Digitalisering van het toezicht op onderhoudswerkzaamheden

Onderhoudsinterventies zijn een sleutelelement voor elke onderneming die reeksen industriële uitrusting aanbiedt. Deze interventies vereisen een nauwkeurige organisatie om de kosten te beheersen. Ontdek in dit artikel de grondbeginselen van onderhoudsinterventies en een concrete casestudy die het belang aantoont van het digitaliseren van de interventierapporten.

Twee soorten onderhoud: preventief en correctief

Om te begrijpen wat er komt kijken bij onderhoudsactiviteiten, moet u eerst weten dat er twee soorten zijn:

• Preventief onderhoud
• Correctief of toevallig onderhoud

Zoals de naam al zegt, is preventief onderhoud bedoeld om te anticiperen op een defect of storing van een machine. Door interventies vooraf te plannen, kunnen bedrijven het risico op storingen verkleinen en de noodzaak van correctief onderhoud vermijden.Correctief onderhoud vindt plaats nadat een storing is geconstateerd. Het vereist dat u de defecte onderdelen repareert. Waar mogelijk zullen bedrijven de voorkeur geven aan preventief onderhoud boven correctief onderhoud.

Waarom interventieverslagen gebruiken?

Nemen we het voorbeeld van een onderneming die compressoren verkoopt en installeert bij haar klanten en die drie voltijdse technici aan deze taak wijdt. De technici bezoeken de lokalen van de klant, hetzij naar aanleiding van een serviceverzoek, hetzij voor routineonderhoud. Voor elke interventie beoogt het verslag :

• de interventie door de klant te laten valideren;
• de klant te factureren naar gelang van de tijd die aan de opdracht is besteed en de onderdelen die tijdens de interventie zijn gebruikt;

om een geschiedenis te vormen van de tussenkomst van de machine.Zij zullen hun verslag afronden met details:

• de tijd die bij de klant wordt doorgebracht
• de beschrijving van de interventie;
• details van de toegevoegde, vervangen of bestelde onderdelen.

De kosten van papieren dienstrapporten

De meeste bedrijven in de industrie- en detailhandelsector houden hun serviceverslagen nog steeds bij met behulp van papieren formulieren.Nemen wij het voorbeeld van een onderneming die drie technici inzet voor de follow-up van interventies. Elke technicus vult 3 service rapporten per dag in. Volgens onze berekeningen met onze klanten vertegenwoordigt dit een verspilling van bijna 37 uur per maand bij het transcriberen, delen, zoeken en samenstellen van deze informatie. In geld uitgedrukt komt dit neer op 20.000 euro per jaar.

Digitalisering van de interventieverslagen

Er bestaan oplossingen om deze onderhoudskosten te verlagen. Het beheer van de interventies via een applicatie en software maakt het mogelijk zowel de organisatie te helpen als de middelen in termen van tijd, mankracht en geld te optimaliseren.

Hoe het interventieproces digitaliseren met Plugnotes

Met Plugnotes kunnen bedrijven dit proces digitaliseren door een digitaal formulier voor zelfbediening in te stellen waarmee technici :

• Het interventieverslag invullen (urenstaat, beschrijving en bestelbon)
• Laat de klant het interventieverslag ondertekenen
• Stuur een kopie van het rapport naar de klant
• Automatisch doorsturen van de factureringsgegevens naar het factureringssysteem

Vervolgens kunt u met deze verzameling van informatie ook :

• Raadpleeg een technische fiche van de apparatuur via een QR-code
• Raadplegen van de geschiedenis van interventies per klant, per technicus of per machine
• Een schema en instructies voor interventies met technici delen
• En nog veel meer!

Plugnotes kan in minder dan 7 uur geconfigureerd, geïmplementeerd en getraind worden voor een onmiddellijk rendement op de investering. Wilt u uw bedrijf naar een hoger niveau tillen en uw operationele processen optimaliseren? Boek een gesprek met een van onze experts die u graag ons hulpmiddel zal presenteren.