OCR-technologie is 20 jaar oud. Het moment om over te stappen op het online formulier?

U wilt tekstinformatie uit afbeeldingen halen? Dan denkt u onmiddellijk aan OCR, dat afbeeldingen ontcijfert en omzet in bruikbare digitale gegevens. Deze oplossing gebaseerd op artificiële intelligentie heeft een aantal beperkingen die ervoor zorgen dat het online formulier veel efficiënter, betrouwbaarder en praktischer is. Laten we eens kijken naar deze onmiskenbare innovatie.

Waar dient OCR-software voor?

Karakterherkenningssoftware, OCR, bestaat al sinds het begin van de jaren tachtig. Hoewel deze niet meteen een groot succes was, gebruiken veel bedrijven OCR al meer dan 20 jaar om tekst van afbeeldingen om te zetten in een formaat dat door andere software kan worden gebruikt.

OCR-technologie is in 2023 nog steeds populair, omdat een gescand document als een beeldbestand wordt opgeslagen. Hierdoor kunt u geen woorden of cijfers in het document opzoeken.

OCR werkt in verschillende stappen:

• analyse van de gescande afbeelding om witte zones, die als achtergrond worden beschouwd, te scheiden van donkere zones, die als tekst worden geklasseerd;
• schoonmaak van de afbeelding en verwijdering van de fouten die OCR opspoort (uitlijning, verwijdering van vlekken, schoonmaken van tabellen, taalanalyse voor meertalige software, enz.);
• analyse van de tekst door patroonherkenning en kenmerkextractie, gebaseerd op een vergelijking met soortgelijke resultaten. De OCR herkent de woorden die via machine learning zijn aangeleerd;
• omzetting van het resultaat in een digitaal bestand, van het type PDF.

🤓 Wist u dat? Ook al is artificiële intelligentie sinds een paar maanden volop in het nieuws met de komst van chatGPT en zijn concurrenten, is OCR een veel oudere artificiële intelligentie!

Toch is OCR-software niet onfeilbaar. De kans op leesfouten is groot, vooral wanneer uw documenten zeer divers zijn en uw OCR nog niet heeft "geleerd" ze correct te herkennen. Het foutenrisico heeft tot gevolg dat nalezen noodzakelijk is.

Tussen het afdrukken van een document en de verwerking ervan door de betrokken afdeling zit dus behoorlijk wat tijd. Deze tijd is niet rendabel. Het kan zelfs leiden tot een zekere nalatigheid in de uitvoering, met ernstige gevolgen, zoals ontevreden klanten, verkeerde betalingen of logistieke fouten.

Een andere oplossing?

Verbeter uw werkmethoden door het Plugnotes-rapport te downloaden.

Wat is de beste oplossing voor het digitaliseren van bedrijfsprocessen in 2023?

Laten we veronderstellen dat u papieren leveringsbonnen gebruikt. U levert een pakket af bij een klant, maar helaas weigert de klant het pakket om een bepaalde reden. De weigering wordt vermeld op de leveringsbon. Er wordt ook een foto genomen als het pakket beschadigd is. Terug op kantoor wordt de leveringsbon aan een medewerker gegeven om te scannen. De foto wordt per e-mail doorgestuurd. Tegen de tijd dat alle informatie bij de klantendienst aankomt, is uw klant misschien al van leverancier veranderd...

😃 Wat als u al uw bedrijfsinformatie in een paar klikken zou kunnen digitaliseren?

Dankzij het online formulier verdwijnt het papierwerk. U creëert een standaard leveringsbon. Als een pakket door de klant wordt geweigerd, vermeldt u dit meteen op het formulier. U voegt de zojuist gemaakte foto toe en stuurt alles naar uw klantendienst. Met een beetje geluk ligt er een nieuw pakket op u te wachten nog voor u terug in het depot aankomt!

Als u op zoek bent naar een oplossing om uw bedrijfsprocessen te digitaliseren en de informatiestroom tussen uw afdelingen te verbeteren, kan een speciaal uitwisselingsportaal als Plugnotes in uw behoeften voorzien. Wij bieden een onbeperkt aantal personaliseerbare modellen voor digitale formulieren:

• digitaal formulier voor materiaalontvangst ;
• online formulier voor de follow-up van een werf ;
• digitaal formulier voor verlofaanvraag ;
• online formulier voor registratie van verbruiksgegevens ;
• enz, ...

Test de functies van Plugnotes, u zult versteld staan!

Waarom is karakterherkenningssoftware achterhaald?

OCR-software was nuttig toen digitale formulieren nog niet bestonden. Bedrijven moesten documenten digitaliseren om af te stappen van papier.

🤔 Heeft u tijd om innovatieve technologie voor uw processen te kiezen? België is een van de meest toonaangevende landen als het gaat om de digitalisering van bedrijven. Dit is een belangrijke stap om de productiviteit en het reactievermogen te verhogen in een snel evoluerende markt.

Klanttevredenheid staat centraal in bedrijven. Hoe sneller uw gegevens worden doorgegeven, hoe efficiënter uw medewerkers, partners en klanten kunnen worden geholpen.

OCR-software kan deze servicekwaliteit niet bieden, met name vanwege de eventuele fouten die deze software maakt. Zoals alle AI heeft het zijn beperkingen en is het alleen een hulpmiddel voor wie de tijd neemt om de resultaten te controleren.

Bovendien heeft OCR-software moeite met het omzetten van bepaalde informatie, zoals handgeschreven gegevens. OCR kan gekreukte of slecht afgedrukte papieren documenten verkeerd lezen. Al deze problemen doen zich niet voor bij een digitaal formulier!

Hoe gebruikt u het online formulier in plaats van OCR?

Als u van uw OCR-software af wilt of wilt afzien van de aanschaf ervan, moet u uw informatiedragers aanpassen. Als u nog steeds papieren formulieren gebruikt, moet u uw processen wijzigen en al uw medewerkers die gegevens verzamelen op zijn minst een smartphone geven.

Voor de papieren documenten die u van leveranciers of klanten ontvangt, kunt u formulieren voorzien waarin de belangrijkste informatie wordt vastgelegd, eventueel met een scan van het originele document gekoppeld aan het formulier.

Deze aanpassing van de werkmethoden vraagt betrokkenheid van al uw medewerkers. U ziet al snel een verbetering van de productiviteit en efficiëntie die deze investering de moeite waard maakt.

Probeer Plugnotes en zijn functies gratis.