Top 5 van goede voornemens om het beheer van uw documenten te optimaliseren en uw productiviteit te boosten

Uw processen optimaliseren behoort tot de dagelijkse taken van uw bedrijf. Het verhogen van de productiviteit en het werkcomfort van uw medewerkers draagt bij aan het succes van uw onderneming. Ondanks al uw inspanningen zijn uw teams niet altijd even zorgvuldig bij het verwerken en communiceren van informatie. Ontdek de 5 belangrijkste verbeterpunten voor een perfecte organisatie in 2023.

1. Papieren documenten vermijden

België is een van de landen met de hoogste graad van digitalisering van documenten in Europa. De bedrijven hebben begrepen dat digitalisering noodzakelijk is om competitief en operationeel te blijven in een omgeving die steeds sneller evolueert en een overvloed aan informatie genereert.

U heeft nog steeds papieren dossiers! In 2023 is dat om verschillende redenen niet meer haalbaar:

• de kosten van het afdrukken en opslaan van informatie wegen zwaar door op het bedrijfsbudget;
• het risico dat gegevens verloren gaan is te groot als informatie op papier wordt opgeslagen;
• een dossier meenemen naar een vergadering, een werf of bij levering is allerminst praktisch;
• de communicatie wordt bemoeilijkt door het gebruik van papieren documenten.

Een bedrijf met 100 mensen besteedt jaarlijks tussen 10.000 en 15.000 euro aan papier, inktpatronen en huur van printers niet meegerekend!

Archieven opslaan wordt steeds duurder omdat opslagruimte schaars is en de huurkosten stijgen. Deze uitgaven staan de duurzaamheid van uw bedrijf in de weg.

Een papierloos beleid invoeren in uw bedrijf betekent een verandering van uw werkmethoden. Oude gewoonten doorbreken is moeilijk, maar het is noodzakelijk voor het succes van uw bedrijf!

Download het Plugnotes-rapport en ontdek al onze tips om uw werkmethoden te verbeteren!

2. Documenten organiseren en klasseren

U hebt in uw onderneming procedures voor het klasseren en archiveren ingevoerd, maar er zijn maar weinig medewerkers die deze nauwgezet volgen. Door kleine aanpassingen in de organisatie van de dossiers kunnen sommige gegevens niet meer worden teruggevonden.

Jaarlijkse interne audits zorgen er meestal voor dat uw dossiers weer op orde zijn, maar deze goede gewoonten houden niet lang stand.

Misschien ligt het probleem bij de manier van opslaan? U moet de organisatie zo eenvoudig mogelijk houden, zodat iedereen uw manier van opslaan gemakkelijk kan begrijpen en toepassen.

De beste manier? Vertrouw het organiseren en klasseren van documenten toe aan een klein aantal personen. Dit geldt zowel voor uw papieren documenten (die zullen verdwijnen in 2023), als voor uw digitale bestanden.

3. Documenten digitaliseren

De meeste informatie digitaliseren is noodzakelijk voor de overdracht van gegevens tussen papieren en digitale documenten.

Veel bedrijven hebben oude dossiers die ze niet zo gemakkelijk kunnen wegdoen.

Als uw werknemers stilaan gewend raken aan het gebruik van digitale documenten om informatie op te slaan, op te zoeken en door te geven, zullen ze de papieren dossiers steeds meer links laten liggen. Dit is het juiste moment om met de digitalisering te beginnen!

Vertrouw deze taak toe aan een beperkt aantal personen om te voorkomen dat informatie verloren gaat of dat dossiers niet volgens uw procedures worden verwerkt.

Papierloos werken, uw documenten klasseren en bestaande dossiers digitaliseren zijn acties die tegelijkertijd moeten worden ondernomen voor een verhoging van uw productiviteit en een beter beheer van uw dossiers.

4. Bepalen wie toegang heeft tot de documenten

De toegang tot digitale documenten correct organiseren is een van de beste manieren om veelvuldige fouten te voorkomen.

Afhankelijk van de functie en bevoegdheden van uw medewerkers is het niet nodig dat iedereen volledige toegang heeft tot digitale gegevens met bewerkingsrecht.

Bij spreadsheets, tekstverwerkers en online software kunt u altijd het toegestane bewerkingsniveau aanpassen.

De persoon die een document opmaakt, heeft volledige bewerkingsrechten: lezen, annoteren en corrigeren. Als u echter werkbestanden samenstelt die enorm veel gegevens bevatten die essentieel zijn voor de goede werking van uw organisatie, kunt u het zich niet veroorloven dat een werknemer de inhoud al dan niet opzettelijk wijzigt.

Gebruiksfouten komen vaak voor op een computer, tablet of smartphone. Eén klik op het verkeerde moment en essentiële informatie verdwijnt. De combinatie Ctrl+Z is helaas niet altijd een oplossing. Soms wordt er iets gewist zonder dat de persoon het merkt.

Leg uw medewerkers tactvol uit dat iedereen de toegang krijgt die nodig is om te werken in optimale omstandigheden en dat dit het beheer van bedrijfsdocumenten zal verbeteren.

5. Alle documenten beheren in één toepassing

Om nog een stap verder te gaan en niet afhankelijk te zijn van de talloze beschikbare digitale tools, kunt u uw documenten centraliseren en beheren in één enkele toepassing. Plugnotes heeft een online platform ontwikkeld dat het mogelijk maakt uw documenten volledig op maat aan te passen.

U ontwerpt standaardformulieren die volledig beantwoorden aan uw behoeften, niet meer en niet minder, wat de specifieke kenmerken van uw bedrijf of de complexiteit van de door u verzamelde gegevens ook zijn. Het gebruik van tools met overbodige functies heeft een negatieve invloed op uw productiviteit, omdat u tijd verliest.

Net als archiefmappen en de manier waarop u uw dossiers benoemt, maakt het kiezen van één toepassing om al uw documenten te beheren uw leven een stuk eenvoudiger. U hoeft niet langer te jongleren tussen toepassingen of de onderlinge compatibiliteit van documenten te controleren.

Eén enkele toepassing wordt de "grote map" waarin uw werknemers alles in een paar klikken terugvinden.

Onze oplossing bevordert de communicatie tussen uw teams op kantoor en in het veld. Informatie stroomt sneller door en de verwerkingstijd van aanvragen wordt korter, waardoor de klanttevredenheid toeneemt.

Informatie verliezen wordt onmogelijk. Door meer snelheid kunnen uw teams zich concentreren op belangrijkere taken die de productiviteit van al uw afdelingen een boost geven.

Probeer gratis het Plugnotes platform. Wij komen tegemoet aan al de behoeften van uw bedrijf, zelfs de meest specifieke.