Facilitez la gestion de caisse et l'encodage des prestations grâce à un formulaire connecté

Vous gérez un café, un restaurant ou un commerce qui édite beaucoup de tickets de caisse chaque jour et reçoit des paiements en espèce, par carte, voire par ticket-repas. Vos employés ne comptent pas leurs heures et votre établissement tourne à plein régime. Seul bémol à votre succès, la gestion de caisse et les relevés d’heures travaillées se complexifient de plus en plus et impactent le bon fonctionnement de votre entreprise. Découvrez comment des formulaires connectés adaptés vont vous aider à remédier à ces difficultés. 

Quelles difficultés de gestion rencontrent les commerces de proximité ? 

Les commerces de proximité sont plébiscités pour leur accueil chaleureux, la gentillesse et la disponibilité du personnel. Soumis à un fort afflux de clients plusieurs fois par jour, un restaurant, une boulangerie ou un café émet de nombreux tickets de caisse. 

Les paiements, souvent des petites sommes, se font en espèces, par Bancontact, par carte bancaire ou ticket-repas.  

🍴 La réalité d'un commerce : aux heures de grande affluence, certains paiements ne sont pas encodés immédiatement, car les clients sont pressés et la caisse occupée par un collègue. Finalement, l’addition se calcule de tête ou sur un coin de serviette au crayon. L’encodage en caisse se fera plus tard, lorsque le coup de feu sera passé et que vos collaborateurs pourront souffler. Vous vous retrouvez dans ce scénario ? 

De plus, vos employés font souvent des extras. Un midi, 15 amis et collègues arrivent sans réservation. Vous réorganisez rapidement une table pour accueillir tout le monde et vos serveurs s'activent.  

Motivés, ils s’organisent entre eux pour assurer le service et restent plus longtemps si nécessaire. Ils noteront les heures effectivement travaillées plus tard afin qu’elles soient payées ou récupérées. 

Votre établissement fonctionne très bien, mais vos pratiques opérationnelles peuvent toujours s’améliorer. Téléchargez le rapport Plugnotes pour découvrir comment. 

Comment une mauvaise gestion des fiches de service impacte-t-elle un établissement ? 

Vous vous félicitez que votre entreprise tourne aussi bien, mais la gestion comptable devient une horreur. Erreurs de caisse, erreurs d’addition, erreur sur les heures travaillées, votre comptable vous somme de trouver une solution pour régulariser vos fiches de service ! 

Chaque mois, vous retranscrivez des données sur des bouts de papier vers votre logiciel de ressources humaines : un travail chronophage et laborieux où le risque d'erreur est grand. 

La bonne gestion de votre établissement et le respect de règles comptables auxquelles vous devez vous soumettre font partie de vos priorités.  

Vous souhaitez : 

• gagner du temps en paperasse chaque mois ; 
• faciliter le travail de vos salariés qui savent que la gestion de la caisse et des fiches d’heures n’est pas toujours efficace ; 

• être sûr de déclarer chaque mois les bonnes rentrées d’argent à l’administration et de communiquer les horaires travaillés exacts à la sécurité sociale. 

La plateforme Saas Plugnotes peut vous aider à digitaliser tous ces processus en 1 heure, même sur un coin de table ! Un investissement plus que rentable pour une entreprise bien organisée. 

😁 Du temps gagné pour vos clients : en économisant du temps avec une gestion de caisse plus simple, vos employés ont l’esprit plus libre pour prendre soin de vos clients. Rien n’est plus désagréable pour un consommateur de ressentir de la tension dans une équipe ou une mauvaise organisation. Indirectement, le formulaire connecté améliore également votre relation client ! 

Testez les fonctionnalités de Plugnotes pour un suivi de caisse efficace et des fiches d’heures toujours justes. 

Comment digitaliser la gestion de caisse et les états de prestation ? 

Les formulaires digitaux peuvent automatiser les processus liés aux fiches de service pour faciliter votre quotidien et celui de vos collaborateurs. 

Un formulaire digital peut être créé pour encoder en quelques secondes les heures en fin de service. Le formulaire connecté intègre une formule qui calcule automatiquement les heures prestées à partager avec la sécurité sociale. 

Un second formulaire vous permet d’inventorier les paiements par : 

• espèces ; 
• carte Bancontact ; 

• carte bancaire ; 
• ticket-repas. 

Vous pouvez également intégrer les dépenses et scanner les tickets émis. À la fin de la journée, vous obtenez les rentrées d’argent et les éventuelles anomalies détectées.  

Une erreur de caisse est ainsi détectée sans aucune action de votre part. Vous devez toutefois trouver d’où elle provient. Si ces anomalies se produisent trop souvent à votre goût, faites évoluer le formulaire connecté à votre guise pour optimiser encore vos process. 

Chaque jour, vous éditez deux formulaires qui sont transmis automatiquement à votre logiciel de comptabilité après validation de votre part. Vous économisez du temps et votre comptabilité gagne en transparence et en efficacité. 

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