Pour centraliser vos données, vos procédures de travail ont évolué et tous vos documents papier sont aujourd’hui digitalisés. Beau progrès qui vous préserve de la perte des informations et d’une mauvaise communication entre collaborateurs. Toutefois, pourquoi ne pas gagner plus de temps et supprimer l’étape d'océrisation en utilisant un formulaire connecté ?
Comment passer d’une information de terrain à une donnée utilisable en interne ?
Commençons par un rappel simple sur une situation connue de nombreuses entreprises qui recourent à l’océrisation de documents : les rapports de réunion.
Les rapports de réunion que vous transmettez à vos clients sont peut-être digitalisés, mais vous recevez toujours ceux de vos partenaires en format papier. Vous les scannez avant de recourir à un logiciel de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour créer un fichier lisible et utilisable.
Ce scénario peut se répéter dans de multiples situations :
- gestion des fiches de frais de vos collaborateurs ;
- bordereaux de réception de commande ;
- documents de travail reçus en réunion ;
- rapports de visite ;
- factures ;
- etc
La solution la plus simple pour récupérer une information de terrain utilisable instantanément consiste à digitaliser la donnée à la source au sein d’un formulaire connecté.
🤔Mettre en place de nombreux formulaires digitaux est chronophage pour un risque d’erreur qui demeure ? C’est vrai que vos collaborateurs peuvent toujours se tromper en complétant un formulaire, aussi bien sur tablette, que sur papier. Toutefois, la situation est similaire quand vous scannez un document complété par un humain. Ainsi, les limites de l’océrisation peuvent démultiplier les informations erronées !
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Quelles sont les limites des logiciels de reconnaissance de caractères ?
L’océrisation se réalise grâce à des logiciels intégrant des technologies d’extraction intelligente des données et à l’apprentissage automatique, dit machine learning. Quand vous scannez un document, l’OCR l’analyse pour retrouver des informations et les traduire en caractères utilisables.
Par exemple, le service comptabilité aura besoin d’océriser les factures pour les traduire dans le logiciel comptable. La situation est identique dans tous les services qui assurent un traitement et un suivi de données de terrain.
Malheureusement, de nombreuses erreurs peuvent se produire lors de l'océrisation dont les conséquences peuvent être plus ou moins graves pour le fonctionnement de votre entreprise :
- erreurs de lecture dues à un scan de mauvaise qualité (vitre du scan sale, papier froissé ou plié, etc.). Ainsi, certains caractères peuvent disparaître, un « i » majuscule être pris pour un « L » minuscule, un O devenir un zéro, etc. ;
- impossibilité d’extraire des caractères numérisés à partir d’une écriture manuscrite. De ce fait, si des annotations ont été apportées à la main sur le document, mieux vaut les saisir de façon digitale avant de procéder à l’océrisation. 😓
🤓 OCR = IA ? Comme vous l’aurez compris, l’OCR fonctionne à la manière d’une intelligence artificielle. Il reconnait des schémas de présentation de documents à travers l’identification de mots-clés qui correspondent selon lui à une certaine information. Un problème se pose si le logiciel OCR interprète mal un caractère. Vous vous retrouvez alors avec un document digitalisé inutilisable ou qui doit être corrigé à la main… Pour la productivité, l’efficacité et le gain de temps, il y a mieux, non ?
Bien entendu, l’OCR peut être paramétré pour « apprendre de ses erreurs » et fournir un résultat plus qualitatif au fur et à mesure de son utilisation sur des documents répondant à des schémas identiques. Si votre fournisseur change son format de facturation, que vos bons de commande évoluent ou que vous intégrez de nouveaux documents à vos procédures, l’OCR devra s’adapter.
Pourquoi un formulaire connecté est-il plus efficace que l’océrisation ?
Après avoir vu que l’océrisation n’est pas sans failles, vous comprendrez qu’un formulaire digital peut vous faire gagner du temps et réduire considérablement le risque d’erreur.
La plateforme Plugnotes vous permet d’optimiser votre flux de données et de digitaliser vos processus opérationnels.
Vous bypassez l’océrisation, et toutes les étapes chronophages et sources d’erreur qui consistent à :
- récupérer une information sur le terrain ;
- lui faire subir une succession de manipulations et de corrections ;
- avant qu’elle puisse enfin arriver devant les yeux de la personne qui en a besoin !
Peu importe le type de document utile à vos processus, un formulaire connecté personnalisé peut répondre à vos attentes. L’information est notée directement dans le formulaire qui est immédiatement enregistré et transmis à qui de droit.
Vous retrouvez l’information en quelques clics. Vous pouvez définir qui a un accès en lecture seule et qui peut modifier le document.
Comme un formulaire numérique se compose déjà de caractères digitalisés, vous supprimez l’étape fastidieuse du scan, de l’océrisation qui peut être longue, de la vérification de l’absence d’erreurs et des corrections éventuelles.
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Comment faire face aux collaborateurs récalcitrants qui raffolent du papier ?
Vous vous demandez peut-être comment faire abandonner l’océrisation à des collaborateurs qui ont mis des années à renoncer à l’usage exclusif du papier ?
Pour sensibiliser vos salariés aux nouveaux outils de digitalisation des process, vous pouvez utiliser 3 arguments incontestables :
- un formulaire connecté n’est rien de plus qu’un document digital, cela ne change pas le format des données. Il ne verra donc pas vraiment la différence ;
- le formulaire digital supprime les étapes chronophages et parfois laborieuses de scan, océrisation, vérification, correction. Un gain de temps utile ;
- le formulaire numérique est transmis instantanément au moment où l’information est reçue et notée. Le risque d’erreur est très faible. Le flux d'information parfait.
Les technologies évoluent de plus en plus vite. Impossible en 2023 d’avoir une méthode de travail et d’espérer l’utiliser encore dans 10 ans, peut-être même pas pendant 5 ans !
Les entreprises qui se démarquent aujourd’hui sont flexibles, réactives et n’hésitent pas à tester les nouveaux outils du marché. Certes, une période d’adaptation est à chaque fois nécessaire, mais une plateforme comme Plugnotes est tellement intuitive et ludique qu’améliorer les procédures de travail devient un plaisir.
Les logiciels OCR existent depuis plus de 20 ans. Ils ont été particulièrement efficaces pendant la période de transition entre l’utilisation d’une information 100 % conservée sur papier et la mise en place des outils digitaux disponibles. Il est maintenant temps de passer à la vitesse supérieure !
