Als bepaalde delen van uw interne processen onduidelijk zijn, weet u niet of ze betrouwbaar en meetbaar zijn. Het beheer van bedrijfsprocessen geeft u de mogelijkheid om een proces in zijn totaliteit te beoordelen. Dankzij een goed beheer van bedrijfsprocessen kunt u de zwakke schakels identificeren, lokaliseren en verbeteren. Als er een verschil is tussen uw ideale proces en het huidige proces, kunt u de nodige stappen ondernemen om het te optimaliseren en het gewenste resultaat te bereiken.
In dit artikel bekijken we de belangrijkste stappen die u moet nemen om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren, want dat is een essentieel element om de efficiëntie en prestaties van uw bedrijf te verbeteren.
Wat is een bedrijfsproces?
Een bedrijfsproces is een opeenvolging van activiteiten, vaak georganiseerd in werkstromen, die uw bedrijf uitvoert om een specifiek doel te bereiken.
Het hoofddoel van een bedrijfsproces is om uw bedrijf in staat te stellen de opeenvolging van activiteiten te optimaliseren en de productiviteit te verhogen, en tegelijkertijd de bijbehorende kosten te minimaliseren en de kwaliteit van de aangeboden producten of diensten te verbeteren. Een bedrijfsproces herbekijken biedt de mogelijkheid om de huidige werkmethodes binnen uw bedrijf aan te passen, want die zullen waarschijnlijk evolueren naarmate uw bedrijf zich ontwikkelt en veranderingen ondergaat: herstructureringen, strategiewijzigingen, invoering van nieuwe tools, nieuwe technologieën, enz.
Bedrijfsprocessen bestaan en worden gebruikt op alle gebieden, zowel in de productie, de verkoop, de marketing, de boekhouding, personeelszaken, het beheer van de toeleveringsketen, projectbeheer enz. Hiermee wordt de noodzakelijke traceerbaarheid gegarandeerd wanneer er vertakkingen zijn naar verschillende afdelingen en personen.
Wat zijn de verschillende soorten bedrijfsprocessen?
Bedrijfsprocessen kunnen worden samengevat en opgesplitst in drie categorieën die definiëren hoe een bedrijf zijn doelstellingen bepaalt, zijn kernactiviteiten uitvoert en de nodige ondersteuning biedt om efficiënt te werken:
Managementprocessen: Dit zijn de grote lijnen die bepalen waar uw bedrijf naartoe wil. Hieronder vallen de planning van belangrijke strategieën en de toewijzing van middelen.Operationele processen: Dit zijn de kernactiviteiten van uw bedrijf, gericht op het maken van producten of het leveren van diensten, waarbij kwaliteit en klanttevredenheid centraal staan. Als digitaliseringstool is Plugnotes bijzonder geschikt om deze specifieke bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Ondersteunende processen: Deze zorgen ervoor dat de operationele processen op alle vlakken soepel verlopen: boekhouding, onderhoud, IT-beheer, enz.
De belangrijkste bedrijfsprocessen die geoptimaliseerd moeten worden:
In het kader van de optimalisatie van bedrijfsprocessen zijn er een aantal belangrijke gebieden die bijzondere aandacht verdienen om de operationele efficiëntie te verbeteren:
Beheer en organisatie van middelen: de digitale transformatie van courante processen, met name operationele checklists, is een kernelement van de optimalisatie. Deze nieuwe benadering van digitale checklists kan de operationele efficiëntie aanzienlijk verhogen en fouten tot een minimum beperken, en dat is een basisvoorwaarde voor elke kmo die optimalisatie nastreeft.Toeleveringsketen en kwaliteitscontrole : Elke fase, van inkoop tot ontvangst, met inbegrip van kwaliteitscontrole, moet nauwkeurig worden gecoördineerd.
Productieproces: De montage en het vervaardigen van producten vereist een nauwgezet beheer om efficiëntie en kwaliteit te garanderen.
Voorraadbeheer: De bestaande voorraden goed opvolgen om overtollige voorraden, tekorten of vertragingen in de bevoorrading te vermijden.
Bestellingen en personeelsbeheer : Bestellingen efficiënt afhandelen en personeelsbeheer optimaliseren.
Marketing en verkoop: Verkoop- en marketingstrategieën moeten voortdurend worden aangepast aan de marktgegevens.
Gegevensanalyse: Gegevens gebruiken om doordachte strategische beslissingen te nemen op basis van belangrijke indicatoren zoals voorraadniveaus, verkoop en kosten.
Waarom zou u uw bedrijfsprocessen optimaliseren?
Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is een belangrijke strategische stap om uw bedrijf te versterken en zich te onderscheiden. Door deze processen nauwkeurig te beheren kan een onderneming zich onderscheiden van de concurrenten, een betere klantervaring bieden en risico's beter onder controle houden. Het stimuleert ook innovatie en garandeert de naleving van de wettelijke normen.
Het optimaliseren van processen verbetert de productiviteit, bespaart middelen, verhoogt de flexibiliteit van het bedrijf en versterkt de interactie en samenwerking tussen teams. Al deze stappen dragen bij tot een efficiëntere en meer reactieve onderneming.
Ter illustratie nemen we het voorbeeld van AF Belgium, een kmo die ervoor gekozen heeft om zijn processen voor interventierapporten van technici die bij klanten werken te optimaliseren. Vóór de optimalisatie verliep de facturatie traag en waren er veel fouten (verlies van informatie), waardoor de klanttevredenheid en de productiviteit in het gedrang kwamen. Dankzij Plugnotes kon AF Belgium deze processen digitaliseren, wat resulteerde in een aanzienlijke tijdsbesparing (40 uur/maand, hetzij 2.000 €) en een beter beheer van de voorraden, interventies en facturatie.
Dit voorbeeld toont de positieve impact van het optimaliseren van bedrijfsprocessen, niet alleen op de interne efficiëntie maar ook op de kwaliteit van de klantenservice.
De 7 stappen om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren
U kunt de bedrijfsprocessen van uw bedrijf optimaliseren door deze zeven stappen te volgen. Elke stap speelt een belangrijke rol bij het creëren van een efficiënter beheersysteem voor bedrijfsprocessen dat is afgestemd op de behoeften van uw bedrijf.
- Identificatie van de processen die verbeterd moeten worden: Begin met het opsporen van de processen die geoptimaliseerd moeten worden. Deze eerste stap is doorslaggevend. Analyseer elk aspect van uw huidige activiteiten om inefficiënte of verouderde processen in kaart te brengen. Dit kan betekenen dat u medewerkers moet ondervragen, prestatiegegevens moet analyseren en feedback van klanten moet bekijken. Ga op zoek naar signalen van laattijdige leveringen, verspilling van middelen of ontevreden klanten.
- Bepaling van de doelstellingen: Verduidelijk wat u wilt verbeteren in deze processen. Zodra de pijnpunten zijn geïdentificeerd, moet duidelijk bepaald worden wat er verbeterd moet worden. Dit kunnen doelstellingen zijn zoals het verlagen van de doorlooptijd, het beperken van de kosten, het verbeteren van de kwaliteit of het verhogen van de klanttevredenheid. Deze doelstellingen moeten specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden (SMART) zijn.
- Documentatie en analyse: Bestudeer de huidige processen grondig om knelpunten te identificeren. Documenteer bestaande processen op gedetailleerde wijze. Dit kan onder andere door het maken van werkstroomschema's om de huidige stappen te visualiseren. Er bestaan ook andere analysetools en -methoden om de efficiëntie van processen te evalueren in termen van tijd, kosten en kwaliteit.
- Ontwikkeling van nieuwe processen: Gebruik in deze fase innovatieve tools zoals Plugnotes om nieuwe processen te creëren. Ontwikkel werkstromen die overbodige stappen elimineren, taken vereenvoudigen en zoveel mogelijk automatiseren. Test deze nieuwe processen op kleine schaal alvorens ze volledig uit te rollen.
- Implementatie: Integreer de nieuwe processen in uw dagelijkse bedrijfsvoering. Deze fase wordt geleidelijk uitgevoerd om een vlotte overgang te garanderen. Voer de veranderingen eerst op kleine schaal door, geef het personeel ondersteuning en de juiste opleiding om zich aan te passen. Het gebruik van intuïtieve tools zoals Plugnotes kan deze fase vereenvoudigen en de behoefte aan grootschalige investeringen in technologie of complexe veranderingen in de infrastructuur beperken. De nadruk ligt op duidelijke communicatie en betrokkenheid van de medewerkers, waarbij ervoor wordt gezorgd dat elk teamlid de nieuwe procedures begrijpt, maar ook de positieve impact die deze veranderingen zullen hebben op hun dagelijkse werk en de globale efficiëntie van het bedrijf.
- Prestatiemonitoring: Volg de prestaties van de nieuwe processen. Gebruik kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) om de efficiëntie, kwaliteit en impact op de kosten te beoordelen. Luister aandachtig naar feedback van uw medewerkers en klanten om te bepalen welke aspecten goed werken en welke moeten worden aangepast. Dit kan helpen bij het identificeren van problemen of verbeterpunten.
- Evaluatie en aanpassing: De laatste stap is een continu proces. Evalueer de processen regelmatig om er zeker van te zijn dat ze nog steeds aan de doelstellingen voldoen. Maak de nodige aanpassingen om in te spelen op nieuwe technologieën, veranderingen in de marktsituatie of feedback van betrokken partijen.
Bedrijfsprocessen staan centraal in bedrijfsprestaties
Nu we de belangrijkste stappen voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen hebben doorlopen, wordt het duidelijk dat deze strategische aanpak doorslaggevend is voor de efficiëntie van uw bedrijf. Elke stap, van de identificatie van de processen die verbeterd moeten worden tot de evaluatie en aanpassing ervan, draagt sterk bij tot de verhoging van uw productiviteit. Digitalisering, meer bepaald met tools zoals Plugnotes, speelt een sleutelrol in deze transformatie door de kosten te drukken, het informatiebeheer te verbeteren en de gegevensbeveiliging te versterken.
Hoe bent u van plan deze principes in uw bedrijf toe te passen? Op welke processen gaat uw volgende optimalisatieproject zich richten?
Voor meer informatie kunt u deelnemen aan onze volgende introductiesessie. Het is de perfecte gelegenheid om te ontdekken hoe Plugnotes het beheer van uw bedrijfsprocessen kan hervormen en u kan helpen om de overstap naar digitalisering te maken.
