La bonne gestion des documents logistiques contribue à assurer la fluidité des échanges entre votre entreprise, le transporteur et vos clients. À quoi sert le bon de livraison ? Que doit-il contenir ? Pourquoi le digitaliser ? Plugnotes vous aide à gagner en efficacité lors de la livraison de vos marchandises.
Un bon de livraison est un document qui accompagne une commande lorsque celle-ci est expédiée.
Il liste les articles envoyés, leur quantité et les détails de livraison.
Ce document est ensuite signé par le destinataire pour confirmer la réception des marchandises. Ainsi, le bon de livraison contribue à une traçabilité claire tout au long du processus logistique.
Quand vous pensez bon de livraison, vous visualisez une feuille volante qu’il est très facile d’égarer, non ?
Heureusement, avec l’essor des technologies numériques, leur format digital s’impose progressivement pour faciliter la gestion logistique, mais également tous les services qui peuvent être impactés par un problème de livraison, comme le SAV.
En effet, le bon de livraison sert de preuve formelle de réception et il est utilisé à des fins de comptabilité, de gestion des stocks et de suivi des commandes.
Les termes « bon de livraison », « bon de commande » et « facture » jouent des rôles différents dans la chaîne d’approvisionnement. L’un ne peut pas remplacer l’autre !
Selon les termes de l’accord commercial, la facture peut être émise à la commande (paiement comptant) ou avant la livraison (paiement anticipé). Elle peut aussi être périodique ou échelonnée.
Le bon de livraison est indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise :
Le bon de livraison permet de s’assurer que les produits expédiés sont bien les mêmes que ceux qui ont été commandés et livrés (quantité et qualité).
Lors de la réception des marchandises, le bon de livraison sert à ajuster vos niveaux de stock pour les prochaines commandes.
Le bon de livraison permet de s’assurer que les produits expédiés sont bien les mêmes que ceux qui ont été commandés et livrés (quantité et qualité).
Il joue un rôle essentiel en tant que preuve légale que les marchandises ont bien été livrées au destinataire.
De ce fait, il réduit le nombre de réclamations ou de contestations.
Le bon de livraison facilite la communication entre vos différents départements (logistique, comptabilité, achats) en créant une trace tangible des transactions.
Créer un bon de livraison est simple, mais vous devez inclure certains éléments clés pour le rendre valide et efficace.
Voici les informations qui doivent toujours apparaître sur un bon de livraison :
Plugnotes vous recommande d’opter pour une mise en page et un design clair et simple. En effet, la lecture et l’utilisation du bon de livraison doivent être faciles et efficaces pour toutes les parties concernées.
La digitalisation des bons de livraison présente plusieurs avantages, notamment en matière d’efficacité et de précision.
Voici pourquoi vous devez numériser vos bons de livraison :
En version papier ou digitale, le bon de livraison possède une valeur juridique. Il sert de preuve évidente de l’exécution d’un contrat de livraison selon le Code de la consommation (articles L216-1 à L216-6 et L241-4) et le Code civil (article 1610).
Toutefois, pour garantir la validité juridique d’un bon de livraison digital, certaines conditions doivent être respectées. Ils doivent notamment être conservés 10 ans par votre entreprise.
Vous devez également procéder à un archivage numérique et à une signature électronique. Cette procédure garantit la validité, l’intégrité et la lisibilité du document au fil du temps.
La solution digitale de création de bons de livraison Plugnotes permet de gérer ces aspects en assurant la conformité des bons de livraison numériques avec les réglementations en vigueur.
Aujourd’hui, plusieurs solutions permettent de créer et de gérer des bons de livraison numériques.
Plugnotes se distingue comme une solution flexible, simple et sans code ! Ainsi, sans compétences particulières en informatique, vous transformez facilement vos processus papier en workflows digitaux.
Grâce à ses fonctionnalités intuitives, vous créez rapidement des formulaires numériques et intégrez vos bons de livraison à votre gestion logistique. Pour aller plus loin ? Créez vos factures ou encore vos bons de commande dans le cadre d’une gestion globale des processus de votre entreprise (ERP).