7 manieren om de communicatie tussen een bedrijf en zijn leveranciers te verbeteren

Volgens 38% van de bedrijven dragen goede relaties met hun leveranciers bij tot een betere bedrijfsvoering. Efficiënte communicatie begint echter al voor het begin van de samenwerking en gaat door gedurende de hele samenwerkingsperiode. Ontdek 7 manieren voor een betere communicatie met uw leveranciers en onderaannemers.

1. Kies leveranciers die op dezelfde golflengte zitten

Uw belangrijkste leveranciers zorgvuldig kiezen garandeert het succes van uw bedrijf. Als sommige onderaannemers een monopolie op een grondstof hebben of de enige zijn die aan uw waarden en specificaties voldoen, is het essentieel een goede relatie met hen op te bouwen en te onderhouden.

Een leverancier vinden is net als een nieuwe werknemer aanwerven. De selectie moet grondig gebeuren: ervaring, omvang van het bedrijf, transparantie van de levenscyclus van de goederen, prijzen, prijs-kwaliteitverhouding, leveringstermijnen, vestigingsplaats, enz.

Een analyse van de leveranciers van uw concurrenten maakt uw selectie nauwkeuriger en geeft u een beter inzicht in de belangrijkste criteria. Een concurrent die nooit te laat levert, heeft waarschijnlijk betrouwbare leveranciers!

Neem de tijd om uw potentiële leveranciers te vergelijken voordat u hen contacteert om de beste start voor uw samenwerking te bespreken.

Verbeter uw werkmethoden door het Plugnotes-rapport te downloaden.

2. Leg een goede basis voor samenwerking.

Bedrijven en leveranciers zijn verbonden door een commerciële en financiële relatie. In het begin van de samenwerking ontstaat een vertrouwensrelatie die de communicatie met uw leveranciers vergemakkelijkt.

De bedoeling is een gemeenschappelijke basis te vinden voor een win-winrelatie en de overeengekomen voorwaarden van de samenwerking schriftelijk vast te leggen. Dit voorkomt discussies en geschillen.

Houd vervolgens regelmatig contact met uw leveranciers om de menselijke factor centraal te stellen in de dialoog en eventueel de samenwerking bij te sturen als deze niet zo bevredigend is als verwacht.

3. Leg de nadruk op transparantie in de contacten tussen bedrijf en leveranciers

Eerlijkheid is de basis voor transparante communicatie. Als u met meerdere leveranciers werkt, kan er tussen hen een gezonde concurrentie bestaan om de kwaliteit van hun dienstverlening te garanderen.

Een goede verstandhouding is niet hetzelfde als laksheid. Houd voet bij stuk als de voorwaarden van het contract niet worden nageleefd.

Bij conflicten kan een derde zich hiermee bezighouden om een netelige situatie zo snel mogelijk op te lossen: leveringsvertragingen, kwaliteitsproblemen, enz.

4. Centraliseer en vereenvoudig de communicatie met de leveranciers

Digitale tools vereenvoudigen uw dagelijks leven en de overdracht van informatie wanneer u de contacten met uw leveranciers wilt optimaliseren.

Niemand heeft voldoende tijd om de ontelbare telefoontjes of berichten te beantwoorden die nodig zijn om de belangrijke gegevens voor een goede bedrijfsvoering te verkrijgen. Uw leveranciers zijn misschien wel ver weg en moeilijk te bereiken, omdat ze het net zo druk hebben als u.

Via een speciaal uitwisselingsportaal zoals Plugnotes deelt u de documenten die nodig zijn voor het beheer van uw onderneming direct, gecentraliseerd en veilig:

• offertes;
• leveringsbonnen;
• klachtenopvolging;
• facturen;
• CMR-documenten;
• bezoek- en interventieverslagen;
• enz.

Het automatiseren van bedrijfsprocessen bespaart tijd en geld en beperkt leverings- en conformiteitsproblemen.

Probeer Plugnotes en zijn functies gratis. Bent u overtuigd, neem dan contact op met uw leveranciers om hen uw suggesties voor verbetering voor te stellen en uw samenwerking te versterken.

5. Behandel de leveranciers op gelijke voet en met respect

Uw leveranciers zijn waardevol voor uw bedrijf. Zij dragen bij tot het succes en het merkimago. Daarom moet de communicatie met hen respectvol verlopen. Het zijn partners met wie u op gelijke voet samenwerkt. U bent niet hun enige klant en misschien zelfs niet de beste!

Contacten tussen bedrijven en leveranciers vinden meestal op afstand plaats, tenzij u in een korte keten werkt en een persoonlijke vertrouwensrelatie met uw partners kunt opbouwen. Sta open voor overleg als uw leveranciers u proberen duidelijk te maken dat uw samenwerking in hun nadeel is uitgevallen.

Net zoals een werknemer u kan aankondigen dat hij of zij opstapt, kunnen uw leveranciers de samenwerking beëindigen. Dit kan rampzalige gevolgen hebben voor uw productie. Voorkom dat!

6. Behoud onafhankelijkheid voor een gezond evenwicht in de handelsrelatie

Uw bedrijf mag daarentegen nooit afhankelijk zijn van één enkele leverancier. U zult op korte termijn moeten zoeken naar oplossingen om onafhankelijk te worden en u los te maken van de economische situatie van uw leverancier.

Een leverancier die u als enige klant heeft, zal er ongetwijfeld alles aan doen om u tevreden te stellen. Omgekeerd kan een onderaannemer wiens omzet slechts voor een klein deel afhangt van u, de samenwerking beëindigen als deze voor hem niet interessant is.

Misschien moet u op zoek naar één of meer leveranciers om de continuïteit van uw bedrijf te waarborgen? Leg niet al uw eieren in dezelfde mand, net zoals u niet afhankelijk wilt zijn van één klant!

7. Reageer goed, wat er zich ook voordoet tussen leverancier en bedrijf

64% van de Belgische bedrijven vreest voor een stijging van de betalingsachterstanden tegen eind 2022. Voor een goede communicatie met uw leveranciers is het belangrijk om in geval van een geschil passend en doordacht te reageren. Vergissen is menselijk, maar een probleem dat resulteert in niet-naleving van de voorwaarden van het basiscontract moet wel vlug worden opgelost.

Dergelijke situaties bieden ook de gelegenheid om bepaalde procedures te wijzigen en automatisering zal daarbij weer uw bondgenoot zijn. Door minder papier uit te wisselen, zorgt u voor een betere informatieoverdracht en een betere opvolging.

Aarzel niet om een gesprek aan te gaan bij een geschil en een verlenging van de betalingstermijn of een commerciële geste te vragen in geval van een defect aan de goederen; dit is een bewijs van de goede trouw van uw leverancier. U kunt als bedrijf ook in gebreke blijven. Uw leverancier moet er zeker van zijn dat hij op uw medewerking kan rekenen. Compromissen maken deel uit van een goede communicatie tussen een bedrijf en zijn leveranciers.