Er gaan wekelijks 3 uur werk en maandelijks 2000 euro verloren door inefficiënte gegevensstromen. Weet u wie de grote schuldige is van deze verspilling? Het papieren formulier dat onmogelijk te combineren is met het reactievermogen en de efficiëntie die het bedrijfsleven in 2023 kenmerken. Ontdek hoe het digitaal formulier uw productiviteit en naamsbekendheid kan verbeteren.
Wat zijn de voordelen van het digitaal formulier?
U kunt uw workflow digitaliseren door digitale formulieren te creëren. Lees meer over de voordelen van deze informatiedrager.
Dagelijkse taken vereenvoudigen
Met één gemakkelijk toegankelijk werkdocument dat niet verloren kan gaan en dat alle informatie bevat die essentieel is voor de goede werking van het bedrijf, wordt het dagelijkse leven van uw medewerkers een stuk aangenamer.
Via het digitaal formulier kunnen derden ook zelf informatie aan uw werkdocumenten toevoegen.
Met of zonder internetverbinding kunnen uw werknemers de link naar de app van het Plugnotes-platform of naar de QR-code die bij het formulier hoort sturen, zodat hun gesprekspartner de nodige informatie kan invullen. Eenvoudiger, sneller en altijd nauwkeurig!
Het risico op fouten verminderen
Het invullen van een online formulier is intuïtief en eenvoudig en het risico op fouten is zeer klein. De gegevens die worden ingevuld zijn duidelijk en volledig.
Bovendien wordt de informatie direct in het juiste dossier opgeslagen, waardoor deze snel kan worden teruggevonden.
Met een online formulier zullen losse bladen en andere papieren werkdocumenten snel verdwijnen!
Tijd besparen
Het gepersonaliseerde online formulier zorgt voor tijdbesparing bij het doorgeven van informatie.
Zodra de gegevens zijn ingevoerd, kunnen ze worden geraadpleegd door alle personen die toegang hebben tot het formulier.
De communicatie tussen uw teams verloopt vlot, zelfs zonder mondeling of e-mailcontact. Er is een directe gegevensstroom.
Er is een permanente verbinding tussen uw veld- en kantoorteams en dat leidt tot een betere verstandhouding.
Integreren in uw werktools
Maar ook al is papier uw grootste vijand geworden, werkt u waarschijnlijk al met allerlei tools die essentieel zijn voor een goed lopend bedrijf in 2023: Slack, Google Sheets, Gmail, ERP, Microsoft 365, Odoo, Outlook, enz. Een digitaal formulier kan in enkele minuten in uw bestaande tools worden geïntegreerd.
U kunt ook de online formulieren exporteren naar Excel of PDF's maken voor verder gebruik.
Met het oog op gegevensbescherming en veiligheid kan de toegang tot uw digitale formulieren worden beperkt. In dit geval is de PDF-versie bijzonder nuttig voor de communicatie.
Hoe krijgt u de reeds georganiseerde teams zover dat zij het online formulier accepteren?
Er bestaat voor alle aspecten van het bedrijfsleven en voor alle sectoren een digitaal formulier:
- digitaal formulier voor de follow-up van een werf;
- online formulier voor materiaalontvangst;
- online formulier voor verlofaanvraag ;
- digitaal formulier voor registratie van verbruiksgegevens ;
- enz.
En dat is een goede zaak, want het gebruik van een digitaal formulier is zo eenvoudig dat als het niet aan al uw behoeften zou kunnen worden aangepast, dit wel zou moeten worden ontwikkeld!
Voorlichtingsfase
Het probleem? Uw teams hebben hun gewoonten en u vreest dat een plotselinge verandering van de werkmethoden niet goed zal aanslaan.
U vreest dat u uiteindelijk meer dan 3 uur opzoekwerk per week zult verliezen door medewerkers die zich niet aanpassen. U meent dat een verdwaald papieren document altijd kan worden teruggevonden, terwijl bij een verkeerd ingevuld digitaal formulier de gegevens voor altijd verloren raken.
Ook al vereenvoudigt de omschakeling naar 100% digitale formulieren de taken van elke werknemer, toch is een geleidelijke overgang wenselijk.
Zorg ervoor dat uw teams goed worden voorgelicht over de nieuwste generatie werkinstrumenten.
Geleidelijk aan zullen digitale formulieren de norm worden. U heeft er alle baat bij om op de kar te springen en uw bedrijf naar een nieuw tijdperk te voeren.
Test- en aanpassingsfase
Vraag uw medewerkers naar hun behoeften en verwachtingen. En stel hen vervolgens voor de tool vrijblijvend te testen. Test vrijblijvend de functionaliteiten van Plugnotes.
Het proberen is het adopteren, geldt ook voor het online formulier!
Door tijd te besparen op tijdrovende taken, kunnen uw medewerkers zich concentreren op belangrijkere zaken. Hun werk zal meer voldoening geven, dankzij nieuwe verantwoordelijkheden. Medewerkers zullen niet langer de indruk hebben dat ze de helft van hun dag hebben besteed aan vruchteloos opzoekwerk.
Uw teams zullen gemotiveerder, productiever, efficiënter en met meer verbondenheid werken in een organisatie die met de beschikbare technologie evolueert om hen een aantrekkelijke baan te bieden.
Wat zijn de nadelen van het papieren formulier?
Als u een papierloos bedrijfsbeleid nastreeft of het papierverbruik van uw teams dagelijks probeert te beperken, weet u dat het papieren formulier zijn beperkingen heeft.
Informatie- en tijdverlies
Informatie die op papier is opgeslagen gaat gemakkelijk verloren en de informatieoverdracht is niet altijd gewaarborgd. Een dossier wordt nooit opgeborgen waar het hoort!
Het resultaat is dat uw teams minder efficiënt en minder productief zijn. Het duurt te lang om de informatie terug te vinden. Of erger nog, sommige taken moeten opnieuw worden uitgevoerd omdat gegevens verloren zijn gegaan.
Productiviteitsverlies en de gevolgen voor de naamsbekendheid
Een gebrek aan productiviteit kan tijdelijk door uw bedrijf worden opgevangen, maar er moet een oplossing komen, vooral wanneer dit probleem uw klanten raakt.
Wanneer uw organisatie uw reputatie aantast, is een snelle bijsturing van de processen essentieel.
België is een van de koplopers op het gebied van digitalisering van bedrijfsprocessen. Uw klanten verwachten dat uw organisatie de veranderingen in het bedrijfsleven volgt.
Als uw medewerkers verstrikt raken in het opzoeken van informatie, gegevens kwijtraken en niet kunnen zorgen voor een goede overdracht van uit te voeren acties tussen teams, kan het digitale formulier een oplossing zijn voor uw organisatieproblemen.
Download daarom nu het Plugnotes-rapport om uw werkmethoden te verbeteren.
