7 bonnes pratiques pour communiquer avec vos fournisseurs

38 % des entreprises attestent que de bonnes relations avec leurs fournisseurs permettent une meilleure gestion de leur activité. Pour cause, des échanges efficaces commencent bien avant le début de la collaboration et se poursuivent tout au long du partenariat. Découvrez 7 axes de réflexion pour améliorer la communication avec vos fournisseurs et sous-traitants.

1. Choisir des fournisseurs sur la même longueur d’onde

Choisir avec soin les fournisseurs clés de votre entreprise contribue à assurer le succès de votre business. Si certains sous-traitants ont le monopole sur une matière première ou sont les seuls à répondre à vos valeurs et à votre cahier des charges, établir une bonne relation avec eux et la maintenir sera indispensable.

Trouver un fournisseur revient en quelque sorte à embaucher un nouveau collaborateur. La sélection doit être rigoureuse : expérience, taille de l’entreprise, transparence du cycle de vie des marchandises, tarifs, rapport qualité/prix, délais de livraison, localisation, etc.

L’étude des fournisseurs de vos concurrents vous aide à affiner votre recherche et à comprendre les critères les plus importants à considérer. Un concurrent qui n’accuse jamais de retard de livraison dispose sans doute de fournisseurs fiables !

Prenez le temps de comparer vos fournisseurs potentiels avant d’entrer en contact avec eux pour définir de quelle manière votre collaboration peut débuter sous les meilleurs auspices.

Améliorez vos pratiques opérationnelles en téléchargeant le rapport Plugnotes.

2. Partir sur de bonnes bases de collaboration

Entreprises et fournisseurs sont liés par une relation commerciale et financière. Le début d’un partenariat permet d’établir une relation de confiance qui facilitera la communication avec vos fournisseurs.

Le but consiste à trouver un terrain d’entente pour une relation gagnant / gagnant et à mettre par écrit les conditions de partenariat retenues. Vous éviterez ainsi toute discussion ou friction.

Entretenez ensuite des échanges réguliers avec vos fournisseurs pour ramener l’humain au centre du dialogue et éventuellement faire évoluer la collaboration, si elle ne s’avère pas aussi satisfaisante que prévu.

3. Miser sur la transparence dans les échanges entre entreprise et fournisseurs

L’honnêteté est à la base d’une communication transparente. Si vous collaborez avec plusieurs fournisseurs, une concurrence saine pourra s’établir entre eux pour garantir la qualité de leur service.

Une bonne entente n’est pas synonyme de laxisme. Restez ferme sur vos positions en cas de non-respect des conditions du contrat.

Si des conflits surviennent, une tierce personne pourra se charger de les gérer pour résoudre au plus vite une situation délicate : retards de marchandise, problèmes de qualité, etc.

4. Centraliser et faciliter la communication avec les fournisseurs

Pour optimiser vos échanges avec vos fournisseurs, les outils digitaux facilitent votre quotidien et la transmission des informations.

Plus personne n’a le temps de répondre à d’innombrables appels ou messages pour disposer du flux de données indispensables à la bonne gestion d’une entreprise. Vos fournisseurs sont peut-être loin et difficiles à joindre, car occupés par leurs activités, comme vous.

À travers un portail d’échange spécifique comme Plugnotes, vous communiquez de manière instantanée, centralisée et fiable sur base des documents nécessaires à la gestion de votre business :

• devis ;
• bordereaux de livraison ;
• suivis de litige ;
• factures ;
• documents CMR ;
• rapports de visite et d’intervention ;
• etc.

L’automatisation des processus permet de gagner du temps et de l’argent et de lutter efficacement contre les retards de livraison ou les problèmes de conformité.

Découvrez Plugnotes et ses fonctionnalités. Si vous êtes convaincu, cela sera l’occasion d’une rencontre avec vos fournisseurs pour leur proposer vos suggestions d’amélioration et renforcer votre collaboration.

5. Traiter ses fournisseurs sur un pied d’égalité et avec respect

Vos fournisseurs apportent de la valeur à votre entreprise. Ils contribuent à son succès et à son image de marque. En ce sens, n’oubliez jamais que la communication avec eux doit être respectueuse. Ce sont des partenaires avec qui vous travaillez à égalité. Vous n’êtes pas leur seul client et peut-être pas le meilleur !

Les relations entre entreprises et fournisseurs se font généralement à distance sauf si vous avez la chance de travailler en circuit court et d’établir un contact privilégié avec vos partenaires. Restez ouvert au dialogue si vos fournisseurs tentent de vous faire comprendre que votre collaboration est devenue désavantageuse pour eux.

Tout comme un collaborateur peut vous annoncer qu’il vous quitte, vos fournisseurs peuvent mettre un terme à votre partenariat. Cette situation peut entraîner des conséquences désastreuses sur votre production. À éviter !

6. Conserver une indispensable indépendance pour des échanges sains

A contrario, votre entreprise ne doit en aucun cas dépendre d’un seul fournisseur. À court terme, vous devrez trouver des solutions pour gagner en indépendance et vous affranchir de la situation économique de votre fournisseur.

Un fournisseur dont vous seriez le seul client sera sans aucun doute enclin à vous apporter une totale satisfaction. En revanche, un sous-traitant pour qui vous ne représentez qu’une faible part de son chiffre d’affaires peut mettre fin à votre collaboration si elle n’est pas intéressante pour lui.

Peut-être devrez-vous repartir en quête d’un ou plusieurs fournisseurs pour assurer la pérennité de votre entreprise ? Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier, tout comme vous ne risqueriez pas de dépendre d’un seul client !

7. Bien réagir, peu importe l’imprévu rencontré entre fournisseur et entreprise

64 % des entreprises belges craignent une augmentation des retards de paiement pour la fin d’année 2022. Pour entretenir une bonne communication avec vos fournisseurs, une réaction adéquate et mesurée en cas de litige s’impose. L’erreur est humaine, mais réagir vite s'impose pour résoudre un problème entraînant un non-respect des termes du contrat de base.

Ce genre de situation représente également une occasion de faire évoluer certaines procédures et l’automatisation sera à nouveau votre alliée. En réduisant vos échanges papier, vous assurez une meilleure transmission des informations et vous obtenez la garantie d’un meilleur suivi.

En cas de litige, n’hésitez pas à ouvrir le dialogue et à demander une prolongation des délais de paiement ou un geste commercial, suite à un défaut sur des marchandises; qui garantira la bonne foi de votre fournisseur. En tant qu’entreprise, vous pouvez aussi manquer à vos obligations. Votre fournisseur devra également savoir qu’il peut compter sur votre coopération. Les compromis font partie d’une bonne communication entreprise/fournisseur.

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