Digitaliser ses processus métiers

Ordinateur mains papier

Malgré une prise de conscience croissante, de nombreuses PME belges n'ont pas encore digitalisé leurs opérations quotidiennes, s'appuyant toujours sur des processus manuels. Cela entraîne une perte de temps et nuit à leur productivité. La digitalisation offre une amélioration substantielle de l'efficacité et de la performance opérationnelle, permettant aux entreprises de réduire les coûts, d'améliorer l'organisation, et de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, quel que soit le secteur d'activité.

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Digitaliser ses processus en entreprise, pourquoi est-ce essentiel ? 

Lorsque votre entreprise adopte les technologies numériques pour optimiser, automatiser et simplifier ses processus métiers, elles obtient un avantage concurrentiel notable. La digitalisation rend ainsi vos opérations plus fiables, plus rapides et plus efficaces. Cette transformation impacte par ramification tout les départements de votre entreprise.

Devriez-vous digitaliser vos processus métiers ? 

La digitalisation des processus métiers n'est pas uniquement destinée à un type d'entreprise spécifique ; elle s'applique à une vaste gamme de secteurs et de tailles d'entreprise. Voici quelques profils d'entreprises qui tirent un avantage significatif de la digitalisation :

  • Start-ups et PME : Aux entreprises qui recherchent souvent des moyens pour évoluer rapidement et efficacement tout en gardant des coûts opérationnels bas. La digitalisation vous permet de mettre en place des systèmes souples et évolutifs qui soutiennent la croissance sans les coûts associés à l'augmentation des ressources humaines.
  • Entreprises de fabrication : La digitalisation permet une gestion plus précise des inventaires, une planification optimisée de la production, et un meilleur suivi de la qualité. Cela est important si votre entreprise doit répondre à des demandes client complexes et variées.
  • Secteur de la distribution et de la logistique : Optimiser la chaîne d'approvisionnement et les itinéraires de livraison tout en gardant une trace précise des inventaires c’est la base. La digitalisation offre des outils pour automatiser et rationaliser ces processus.
  • Secteur des services : Qu'il s'agisse de services financiers, éducatifs, de santé ou de conseil, la digitalisation peut améliorer la gestion des informations client, optimiser la planification des services et renforcer la communication interne et externe.
  • Institutions financières : Elles bénéficient de la digitalisation pour une gestion sécurisée des transactions, une conformité réglementaire accrue, et une meilleure analyse des données clients.
  • Secteur public et administrations : La digitalisation aide ces entités à fournir des services plus efficaces, à réduire la paperasse et à améliorer l'accès aux informations pour les citoyens.
  • Entreprises agroalimentaires : Peut-être en êtes-vous pour garantir la conformité liée aux normes de sécurité alimentaire, optimiser la gestion de votre chaîne d'approvisionnement et améliorer la traçabilité de vos produits. Autant de priorités que la digitalisation peut assurer efficacement.

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Avantages & bénéfices de la digitalisation des processus 

La digitalisation des processus métiers transforme de manière significative les opérations internes, offrant une optimisation à travers différents axes :

  1. Une plus grande flexibilité : L’automatisation des processus métiers offre une meilleure adaptabilité face aux changements du marché, ce qui est essentiel pour maintenir une efficacité opérationnelle élevée. Cela engendre également une meilleure satisfaction des employés et encourage les prises d’initiatives et la proactivité.
  2. Optimisation des tâches : En automatisant les tâches répétitives, votre entreprises peut réduire considérablement ses temps de cycle et améliorer leur processus d'entreprise, rendant les opérations plus fluides et réduisant les délais pour le service client.
  3. Optimisation de vos ressources humaines : La gestion des processus métier à travers des solutions numériques simplifie la formation et l'intégration de vos employés, permettant de les inscrire dans cet élan d’innovation.
  4. Orientation stratégique : Avec des processus d'une entreprise digitalisés, les professionnels peuvent déléguer les tâches opérationnelles et se concentrer davantage sur des initiatives stratégiques qui ajoutent une valeur significative à l'entreprise.
  5. Optimisation des coûts : La digitalisation des processus contribue à une économie temps-argent en éliminant les dépenses, les pertes et les erreurs et en maximisant l'utilisation des ressources.
  6. Sécurité des données : Les processus digitalisés assurent que les données critiques, tant internes que client, sont stockées dans des environnements sécurisés avec un cryptage de sécurité de pointe, minimisant les risques de violations de données.

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Les 5 processus les plus digitalisés en entreprise 

Dans le contexte industriel, certaines opérations sont particulièrement propices à la digitalisation, permettant ainsi aux PME de gagner en efficacité et en compétitivité. Voici cinq processus couramment digitalisés dans les PME industrielles :

Gestion de la production

La digitalisation de la gestion de la production améliore considérablement la planification, le suivi et le contrôle de l'ensemble du processus de production. Utiliser des logiciels spécialisés permet de monitorer la production en temps réel, identifier rapidement les problèmes et les retards, et appliquer des mesures correctives efficaces, optimisant ainsi les flux de production.

Gestion des stocks

Digitaliser la gestion des stocks aide à maintenir les niveaux de stock optimaux et à réduire les coûts associés. Les systèmes modernes de gestion des stocks offrent une visibilité en temps réel sur les stocks disponibles, et facilitent la gestion des mouvements de stock, ce qui contribue à réduire les excédents et les pénuries.

Gestion des achats

La digitalisation des processus d'achat simplifie et automatise les tâches associées à l'acquisition de biens et services. Les logiciels de gestion des achats permettent de centraliser les informations sur les fournisseurs, de gérer efficacement les commandes, de suivre les livraisons et d'intégrer ces données avec d'autres systèmes tels que la comptabilité et les stocks. Par extension, il permet de traiter la facturation de manière beaucoup plus fluide et rapide et ainsi réduire les délais de traitement et aller/retours avec vos fournisseurs, sous-traitants ou clients.

Gestion de la maintenance

En digitalisant la gestion de la maintenance, les entreprises peuvent mieux planifier et exécuter la maintenance préventive et corrective. Les logiciels dédiés facilitent la programmation des interventions, le suivi des tâches de maintenance et checklists de contrôle, ainsi que la gestion des inventaires de pièces détachées.

Gestion de la qualité

Intégrer la digitalisation dans la gestion de la qualité assure le respect des normes industrielles et minimise les risques de non-conformité. Les logiciels de gestion de la qualité permettent de documenter et de traiter les incidents de non-conformité, d'initier des actions correctives et préventives, et de suivre les performances par des indicateurs clés, garantissant ainsi une qualité constante des produits.

Les enjeux de la digitalisation des processus métiers 

Les 4 principaux défis 

L'intégration de la technologie dans les processus métiers présente des avantages indéniables, mais elle est aussi semée d'obstacles qui peuvent entraver le progrès si non adressés correctement. Il est donc essentiel de reconnaître et de comprendre les principaux défis auxquels votre entreprises doit faire face lorsqu'elle se lance dans la digitalisation. Ces défis incluent l'appréhension face au changement, la résistance interne, les stratégies inadéquates, et le manque de vision à long terme. Examiner ces obstacles de manière proactive permet de mieux préparer et soutenir les équipes à travers la transition numérique.

  • Appréhension face à l'innovation : Souvent, les initiatives de digitalisation sont retardées par la recherche d'une solution parfaite avant son lancement ou par la crainte de modifier ses vieilles habitudes. Reconnaître et accepter l'imperfection comme un aspect normal du développement permet des retours utilisateurs nécessaires et bénéfiques pour adapter la solution aux conditions réelles d'utilisation et besoins.
  • Résistance au changement : Le risque majeur réside dans une opposition ou une adaptation trop lente aux innovations. Même les équipes les plus progressistes peuvent éprouver du découragement lorsqu'elles sont confrontées à des perturbations temporaires dues à de nouvelles pratiques ou outils.
  • Défiance envers la direction ou stratégie inappropriée : Parfois, pour gagner en efficacité, les directions impliquent les équipes seulement à la fin du processus de transformation, lorsque les décisions clés ont déjà été prises. Cette approche peut entraîner une acceptation et une adhésion relative aux nouvelles solutions qui ne répond pas à leur réalité. Impliquer vos équipes dès le départ peut donc s’avérer plus judicieux.
  • Manque de vision à long terme : Digitaliser nécessite une perspective holistique et prospective. L'adoption de nouvelles pratiques n'est pas immédiate et les améliorations peuvent ne pas être instantanément évidentes. Maintenir une vision à long terme est fondamental pour continuer à innover et améliorer les processus post-digitalisation.

Ces défis, bien que conséquents, peuvent être surmontés avec une stratégie adaptée et un soutien adéquat de vos équipes. En collaborant avec un partenaire compétent en solutions digitales, ces obstacles deviennent des occasions de croissance et d'amélioration continue.

Une planification minutieuse et un engagement continu permettront de réaliser efficacement la transition numérique de vos processus métiers.

Exemple de processus métier digitalisé

CoffeeRoots, un producteur international de cafés et thés présent dans plus de 30 pays, a récemment transformé sa gestion de production en passant d'un système entièrement papier à une solution digitalisée grâce à Plugnotes. Avant cette transformation, les opérations de production étaient consignées manuellement, ce qui nécessitait que le personnel passe de longues heures à collecter et retranscrire les données pour contrôler la production de la veille.

Avec l'introduction de Plugnotes, CoffeeRoots a pu digitaliser et centraliser tout le contrôle de sa production. Ce changement a engendré plusieurs améliorations significatives :

  • Développement de nouveaux produits.
  • Gain de temps équivalent à 1 journée par semaine !
  • Intervention rapide en cas d'erreurs dans le processus de production.
  • Chaîne de production sous contrôle en temps réel.
  • Fin des limites liées à leur ERP.

Cette transition illustre parfaitement comment la digitalisation peut transformer fondamentalement les opérations industrielles, stimulant l'innovation et favorisant la croissance durable.

Réussir la digitalisation de ses processus métiers

La transformation numérique représente un enjeu majeur pour votre entreprise quelque soit sa taille. Pour réussir cette transformation, il est incontournable de comprendre non seulement les avantages mais aussi les défis inhérents à la digitalisation de vos processus métiers. Voici quelques conseils clés et étapes essentielles pour mener à bien cette transformation.

Conseils & étapes clés 

La digitalisation des processus métiers est une démarche stratégique qui nécessite une planification minutieuse et une exécution rigoureuse. Voici des conseils basés sur des retours d'expérience qui peuvent guider votre entreprise dans ce parcours.

1. Définir clairement les objectifs et comprendre les enjeux

Avant toute chose, il est essentiel de définir ce que la digitalisation signifie pour votre organisation et quels enjeux elle représente. Cela implique d'identifier les processus clés qui nécessitent une optimisation et de comprendre comment la digitalisation peut améliorer l'efficacité collective et la compétitivité de l'entreprise.

  • Objectifs à atteindre : Amélioration de l'efficacité, réduction des tâches sans valeur ajoutée, et amélioration de la satisfaction client.
  • Enjeux clés : Libérer des obstacles à la croissance, anticiper les défis futurs, et valoriser l'image de marque.

2. Identifier les processus à digitaliser

Sélectionnez vos processus qui bénéficieront le plus de la digitalisation, notamment ceux qui :

  • Impliquent de nombreuses interactions.
  • Sont essentiels pour le cœur de métier.
  • Ont un impact direct sur la qualité des produits ou services.
  • Affectent l'expérience client et les relations avec les parties prenantes.

3. Intégrer les données dès la modélisation

Assurez-vous que les données importantes soient intégrées et actualisées tout au long du processus métier pour :

  • Éviter la redondance et la perte de temps.
  • Garantir l'accès pertinent à l'information.
  • Assurer que les données soient exploitables par chaque métier impliqué.

4. Evaluer le potentiel d'automatisation

Analysez votre workflow opérationnel pour déterminer quelles actions peuvent être automatisées et à quel moment :

  • Automatisez les tâches qui ne requièrent pas d'intervention humaine.
  • Utilisez des logiciels de gestion de processus métier pour optimiser l'automatisation.

5. Mesurer les résultats et ajuster la stratégie

Il est important d'établir des indicateurs de performance pour évaluer l'efficacité de la digitalisation. Suivez vos KPIs tels que la réduction des délais, l'augmentation de la productivité et l'amélioration de la satisfaction client pour ajuster et optimiser continuellement vos processus.

6. Fédérer autour du projet

La réussite de la digitalisation nécessite l'adhésion de tous les niveaux de l'entreprise. Impliquez les employés dès les premières phases, communiquez clairement sur les bénéfices et offrez une formation adéquate pour faciliter la transition.

En suivant ces étapes, votre entreprise pourra non seulement réussir dans sa transition numérique mais aussi exploiter pleinement les avantages de la digitalisation pour renforcer sa position sur le marché.

Les meilleurs outils pour digitaliser ses processus métiers

La sélection d'outils adaptés est cruciale pour une transformation digitale réussie. Ces solutions doivent non seulement optimiser les processus, mais également réduire les coûts et augmenter la productivité des équipes. Voici quatre outils recommandés qui se distinguent dans la digitalisation des processus métiers :

Plugnotes

Plugnotes offre des solutions flexibles et sur mesure pour la gestion des processus métiers, parfaites pour les entreprises cherchant à digitaliser sans recourir à des développements complexes. Ce système permet de créer des formulaires numériques personnalisés et de gérer les données efficacement, en adaptant les fonctionnalités aux besoins spécifiques de chaque entreprise. La facilité d'utilisation et la personnalisation poussée font de Plugnotes un choix privilégié pour les PME désireuses d'innover rapidement et à moindre coût.

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Agilium

Agilium est un logiciel conçu pour automatiser et numériser les processus métiers de bout en bout. Grâce à ses fonctionnalités de personnalisation, il s'adapte spécifiquement aux besoins de chaque entreprise, facilitant la création de workflows personnalisés et l'automatisation des tâches répétitives. Son interface intuitive permet une mise en œuvre rapide qui peut significativement accélérer les processus opérationnels et améliorer la traçabilité.

Microsoft Power Platform

La Power Platform de Microsoft est un ensemble d'outils puissants, notamment Power Automate, qui facilitent la création de solutions automatisées. Ce logiciel permet aux utilisateurs sans compétences techniques approfondies de développer des applications qui améliorent et simplifient les flux de travail. Power Platform est particulièrement utile pour intégrer et automatiser les processus à travers divers services et applications Microsoft, rendant les opérations plus cohérentes et intégrées.

Viflow

Viflow est excellent pour la cartographie des processus métier, offrant une plateforme pour visualiser, analyser et optimiser les flux de travail existants. Bien qu'il ne fournisse pas d'automatisation directe, il est crucial pour identifier les inefficacités et planifier les améliorations. Sa capacité à créer des représentations graphiques détaillées aide les organisations à comprendre et à réorganiser leurs processus avant de les digitaliser.

L'article met en lumière l'importance évidente de la digitalisation pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus métiers. En démontrant les avantages à travers des gains d'efficacité et une meilleure gestion des ressources, nous avons exploré comment la digitalisation soutient une stratégie d'entreprise robuste. Les outils tels que Plugnotes, Agilium, et Microsoft Power Platform sont présentés comme des solutions clés pour faciliter cette transformation, soulignant leur rôle dans l'amélioration des opérations et la sécurisation des données. Adopter ces technologies revient à prendre une décision stratégique pour une croissance soutenue et compétitivité assurée.