Le formulaire papier est mort. Longue vie au formulaire connecté

3 h de travail perdues chaque semaine et 2000 €/mois gaspillés en raison d’une inefficacité des flux de données. Savez-vous qui est le principal responsable de ces pertes ? Le formulaire papier qui est incompatible avec la réactivité et l’efficacité qui caractérisent les entreprises en 2023. Découvrez comment le formulaire digital peut booster votre productivité et votre notoriété.

Quels sont les atouts du formulaire digital ?

Vous pouvez digitaliser votre flux de travail en configurant des formulaires digitaux. Découvrez l’intérêt de ce support d’informations.

Faciliter les tâches quotidiennes

Le quotidien de vos collaborateurs s’améliore grâce à un unique document de travail facilement accessible, impossible à égarer et qui contient toutes les informations indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

Le formulaire digital permet en outre à des tiers d’intégrer eux-mêmes des informations à vos documents de travail.

Que vos salariés disposent ou non d’une connexion internet, ils peuvent transmettre le lien vers l’application de la plateforme Plugnotes, ou vers le QR code correspondant au formulaire, pour que leur interlocuteur complète les informations qui le concernent. Plus simple, plus rapide et toujours juste !

Réduire le risque d’erreur

Intuitif et simple, le risque d’erreur est très faible lorsque l’on complète un formulaire en ligne. Les données à compléter sont claires et exhaustives.

De plus, les informations sont collectées directement dans le bon dossier pour une recherche rapide.

Avec un formulaire connecté, les feuilles volantes et autres documents de travail sous format papier sont vite oubliés !

Vous faire gagner du temps

Le formulaire en ligne personnalisé vous fait gagner du temps à l’étape de transmission des informations.

En effet, dès qu’une donnée est encodée, elle devient consultable par toutes les personnes pouvant accéder au formulaire.

La communication entre vos équipes est fluidifiée, sans même qu’un échange de vive voix ou par e-mail soit nécessaire. Le flux de données est instantané.

Le lien entre vos équipes de terrain et de bureau est continu et à l’origine d’une meilleure entente entre personnes.

S’intégrer à vos outils de travail

Toutefois, même si le papier est devenu votre pire ennemi, vous travaillez sans doute déjà avec de nombreux outils indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise en 2023 : Slack, Google Sheets, Gmail, ERPs, Microsoft 365, Odoo, Outlook, etc. Un formulaire digital s’intègre à vos outils existants en quelques minutes.

Vous avez également la possibilité d’exporter les formulaires connectés vers Excel ou de créer des PDF selon les usages ultérieurs qui en sont faits.

Vous pouvez aussi restreindre l’accès à vos formulaires digitaux pour des raisons de protection et de sécurité des données. Dans ce cas, la version PDF vous sera d’une grande utilité pour communiquer.

Comment faire accepter le formulaire en ligne à des équipes déjà organisées ?

Il existe un formulaire digital pour tout en entreprise et pour tous les secteurs d’activité :

• formulaire digital de suivi de chantier ;
• formulaire en ligne de réception de matériel ;
• formulaire connecté de demande de congé ;
• formulaire numérique de saisie de consommation d’équipement ;
• etc.

C’est d’ailleurs une chance, car l’utilisation d’un formulaire digital est si simple, que si sa personnalisation pour chacun de vos besoins était impossible, il faudrait la développer !

Phase de sensibilisation

Le souci ? Vos équipes ont leurs habitudes et vous craignez qu’une évolution brutale de vos pratiques opérationnelles soit très mal perçue.

Vous redoutez de finalement perdre bien plus que 3 h de recherches par semaine avec des collaborateurs qui ne s’adaptent pas. Selon vous, un document papier égaré peut toujours être retrouvé, alors que si un formulaire digital est mal complété, la donnée sera définitivement perdue.

En effet, même si passer au 100 % formulaire digital facilite le travail de chaque salarié, une évolution en douceur s’impose.

Ne négligez pas la sensibilisation de vos équipes aux outils de travail de dernière génération.

Peu à peu, les formulaires digitaux deviendront la norme. Vous avez tout à gagner à prendre le train en marche pour propulser votre entreprise dans une nouvelle ère.

Phase d’essai et d’adaptation

Sollicitez vos collaborateurs pour connaître leurs besoins et leurs attentes. Et enfin, proposez-leur de tester l’outil sans aucun engagement. Découvrez le potentiel de Plugnotes.

L’essayer, c’est l’adopter, vaut aussi pour le formulaire connecté !

En gagnant du temps sur des tâches chronophages, vos collaborateurs pourront se concentrer sur des missions de plus haute importance. Leurs fonctions seront plus valorisantes, à travers de nouvelles responsabilités. Plus aucun collaborateur n’aura l’impression d’avoir passé la moitié de sa journée en recherches infructueuses.

Plus motivées, plus productives, plus efficaces et plus soudées, vos équipes travailleront dans une structure qui évolue avec la technologie disponible pour leur offrir un emploi attractif.

Quels sont les inconvénients du formulaire papier ?

Si vous êtes engagé dans une politique interne paperless ou si vous essayez chaque jour de réduire la consommation en papier de vos équipes, vous savez que le formulaire papier présente ses limites.

Perte d’informations et de temps

En effet, les informations stockées sur papier s’égarent facilement et la transmission des flux de renseignements est difficile à assurer. Un dossier n’est jamais rangé là où il devrait être !

Par conséquent, vous constatez que vos équipes manquent d’efficacité et perdent en productivité. Le travail de recherche de l’information est trop long. Pire, certaines tâches doivent parfois être refaites, car les données sont perdues.

Perte de productivité et impact sur la notoriété

Un manque de productivité peut temporairement être absorbé par votre entreprise, mais une solution doit être trouvée, surtout quand ce problème impacte vos clients.

En effet, lorsque votre organisation nuit à votre réputation, une adaptation rapide des process est indispensable.

La Belgique fait partie des pays les plus avant-gardistes concernant la digitalisation des processus opérationnels. Vos clients s’attendent à ce que votre organisation soit en accord avec un monde de l’entreprise qui évolue.

SI vos collaborateurs se noient dans la recherche d’informations, perdent des données et n’assurent pas une bonne transmission des actions à entreprendre entre équipes, le formulaire digital peut constituer une solution à vos problèmes organisationnels.

Avant tout, téléchargez le rapport Plugnotes pour améliorer vos pratiques opérationnelles.