Bon de livraison : comment ce document peut-il améliorer la logistique en entreprise ?
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La bonne gestion des documents logistiques contribue à assurer la fluidité des échanges entre votre entreprise, le transporteur et vos clients. À quoi sert le bon de livraison ? Que doit-il contenir ? Pourquoi le digitaliser ? Plugnotes vous aide à gagner en efficacité lors de la livraison de vos marchandises.
Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?
Un bon de livraison est un document qui accompagne une commande lorsque celle-ci est expédiée.
Il liste les articles envoyés, leur quantité et les détails de livraison.
Ce document est ensuite signé par le destinataire pour confirmer la réception des marchandises. Ainsi, le bon de livraison contribue à une traçabilité claire tout au long du processus logistique.
Quand vous pensez bon de livraison, vous visualisez une feuille volante qu’il est très facile d’égarer, non ?
Heureusement, avec l’essor des technologies numériques, leur format digital s’impose progressivement pour faciliter la gestion logistique, mais également tous les services qui peuvent être impactés par un problème de livraison, comme le SAV.
En effet, le bon de livraison sert de preuve formelle de réception et il est utilisé à des fins de comptabilité, de gestion des stocks et de suivi des commandes.
Quelles différences entre bon de livraison, facture et bon de commande ?
Les termes « bon de livraison », « bon de commande » et « facture » jouent des rôles différents dans la chaîne d’approvisionnement. L’un ne peut pas remplacer l’autre !
- le bon de livraison est créé par votre entreprise pour accompagner les marchandises au moment de l’expédition. Il atteste de la bonne livraison des produits mentionnés sur le bon de commande ;
- le bon de commande est le document généré par l’acheteur pour confirmer son intention d’acheter des produits ou des services auprès de votre entreprise. Il déclenche la commande ;
- La facture est émise une fois la livraison effectuée. Elle reprend les détails de la commande et constitue la demande de paiement.
Selon les termes de l’accord commercial, la facture peut être émise à la commande (paiement comptant) ou avant la livraison (paiement anticipé). Elle peut aussi être périodique ou échelonnée.
À quoi sert un bon de livraison ?
Le bon de livraison est indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise :
Suivi et confirmation des marchandises
Le bon de livraison permet de s’assurer que les produits expédiés sont bien les mêmes que ceux qui ont été commandés et livrés (quantité et qualité).
Gestion des stocks
Lors de la réception des marchandises, le bon de livraison sert à ajuster vos niveaux de stock pour les prochaines commandes.
Suivi et confirmation des marchandises
Le bon de livraison permet de s’assurer que les produits expédiés sont bien les mêmes que ceux qui ont été commandés et livrés (quantité et qualité).
Preuve de livraison
Il joue un rôle essentiel en tant que preuve légale que les marchandises ont bien été livrées au destinataire.
De ce fait, il réduit le nombre de réclamations ou de contestations.
Communication entre services
Le bon de livraison facilite la communication entre vos différents départements (logistique, comptabilité, achats) en créant une trace tangible des transactions.
Comment faire un bon de livraison ?
Créer un bon de livraison est simple, mais vous devez inclure certains éléments clés pour le rendre valide et efficace.
Voici les informations qui doivent toujours apparaître sur un bon de livraison :
- informations sur le fournisseur : nom de votre entreprise, adresse, numéro de téléphone ;
- informations sur le client : nom de l’entreprise destinataire, adresse de livraison, personne de contact et numéro de téléphone ;
- détails de la commande : description des produits, quantités et références, nombre de colis ;
- numéro du bon de livraison : pour une identification unique dans votre système logistique ;
- date d’expédition et de livraison ;
- signature du transporteur et du destinataire pour confirmer la réception.
Plugnotes vous recommande d’opter pour une mise en page et un design clair et simple. En effet, la lecture et l’utilisation du bon de livraison doivent être faciles et efficaces pour toutes les parties concernées.
Pourquoi digitaliser ses bons de livraison ?
La digitalisation des bons de livraison présente plusieurs avantages, notamment en matière d’efficacité et de précision.
Voici pourquoi vous devez numériser vos bons de livraison :
- réduction des erreurs : un bon de livraison digitalisé élimine les risques d’erreurs humaines souvent liées à la saisie manuelle des données ou à la perte de documents physiques ;
- économies : moins de papier, moins de stockage, moins de coûts d’impression. La digitalisation contribue à réduire les frais administratifs et matériels ;
- gain de temps : grâce aux solutions numériques, comme Plugnotes, la création, la gestion et le partage des bons de livraison se font en quelques clics. Vous accélérez le traitement des commandes et améliorez la satisfaction de vos clients ;
- traçabilité : les bons de livraison numérisés facilitent leur archivage et leur consultation ultérieure. Le suivi des commandes est plus simple pour vos collaborateurs.
Quelle est la valeur juridique d’un bon de livraison ?
En version papier ou digitale, le bon de livraison possède une valeur juridique. Il sert de preuve évidente de l’exécution d’un contrat de livraison selon le Code de la consommation (articles L216-1 à L216-6 et L241-4) et le Code civil (article 1610).
Toutefois, pour garantir la validité juridique d’un bon de livraison digital, certaines conditions doivent être respectées. Ils doivent notamment être conservés 10 ans par votre entreprise.
Vous devez également procéder à un archivage numérique et à une signature électronique. Cette procédure garantit la validité, l’intégrité et la lisibilité du document au fil du temps.
La solution digitale de création de bons de livraison Plugnotes permet de gérer ces aspects en assurant la conformité des bons de livraison numériques avec les réglementations en vigueur.
Quel logiciel utiliser pour créer et gérer ses bons de livraison digitaux ?
Aujourd’hui, plusieurs solutions permettent de créer et de gérer des bons de livraison numériques.
Plugnotes se distingue comme une solution flexible, simple et sans code ! Ainsi, sans compétences particulières en informatique, vous transformez facilement vos processus papier en workflows digitaux.
Grâce à ses fonctionnalités intuitives, vous créez rapidement des formulaires numériques et intégrez vos bons de livraison à votre gestion logistique. Pour aller plus loin ? Créez vos factures ou encore vos bons de commande dans le cadre d’une gestion globale des processus de votre entreprise (ERP).