personalisatiefuncties past het zich specifiek aan de behoeften van elk bedrijf aan, waardoor het mogelijk is om aangepaste workflows te creëren en repetitieve taken te automatiseren. De intuïtieve interface maakt een snelle implementatie mogelijk, wat de operationele processen aanzienlijk kan versnellen en de traceerbaarheid kan verbeteren.

Microsoft Power Platform

Het Microsoft Power Platform is een set krachtige tools, waaronder Power Automate, die het eenvoudig maken om geautomatiseerde oplossingen te creëren. Deze software stelt gebruikers zonder diepgaande technische vaardigheden in staat om applicaties te ontwikkelen die workflows verbeteren en vereenvoudigen. Power Platform is bijzonder nuttig voor het integreren en automatiseren van processen over verschillende Microsoft-diensten en -applicaties, waardoor de operaties consistenter en geïntegreerder worden.

Viflow

Viflow is uitstekend voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen en biedt een platform voor het visualiseren, analyseren en optimaliseren van bestaande workflows. Hoewel het geen directe automatisering biedt, is het cruciaal voor het identificeren van inefficiënties en het plannen van verbeteringen. Het vermogen om gedetailleerde grafische weergaven te creëren helpt organisaties hun processen te begrijpen en te reorganiseren voordat ze worden gedigitaliseerd.

Het artikel benadrukt het duidelijke belang van digitalisering voor bedrijven die hun bedrijfsprocessen willen optimaliseren. Door de voordelen te demonstreren in termen van efficiëntiewinst en betere middelenbeheer, hebben we verkend hoe digitalisering een robuuste bedrijfsstrategie ondersteunt. Tools zoals Plugnotes, Agilium en Microsoft Power Platform worden gepresenteerd als sleuteloplossingen om deze transformatie te vergemakkelijken, waarbij hun rol in het verbeteren van operaties en het beveiligen van gegevens wordt benadrukt. Het adopteren van deze technologieën is een strategische beslissing voor duurzame groei en gegarandeerde concurrentiekracht.