Un adulte actif passe plus de 7 heures par semaine en moyenne à chercher des documents, papiers ou numériques, qu’il aurait stockés quelque part. Perdre son temps à chercher une information ou un fichier, il n’y a rien de plus frustrant. Comment est-ce possible ? On vous livre ici les raisons principales de cette perte de temps et les clés pour vous en défaire!
Vous creusez votre mémoire, vous fouillez partout, et, si et seulement si vous avez de la chance, vous tombez sur l’information que vous recherchez. Souvent dans la hâte, vous ne rangez pas efficacement ou vous renoncez à stocker certaines informations et documents car vous ne savez pas où les classer : votre liste des choses à faire, vous la dressez dans vos notes, vos tickets d’achats, vous les gardez en version papier dans votre portefeuille, vos photos et inspirations, vous les stockez dans la galerie photo de votre téléphone…
Un autre problème réside dans l’appellation de vos fichiers : la photo appelée « IMG_5893 » faite à une conférence en août, comment la retrouver ? Il est presque impossible de garder de la rigueur dans la nomenclature de vos fichiers lorsque vous multipliez les outils de rangement. Vous improvisez les appellations de fichiers et vous dupliquez les dossiers.
Chaque outil propose sa propre méthode de travail, ce qui signifie que votre stockage varie d’un outil à l’autre et qu’aucune structure n’est automatisée dans votre archivage. Cela impacte beaucoup votre efficacité et votre productivité, ainsi que celles de vos tiers. Au-delà de perdre du temps, ce sont des documents que vous pouvez parfois égarer tellement le rangement est fragmentaire.
Puis, quand vous souhaitez retrouver un document ou une information précise, les outils de recherche affichent des résultats peu structurés. Google va dresser une liste infinie de résultats qui ne correspondent pas forcément à ce que vous recherchiez à cet instant, tandis que le Cloud ne va pas repérer LE document que vous désiriez. Si vous y recherchez « carte d’identité », le Cloud vous indiquera tant vos contrats d’assurance que les tickets d’avion de votre dernier voyage.
Les clés pour éviter de perdre du temps et les informations quotidiennement ? 3 mots d’ordre: centraliser, nommer et automatiser.
Centralisez votre stockage à un seul endroit, dans une seule application par exemple, et n’éparpillez pas vos informations.
Nommez vos dossiers et vos fichiers avec une certaine structure, incluant un maximum de détails.
Automatisez votre manière de ranger : définissez-vous des règles précises pour organiser votre classement suivant une seule méthodologie.
Bref, pour gagner en efficacité et ne pas se sentir frustré à force de savoir que vos infos sont mal rangées, il y a des solutions ! Si vous souhaitez vous simplifier la tâche et vous laisser guider, téléchargez Plugnotes : organisez votre classement pour retrouver toujours la bonne info au bon moment. Vous pouvez aussi vous inscrire à la newsletter pour des conseils hebdomadaires !