Top 5 des bonnes résolutions pour optimiser la gestion de vos documents et booster votre productivité

Optimiser vos processus constitue une mission quotidienne pour votre entreprise. Gagner en productivité et augmenter le confort de travail de vos collaborateurs contribue au succès de votre structure. Malgré vos efforts, vos équipes manquent parfois de rigueur dans le traitement et la communication des informations. Découvrez les 5 principaux axes d’amélioration pour une organisation au top en 2023.

1. Éviter les documents papier

La Belgique fait partie des pays d’Europe les plus avancés dans la digitalisation des documents. Les entreprises ont compris que pour rester compétitif et opérationnel dans un monde toujours plus pressé et riche en informations, la digitalisation s’impose.

Toutefois, vous travaillez encore avec des classeurs papier ! En 2023, ce n’est plus possible pour plusieurs raisons :

• le coût d’impression et de stockage de l’information pèse sur le budget d’une entreprise ;
• la perte de données est trop risquée avec des informations stockées sur des feuilles volantes ;
• le transport d’un dossier en réunion, sur chantier ou en livraison est tout sauf pratique ;
• la communication est mise à mal à travers l’utilisation de supports papier.

Une entreprise de 100 personnes dépenserait entre 10 000 € et 15 000 € en papier chaque année, hors cartouches d’encre et location des imprimantes !

Le stockage des documents d’archives devient de plus en plus onéreux, car les entrepôts se raréfient et le coût de location grimpe. Ces dépenses ne contribuent pas à pérenniser votre entreprise.

Vous devez mener une politique paperless au sein de votre entreprise en faisant évoluer vos pratiques opérationnelles. Dur, dur d’abandonner les vieilles habitudes, mais cette étape représente un passage obligé pour le succès de votre entreprise !

Téléchargez le rapport Plugnotes pour découvrir tous nos conseils pour améliorer vos pratiques opérationnelles !

2. Organiser et classer les documents

Vous avez mis en place des procédures de rangement et de classement au sein de votre structure, mais peu de collaborateurs les respectent à la lettre. À force d’adapter légèrement l’organisation des dossiers, certaines données sont introuvables.

Généralement, les audits internes annuels permettent de remettre dans l’ordre dans vos classeurs, mais ces bonnes pratiques ne durent jamais.

Peut-être que le problème vient des modalités de rangement ? Vous devez proposer une organisation la plus simple possible pour que chacun puisse comprendre et appliquer aisément votre vision du rangement.

Le mieux ? Confier l’organisation et le classement des documents à un nombre restreint de personnes. Ces recommandations valent aussi bien pour vos supports papier (en voie d’extinction pour 2023),  que pour vos fichiers digitaux.

3. Digitaliser les documents

Pour assurer le flux des données entre document papier et numérique, vous allez devoir digitaliser la plupart de vos informations.

Beaucoup d'entreprises disposent de dossiers anciens dont elles ne peuvent pas se séparer aussi facilement.

Si vos salariés prennent peu à peu l’habitude d’utiliser des documents numériques pour stocker, trouver et transmettre une information, ils délaisseront de plus en plus l’usage des dossiers papier. C’est le bon moment pour commencer leur digitalisation !

Confiez cette tâche à un nombre limité de personnes pour réduire le risque de perte d’information ou d’encodage de fichiers qui ne respecte pas vos procédures.

Devenir paperless, classer ses documents et digitaliser l’existant représentent des actions à mener conjointement pour augmenter votre productivité et assurer une meilleure gestion de vos dossiers.

4. Définir qui peut avoir accès aux documents

Hiérarchiser l’accès aux documents numériques fait partie des bonnes pratiques à instaurer pour éviter la multiplication des erreurs.

Selon les fonctions et les missions de vos collaborateurs, tous n’ont pas besoin d’avoir un accès intégral aux données numériques avec permission de modification.

Les tableurs, les traitements de texte et les logiciels en ligne permettent tous de personnaliser le niveau de modification autorisé.

La personne qui créé un document dispose de tous les droits d'édition : lecture, annotation et correction. En revanche, si vous créez des fichiers de travail qui contiennent des milliers d’informations indispensables au bon fonctionnement de votre structure, vous ne pouvez pas vous permettre qu’un salarié en modifie le contenu volontairement ou non.

Les erreurs de manipulation sont fréquentes sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Un clic au mauvais moment et des informations cruciales disparaissent. La combinaison Ctrl+Z ne résout pas tout. Parfois, une suppression est réalisée sans même que la personne s’en aperçoive.

Expliquez à vos collaborateurs avec diplomatie que chacun disposera d’une accessibilité lui permettant de travailler dans des conditions optimales tout en améliorant la gestion des documents de l’entreprise.

5. Gérer les documents au sein d’une même application

Pour aller plus loin et vous affranchir de la multitude d’outils digitaux disponibles, centralisez et gérez vos documents au sein d’une unique application. Plugnotes a mis au point une plateforme en ligne qui permet un haut niveau de personnalisation de vos documents.

Quelles que soient les spécificités de votre activité ou la complexité des données que vous recueillez, vous élaborez des formulaires types qui répondent exclusivement à vos besoins, ni plus ni moins. Utiliser des outils aux fonctions superflues impacte votre productivité, car vous perdez du temps.

À l’instar du rangement de classeurs et de vos conventions de nomenclature des fichiers, choisir une application pour gérer l’ensemble de vos documents facilite votre quotidien. Vous n’avez plus besoin de jongler d’une application à l’autre ou de vérifier la compatibilité des documents entre eux.

Une seule application devient "le gros classeur" où vos salariés savent qu’ils trouveront tout en quelques clics.

Notre solution permet une communication facilitée entre vos équipes de bureaux et celles de terrain. L’information circule vite et vous réduisez les temps de traitement des demandes, ce qui améliore la satisfaction de vos clients.

Perdre des informations s’avère impossible. En gagnant en rapidité d’exécution, vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes qui boostent la productivité de tous vos services.

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