Als The Barn Biomarket nieuw voor je is, is het de hoogste tijd om ze eens te bekijken. The Barn is een biologische overdekte markt die biologische en bulkproducten democratiseert om ze voor iedereen toegankelijk te maken.
Vandaag heeft The Barn Biomarket al 5 winkels, werkt samen met meer dan 25 leveranciers en beheert meer dan 5 dagelijkse recepties per winkel.
HET beheer van de afleverbonnen, een vervelende en handmatige taak ...
Thuis, net als elders, zijn dagelijkse leveringen van goederen in theorie eenvoudig te beheren, maar de realiteit is vaak anders. Het opsporen van ontbrekende, kapotte, ongeordende producten is altijd een grote uitdaging. Zonder reactie en de juiste documentatie worden deze incidenten al snel de nachtmerrie van voorraadbeheerders en accountants bij het controleren en betalen van facturen of verzoeken om creditnota's.
Alles gebeurde handmatig: de bonnetjes werden in archiefkasten in elke winkel opgeslagen en een voor een geanalyseerd bij het betalen van facturen en het analyseren van marges per winkel. Dit is waar Plugnotes in het spel komen.
... Maar niet met Plugnotes
Sinds 2 maanden is The Barn Biomarket in gebruik Plugnotes om de opvolging van hun ontvangsten te digitaliseren en te organiseren. Sindsdien kunnen de ontvangers zelf zorgen voor de elektronische archivering van documenten en de opvolging van anomalieën door, indien nodig, rechtstreeks foto's toe te voegen.
Een eenvoudige methode
- Ze hebben via de interface een digitaal formulier opgezet om de workflow te digitaliseren
- Via een QR-codesysteem of via de mobiele applicatie kunnen teams in de winkel toegang krijgen tot het formulier, de afleverbon scannen, de anomalieën fotograferen en aangeven of de levering onvolledig is
- Ten slotte ontvangt het operationele team de informatie in realtime en kan het deze analyseren via de Excels-tabellen of via de webapplicatie, inclusief de bijlagen.
- Met andere woorden, het hebben van plugnotes in uw gereedschapskist is als het hebben van een Zwitsers zakmes, altijd klaar voor nieuwe uitdagingen. En beschikbaar voor alle behoeften: contracten archiveren, bezoekrapporten van verkoopteams verzamelen of zelfs kwaliteitscontroles op productielocaties beheren, enz.
Veel voordelen
- De configuratie is vereenvoudigd: dankzij het slepen en neerzetten voor de configuratie van het formulier
- Toegankelijkheid: het formulier is voor alle personeelsleden toegankelijk vanaf een smartphone of tablet
- Efficiëntie: elke voltooide receptie wordt dan informatie die door de teams kan worden geactiveerd en geraadpleegd in de vorm van een dynamisch blad of Excel-tabellen : rapporten, lijsten, analyses ...
- Eenvoud: geen technische ervaring vereist en zeer weinig training voor de teams die het systeem gebruiken
- Centralisatie: het methode kan vervolgens worden gedupliceerd voor andere behoeften : opvolging van afwezigheden, opvolging van contracten, lijst van contacten met leveranciers, inventarissen, distributie van documentatie, enz.