Chehoma digitaliseert zijn processen met Plugnotes

Chehoma, al meer dan 30 jaar actief in decoratie, biedt een collectie van meer dan 4000 objecten, werkt samen met 300 leveranciers en distribueert naar enkele duizenden professionals in vijftig landen. Chehoma heeft al jaren de behoefte gevoeld om de processen binnen hun bedrijf te vereenvoudigen en te digitaliseren om de efficiëntie van zijn teams te verbeteren. Dat is toen Plugnotes in het spel kwamen.

1. Opstellen van bezoekrapporten voor verkoopagenten

Chehoma werkt met een netwerk van onafhankelijke agenten die klanten per regio bezoeken en hen ondersteunen bij het aannemen van bestellingen. Tot voor kort werkte het verkoopteam op de kantoren samen via onregelmatige e-mail en informele uitwisselingen per telefoon.

Met Plugnotes configureerden ze in enkele ogenblikken een dynamisch formulier waarmee agenten gestructureerde bezoekrapporten konden invullen. Door agenten te vragen dit formulier in te vullen dat toegankelijk is via een link of een QR-code, zelfs zonder de applicatie te downloaden, kan het verkoopteam  :

• Volg het dagelijkse werk van agenten
• Genereer maandelijkse rapporten om verkopers te beoordelen
• Centraliseer en raadpleeg verzoeken / klachten van klanten op een gestructureerde manier
• Raadpleeg de ingevulde bladen in de vorm van dynamische bladen of Excel-tabel

2. Monitoring van anomalieën in de repositories

Met meer dan 4000 referenties en 10.000 m²  opslag, werd het monitoren van anomalieën indirect gedaan via besprekingen tussen de arbeiders en het team dat verantwoordelijk is voor de inkoop of werd het soms helemaal niet gedaan, wat een deadweight loss voor het bedrijf betekende. Kapotte, slecht opgeslagen, onvolmaakte items, er zijn dagelijks veel anomalieën om op te noemen.

Om dit probleem op te lossen, hoefde het inkoopteam alleen maar een formulier te configureren met de in te vullen gegevens zodat ze deze konden ontvangen  een verslag efficiëntie van de anomalieën die in het veld werden waargenomen met bijgevoegde foto's die het probleem elke keer beter uitleggen: productreferentie, betrokken hoeveelheid, locatie in het depot ... De arbeiders leerden zeer snel en hielden zich aan het systeem wat hen veel tijd bespaart en meedoet gemakkelijk in het beheer van voorraden die dus direct zonder moeite worden bijgewerkt en dit alles vanaf hun smartphone. Dankzij dit kan het verkoopteam  :

• Opvolgen van afwijkingen en productiefouten
• Genereer direct rapporten voor leveranciers
• Deel informatie met de boekhoudafdeling voor creditnota-aanvragen
• Deel informatie met het verkoopteam om klantorders aan te passen

3. Betere communicatie tussen teams

Door het verzamelen van informatie en bestanden via Plugnotes-formulieren te standaardiseren en centraliseren, heeft Chehoma de communicatie binnen zijn teams verbeterd. De informatie is immers voor iedereen beschikbaar in de vorm van dynamische bladen of Excel-tabellen. Bovendien kan iedereen dankzij de wereldwijde zoekmachine zijn weg vinden.

Dit alles zonder enige IT-ontwikkeling of technische kennis!