Assurer un reporting clair est indispensable pour toutes les entreprises qui ont des équipe sur le terrain. Dans cet article, découvrez comment une ONG réputée a optimisé ce flux avec Plugnotes.
Impatient d’en savoir plus ? Contactez-nous pour découvrir d’autres exemples et nous partager les défis liés au quotidien opérationnel de votre PME.
Nous croisons tous tôt ou tard dans notre vie le chemin de l’ONG humanitaire qu’est la Croix-Rouge. Que ce soit pour faire un don d’argent ou de sang ou pour recevoir protection et aide en cas de besoin, la Croix-Rouge est toujours là pour nous aider.
( Hé, vous voyez ce que j’ai fait là? Non? Chemin croisé, Croix-Rouge ? Non ? Ok, laissez tomber.)
Vous savez de quoi je parle, non ? La Croix-Rouge ? Le leader mondial de l’aide humanitaire, qui se bat pour protéger la vie et la santé humaine, pour s’assurer que tous les gens sont traités avec respect, et pour prévenir la souffrance humaine ? Cette Croix-Rouge...
Qui, grâce à des programmes d’éducation et de formation, ainsi qu’à leur implication sur le terrain, peut contribuer à prévenir et à traiter les crises médico-psycho-sociales. Et en renforçant les relations sociales entre les populations, elles contribuent à lutter contre l’aliénation et la marginalisation.
COVID-19 a eu un impact significatif sur la Croix-Rouge et sur toutes ses opérations en cours, mais il a également fait place à de nouvelles urgences et à de nouveaux besoins qui devaient être traités. Pour éviter de nouvelles infections, se protéger de la maladie et permettre au monde de fonctionner à nouveau, quelques nouvelles activités ont dû être mises en place, comme le tri préalable, les tests et la vaccination.
Le gouvernement a demandé l’aide de l’ONG, et a compté sur leur réactivité pour assurer les tâches de pré-tri à l’entrée des salles d’urgence lors de la première vague, les tests de dépistage du COVID-19 pendant l’été et les vaccinations depuis cette année. Ils ont également été appelés à fournir une assistance supplémentaire pour le transport en ambulance des patients vers les différents hôpitaux.
La Croix-Rouge a pris la responsabilité de construire des centres de vaccination et d’administrer le vaccin à ceux qui en ont besoin.
En faisant partie de la solution, la Croix-Rouge assume beaucoup de responsabilités, de main-d’œuvre et de ressources. Cela signifie qu’elle a une certaine responsabilité envers les autorités gouvernementales et qu’elle doit leur rendre des comptes.
Il y a une énorme quantité d’informations et de rapports qu’ils doivent soumettre aux autorités.
Qu’il s’agisse des activités, des ressources qu’elles engagent, ou encore des incidents liés à d’éventuelles réactions allergiques au vaccin ou aux matériaux consommés.
Très vite, ils se rendent compte qu’au niveau de la vaccination, il y a beaucoup de flux d’informations différents et disparates entre les centres et la coordination qui doivent être triés, parce que leur façon actuelle de travailler était impossible.
Surtout lorsque plusieurs personnes sont chargées de rapporter ces déclarations et d’informer les autorités. Ils en ont assez de jongler entre les e-mails, les appels, les SMS, les messages individuels et collectifs sur WhatsApp. Car à un moment donné, ils n’arrivent plus à trouver où se trouve l’information.
Jusqu’à ce qu’ils finissent par dire : » ça suffit, nous avons besoin d’une structure et d’une meilleure méthode pour assurer le suivi et le reporting « .
Dans leur quête pour trouver une solution à leur problème, ils ont contacté Plugnotes. Dans l’espoir de trouver un outil de reporting efficace et facile à utiliser.
Plugnotes permet à la Croix-Rouge de créer un formulaire simple et efficace en quelques clics. Le formulaire peut également être partagé via un lien URL, un code QR ou directement dans l’application.
Nous avons parlé avec le responsable de la Croix Rouge Belgique, Raphael, il nous a mentionné que ;
« Aujourd’hui Plugnotes répond clairement à ce besoin et plus encore ! Il permet une flexibilité de la part de l’utilisateur. Tous les jours, je peux recevoir des rapports, CC deux autres personnes dans le rapport, tout à coup, c’est devenu une demande très simple, car je n’ai plus besoin de retranscrire l’information. «
Plugnotes permet en effet à toute personne de l’équipe centrale, via un simple QR-code ou l’application, de remplir un formulaire structuré et de joindre des documents.
« Comment ont-ils fait ? », vous demandez-vous sans doute.
Et bien, c’est assez simple.
Après avoir découvert Plugnotes et les avoir contactés pour leur fournir un outil de reporting efficace et simple. Les étapes suivantes ont été appliquées assez facilement.
Ils ont pu configurer leur propre formulaire personnalisé en moins d’une heure et ont testé la plateforme en interne. Plugnotes a été lancé dans tous les centres trois jours plus tard, permettant désormais à la Croix-Rouge de réaliser et d’exporter des rapports aux autorités.
La facilité de faire des tableaux de suivi, des rapports et de pouvoir toujours utiliser la même structure est ce que la Croix-Rouge recherchait.
Grâce à l’utilisation de Plugnotes, la Croix-Rouge a pu économiser beaucoup d’heures dans le processus d’enregistrement des patients, d’administration du vaccin et de compte rendu.
Nous étions aussi curieux que vous et avons simplement posé la question. Pourriez-vous recommander Plugnotes à quelqu’un d’autre ? Raphael a répondu par :
« Je le recommanderais à d’autres organisations. Celles qui ont effectivement affaire à différents rapports provenant de différents sites, à différents moments, à différentes fréquences et sur différents sujets. Avec Plugnotes, il y a moins de temps de mise en place et un formulaire pour tout ».
Lorsque nous avons demandé comment le travail avec Plugnotes est pour la Croix-Rouge, nous avons reçu une réponse disant ;
« Travailler avec Plugnotes est génial. Même si je « perds » une information dans toutes les Plugnotes, je suis toujours capable de la retrouver, car je sais que mes rapports seront toujours dans Plugnotes.
Qu’il s’agisse d’une information datant de 3 minutes, 3 jours ou 3 semaines, je peux toujours la retrouver, j’entre la date dans Plugnotes et je la retrouve.
Pour nous, c’est clairement ça, Plugnotes répond à la demande et écoute l’expérience de l’utilisateur ! »
Plugnotes est une solution SaaS plug-and-play qui digitalise les workflows des PME de la distribution production et de la logistique. Nos clients cherchent à optimiser les processus opérationnels au sein de leurs équipes et avec des tiers de manière rapide et flexible. Contrairement aux ERP et aux solutions spécifiques, Plugnotes ne nécessite pas de compétences techniques ni d’investissements lourds. Il peut également s’intégrer à toute autre solution.
N’hésitez pas à nous contacter dès maintenant pour une brève présentation ; nous serons ravis de vous rencontrer.