Si vous avez l'impression de perdre trop de temps sur des tâches répétitives et manuelles, sachez que vous n'êtes pas seul. Selon Gartner, le marché de l'automatisation des flux de travail devrait croître de 23 % au cours des cinq prochaines années. Forbes souligne que l'automatisation améliore l'efficacité opérationnelle et libère du temps pour des tâches plus stratégiques.
Dans cet article, découvrez pourquoi l'automatisation est cruciale, les techniques et outils disponibles, les étapes pour une mise en œuvre réussie, comment choisir le bon outil, surmonter les défis, et des exemples pratiques de processus métiers. Enfin, nous verrons comment surveiller et optimiser l'automatisation pour garantir des résultats durables.
Pourquoi automatiser vos processus ?
L'automatisation des processus métiers offre des avantages significatifs : elle organise les tâches, simplifie la gestion des priorités, améliore la collaboration et la communication, et optimise les coûts. En structurant le travail et en facilitant la diffusion des informations, elle permet de suivre les activités via des tableaux de bord et de définir des indicateurs clés de performance (KPI). Ainsi, l'automatisation améliore l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des employés, créant un environnement de travail harmonieux et productif.
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Étape 1 : Identifier les processus métiers à automatiser
Quelles tâches automatiser ?
Pour déterminer quels processus automatiser, considérez les critères suivants :
- Les processus simples et répétitifs.
- Ceux reposant sur des documents papier.
- Les processus impliquant plusieurs personnes.
- Les tâches exécutées fréquemment.
- Les processus susceptibles d'erreurs humaines.
- Ceux nécessitant une traçabilité claire.
- Les processus ayant un impact significatif sur l'entreprise.
Exemples de processus métiers à automatiser
L'automatisation peut améliorer divers processus dans des secteurs tels que la production, les services, la distribution et la logistique. Voici des exemples concrets :
En production, vous pouvez automatiser la traçabilité pour enregistrer et suivre automatiquement les matières premières et produits finis, assurant ainsi la conformité et facilitant les audits. Automatiser également le contrôle de la qualité en collectant et en analysant les données de production, ou encore suivre vos KPI en temps réel pour identifier et corriger rapidement des anomalies.
Dans le domaine lié aux services, il est possible de gérer vos fiches d'intervention numériques en les remplissant et les partageant automatiquement, ce qui permet un suivi en temps réel et une meilleure traçabilité des services effectués. Vous pouvez également utilisez des checklists dynamiques pour garantir la conformité à chaque étape d'un service, ou encore générer une facturation sans délais de traitement et sans erreurs.
Pour la distribution, il y a moyen de surveiller les niveaux de stock et gérez les anomalies de livraison ou de réception. La relation et la communication avec vos fournisseurs est dès lors beaucoup plus fluide et transparente.
En logistique, on peut par exemple automatiser la gestion des informations de transport en collectant et partageant les données nécessaires. Vous pouvez aussi guider les véhicules en temps réel grâce à la géolocalisation pour acheminer/rapatrier de la marchandise ou lors de l’état des lieux de vos chantiers.
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Étape 2 : Analyser les techniques et technologies d’automatisation
Différents types d'outils numériques
Solutions no-code / low-code : Ces outils permettent aux utilisateurs de créer des automatisations sans compétences en programmation, en utilisant des interfaces visuelles et des fonctionnalités de glisser-déposer. Des exemples incluent Zapier, Integromat (Make), Airtable, Automate.io, et bien sûr, Plugnotes.
Plugnotes se distingue en permettant aux entreprises de configurer facilement des formulaires pour optimiser leurs processus opérationnels sans nécessiter de compétences techniques.
Solutions Microsoft Power Platform : Cette suite d'outils permet de créer des applications, analyser vos données et automatiser vos workflows au sein de l'écosystème Microsoft, avec des outils comme Power BI, Power Apps, et Power Automate.
Systèmes ERP : Les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) intègrent divers processus métiers dans une seule plateforme, permettant une gestion centralisée et automatisée des opérations. Ces solutions facilitent la coordination des ressources, la gestion des stocks, et la planification de la production.
En combinant ces technologies, les entreprises peuvent digitaliser et automatiser efficacement leurs processus métiers, améliorant ainsi leur efficacité et leur réactivité face aux défis opérationnels.
Étape 3 : Choisir les bons outils d’automatisation
Critères pour sélectionner les outils
Choisir la bonne solution d'automatisation des processus peut être un défi. Voici quelques critères essentiels pour vous guider :
- Technologie et facilité d'utilisation :
- No-code/Low-code : Privilégiez des outils comme Plugnotes qui permettent à tout utilisateur·ice, pourvu·e ou non de compétences en programmation, de créer et d’automatiser des processus facilement, par le biais de formulaires numériques sur-mesure (accessibles en ligne et hors-ligne). De telles solutions offrent en général plus d’autonomie et d’indépendance dans l’utilisation quotidienne.
- Avec développement : Si votre entreprise dispose de compétences technique en interne, des solutions plus avancées nécessitant du développement peuvent également être envisagées.
- Compatibilité et intégration :
- Compatibilité : Assurez-vous que l'outil choisi est compatible avec vos systèmes existants, tels que vos ERP, CRM, ou autres logiciels métiers. Pour exemple, Plugnotes est un outil complémentaire à l’ERP et permet de rejoindre les besoins éventuels en lien avec des processus plus spécifiques et moins standards.
- Facilité d'intégration : Les outils doivent pouvoir s'intégrer facilement avec vos systèmes et workflows actuels, pour éviter des complications techniques et assurer une transition fluide. C’est le cas de Plugnotes qui s’adapte aux processus et non l’inverse, comme c’est souvent le cas avec d’autres solutions moins flexibles et adaptables.
- Prix et abordabilité :
- Coût initial : Évaluez les coûts de mise en œuvre initiaux, y compris les licences, l'installation et la formation.
- Coût à long terme : Considérez les coûts récurrents tels que les frais de maintenance, les mises à jour, et le support technique.
- Support et maintenance :
- Assistance : Choisissez un outil qui offre un support technique réactif et de qualité pour résoudre rapidement les problèmes, mais aussi des ressources à disposition (help center, FAQ, etc).
- Maintenance : Vérifiez la fréquence des mises à jour et des améliorations pour garantir que l'outil reste d’actualité, performant et sécurisé.
- Normes de sécurité et conformité :
- Sécurité : Assurez-vous que l'outil respecte les normes de sécurité nécessaires pour protéger vos données sensibles.
- Conformité : Vérifiez que l'outil est conforme aux régulations locales et internationales applicables à votre secteur.
En suivant ces critères, vous pouvez sélectionner l'outil d'automatisation qui répond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise, tout en assurant une mise en œuvre fluide et efficace.
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Étape 4 : Planifier l'implémentation de l'automatisation
L'adoption de nouvelles technologies d'automatisation nécessite une gestion efficace du changement pour garantir l'adhésion de tous les membres de l'équipe. Voici quelques stratégies pour faciliter cette transition :
- Communication transparente : Informez les employé·es des avantages de l'automatisation et de l'impact attendu sur leur travail quotidien.
- Formation continue : Offrez des sessions de formation régulières pour aider vos employé·es à se familiariser avec les nouveaux outils et à comprendre comment ils peuvent en exploiter le plein potentiel dans leur quotidien et valoriser leurs compétences au service d’autres tâches à plus forte valeur.
- Support et assistance : Mettez en place des mécanismes de support pour répondre aux questions et résoudre les problèmes rapidement.
- Encouragement et motivation : Reconnaissez et récompensez les efforts des employé·es qui s'adaptent bien aux nouvelles technologies et contribuent au succès de l'automatisation.
Étape 5 : Mettre en œuvre l'automatisation
Une fois la planification terminée, il est temps de mettre en œuvre l'automatisation. Voici les étapes clés pour une mise en œuvre réussie :
- Configurez les outils d'automatisation en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Intégrez les nouveaux outils avec vos systèmes existants.
- Effectuez des tests approfondis pour vous assurer que vos processus automatisés fonctionnent comme prévu.
- Déployez l'automatisation par étapes, en commençant par des processus simples et en ajoutant progressivement des processus plus complexes.
Exemples pratiques d'automatisation des processus métiers
Avec Plugnotes, les entreprises peuvent facilement mettre en place différents types d'automatisation des processus métiers grâce à des formulaires évolutifs configurables sur-mesure, sans avoir besoin de compétences techniques avancées. Voici quelques exemples spécifiques :
- Formulaires de gestion des stocks : Créez des formulaires personnalisés pour suivre les mouvements de stock et gérer les réapprovisionnements.
- Formulaires de traitement des commandes : Configurez des workflows pour automatiser le traitement des commandes auprès de vos fournisseurs, de la réception à la livraison.
- Formulaires pour transporteurs : Suivez en temps réel les expéditions et convois de marchandises vers vos chantiers pour une meilleure traçabilité.
- Formulaires de contrôle qualité : Mettez en place des formulaires pour le contrôle qualité à chaque étape de votre production, avec la possibilité d’exporter vos données et de les intégrer à vos autres outils connexes.
Ces exemples illustrent comment Plugnotes peut transformer et optimiser vos processus métiers, rendant vos opérations plus efficaces et fluides.
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Étape 6 : Surveiller et optimiser l'automatisation
Une fois vos processus automatisés en place, il est essentiel de surveiller et d'évaluer leur performance pour s'assurer qu'ils atteignent les objectifs fixés.
- Utilisez les indicateurs de performance clés (KPIs) définis lors de la planification pour mesurer l'efficacité des processus automatisés.
- Utilisez des tableaux de bord et des outils de suivi en temps réel pour surveiller vos performances.
- Collectez et analysez les données pour identifier les points de friction et les opportunités d'amélioration.
- Apportez des ajustements continus à vos processus automatisés pour les optimiser en fonction des retours d'expérience et des données collectées.
L'automatisation des processus métiers offre de nombreux avantages, notamment un gain de temps et une rapidité accrue, une amélioration de la collaboration et de la productivité, une réduction des erreurs et une augmentation de la fiabilité, une motivation et une satisfaction des employé·es accrues, ainsi qu'une compétitivité et une adaptabilité optimales.
En suivant ces étapes, vous pourrez transformer vos opérations, améliorer l'efficacité et stimuler la croissance de votre entreprise sans aucun doute, et c’est ce que nous vous souhaitons !
Si vous souhaitez transformer vos opérations, découvrez Plugnotes lors de notre prochaine session d’introduction.
