CMR-transport: hoe archiveren?

Het archiveren van transport CMR's is essentieel voor alle bedrijven die betrokken zijn bij de grensoverschrijdende levering van goederen. Dit is hoe een grote speler in de distributie dit probleem heeft opgelost met Plugnotes .

Kun je niet wachten om meer te leren? Neem contact op om andere voorbeelden te ontdekken en met ons de uitdagingen te delen die verband houden met het dagelijkse operationele leven van uw KMO.

Wist u ? Bedrijven die goederen internationaal vervoeren, moeten hen begeleiden met een: CMR-transport . Dit "Overeenkomst met betrekking tot het contract voor het internationale vervoer van goederen over de weg" "bevestigt dat de vervoerder de goederen heeft ontvangen en dat hij contractueel gebonden is aan de opdrachtgever, de detailhandelaar.

De uitdaging ? Transport-CMR's moeten door elke actor in de keten worden gearchiveerd vanwege administratieve en conflictbeheersingsredenen.

Transport CMR's bevatten alle informatie met betrekking tot transport:

• plaats van ontvangst en bestemming,
• de inhoud van de levering en de omschrijving van de goederen,
• douane instructies enz.

Archivering van transport CMR's: van theorie naar praktijk

In theorie is het een fluitje van een cent om documenten in archiefkasten te ordenen als ze worden afgeleverd. In de praktijk is het ingewikkelder:

• CMR-transporten worden ontvangen in winkels, depots, logistieke centra en komen niet altijd in handen van administratieve managers
• in geval van een conflict met de vervoerder of de leverancier kan het uren duren om de transport-CMR te vinden die bij bepaalde partijen goederen hoort

Digitalisering: dé oplossing voor het archiveren van transport-CMR's

Hoe dit te vermijden? Door het digitaliseren van de archivering van deze transport-CMR's direct na ontvangst van de goederen .

Te ingewikkeld ? Denk nog eens na! Een oplossing op maat van uw bedrijf kan binnen enkele minuten en zonder IT-ontwikkeling worden geconfigureerd en geïmplementeerd met Plugnotes . Met dit platform kunnen uw teams bij ontvangst van de goederen een formulier invullen via een tablet of smartphone, de transport-CMR en andere gerelateerde documenten scannen, afwijkingen bij de levering aangeven en indien nodig foto's maken.

Voordelen van digitale archivering van transport-CMR's

En daarna ? Het digitaliseren en verzamelen van deze informatie heeft verschillende voordelen:

1. Elimineer transcriptie en onnodig papierwerk

De tijd dat uw teams papieren CMR's ontvingen en de afwijkingen met de hand op de afleverbonnen schreven, is voorbij. Vergeet de inefficiëntie van de tijd dat deze documenten in een doos werden gestapeld terwijl ze wachtten tot de boekhoudafdeling ze kwam ophalen om ze te controleren, te scannen en te transcriberen voordat ze per e-mail naar de leverancier werden gestuurd.

Met Plugnotes kunnen zij, na het invullen van het digitale formulier door uw receptieteams, het formulier in één klik doorsturen naar de leverancier in geval van een te melden afwijking. Het is niet nodig om de gegevens te transcriberen, uw leverancier kan de gegevens en bestanden met betrekking tot de levering via dit formulier raadplegen, zelfs zonder geregistreerd te zijn op Plugnotes. Het beste van alles is dat hij u rechtstreeks kan antwoorden via een ander formulier om de opvolging en het beheer van klachten voor uw team te vergemakkelijken. Hun antwoord wordt direct in het juiste bestand geplaatst en is met één klik terug te vinden.

2. Synchroniseer uw transport-CMR's met uw ERP

Wil je je informatieverzameling centraliseren en schrik je van een extra tool? Geen zorgen!

Automatiseer de overdracht of herclassificeer CMR's in andere beheertools. Plugnotes die het mogelijk maken om zonder aanvullende ontwikkeling te integreren met een ander hulpmiddel (Excel, Sharepoint, ERP, CRM ...) en om gegevens of bestanden onmiddellijk naar andere systemen over te dragen.

Ontdek de meest gebruikte integraties en onze partner Zapier waarmee je je wildste automatiseringsdromen waar kunt maken.

Vind uw informatie direct

Heeft u wel eens een conflictsituatie met een leverancier meegemaakt waarbij de levering getraceerd moet worden? Hoeveel tijd heeft u besteed aan het vinden van de documenten en e-mails die bij de klacht horen?

Vind transport-CMR's in één klik in het geval van een conflict. De zoekmachine geeft u direct toegang tot het juiste document door een trefwoord in te voeren dat gekoppeld is aan de levering in kwestie: datum, naam van de leverancier, enz.

Neem weloverwogen beslissingen

Wees niet langer beperkt in uw analyses door de opeenstapeling van papieren documenten en een gebrek aan gegevens om te analyseren.

Analyseer langetermijngegevens door deze in tabelvorm te bekijken. Gebruik de filters om uw analyses te verfijnen:

• Wie is de minst betrouwbare vervoerder?
• Wie is de meest stipte vervoerder?
• Wat is het voltooiingspercentage van de bestelling per leverancier?
• Welke partijen goederen zijn regelmatig problematisch?
• Hoeveel leveringen worden er per dag ontvangen?

Met Plugnotes configureert u met slechts een paar klikken krachtige digitale formulieren die u kunt delen met uw interne team of met externe derden; klanten, leveranciers of partners.

Onder alle omstandigheden maakt Plugnotes het gemakkelijk om informatie en bestanden te verzamelen en te delen.
Alle informatie is beschikbaar op mobiel (IOS & Android) en op het web. Ze kunnen worden bekeken als een dashboard of direct worden geëxporteerd naar Excel.

Plugnotes kunnen zelfs worden geïntegreerd met de rest van het IT-ecosysteem om de
informatieoverdracht: ERP, Microsoft suite, CRM ...

• Eenvoud van implementatie en 100% teamondersteuning
• Mobiel en offline gebruik
• Uitwisseling van informatie als team of met derden
• Centralisatie van een groot aantal behoeften
• Geen training of technische vaardigheden vereist
  
  

Zullen we beginnen? Neem contact op ontdekken andere voorbeelden en deel met ons de uitdagingen die verband houden met het dagelijkse operationele leven van uw KMO.