Hoe heeft Facq het beheer van leveringen en klachten aan leveranciers snel en eenvoudig gedigitaliseerd?
Contents
Als je in België woont, heb je waarschijnlijk wel eens van Facq gehoord of zelfs met dit bedrijf gewerkt. Ze richt zich op het creëren van het huis van uw dromen door zich te specialiseren in de distributie van sanitair, verwarming en hernieuwbare energiebronnen. Het bestaat al 140 jaar en is een referentie in zijn vakgebied geworden.
Kun je niet wachten om meer te leren? Neem contact op om andere voorbeelden te ontdekken en met ons de uitdagingen te delen die verband houden met het dagelijkse operationele leven van uw KMO.
Facq stelde zich ten doel de interne communicatie te optimaliseren, een ingewikkelde opgave met 45 verkooppunten, 15 showrooms en 3 magazijnen van in totaal 60.000 m2. Missie geslaagd met behulp van ERP ontwikkelingen en oplossingen.
De uitdaging om informatie uit te wisselen met derden
Ondanks hun beste inspanningen hadden hun teams nog steeds te maken met inefficiënte informatiestromen. Na de optimalisatie van de interne communicatie realiseerden ze zich dat dit probleem vooral te wijten was aan de communicatie met hun leveranciers. In het bijzonder de opvolging van leveringsklachten van leveranciers: afwijkingen, ontbrekende producten, leveringsfouten en vertragingen.
Wanneer u een levering ontvangt met defecte goederen. U moet dan:
- Identificeer producten met problemen
- Vul een papieren formulier in en maak foto's
- Scan het formulier
- Verzamel de informatie in een e-mail om naar de leverancier te sturen
- Wacht op een reactie van de leverancier om het probleem intern op te lossen
- Plaats het klachtenrapport op een plaats die gemakkelijk toegankelijk is voor anderen.
Een chronofaag proces. Stel je nu eens voor dat dit gebeurt in magazijnen met een totale oppervlakte van 8,5 voetbalvelden met honderden medewerkers. Het is duidelijk dat er fouten kunnen worden gemaakt en dat informatie gemakkelijk verloren kan gaan.
Bij gebrek aan een centrale plek om alle informatie te verzamelen, wordt deze vastgelegd op papier dat alleen toegankelijk is voor bepaalde personen. Bovendien kost dit proces veel tijd die medewerkers en leveranciers elders productief zouden kunnen besteden.
Het is ook moeilijk om alle bestanden van begin tot eind te traceren. Mogelijk hebben meerdere mensen een bijdrage geleverd, dus de informatie is verspreid over verschillende computers, maar niet geaggregeerd. Ten slotte kon Facq met dit systeem de situatie niet analyseren. Dit is belangrijk voor een importeur om bijvoorbeeld te weten of een bedrijf herhaaldelijk kapotte producten stuurt, om te stoppen met bestellen.
Facq besloot deze stroom ter hand te nemen en te vertrouwen op Plugnotes om hen te helpen
Dankzij Plugnotes , Facq kon maken aangepaste formulieren aangepast aan hun behoeften. De formulieren werden vervolgens via de mobiele app gedeeld met mensen in de magazijnen die ze moesten invullen. Eenmaal ingevuld, kunnen deze formulieren met een enkele klik naar leveranciers worden verzonden. Leveranciers hebben dan toegang tot een duidelijke melding van de klacht en tot een vooraf opgesteld formulier dat bij hun reactie moet worden ingevuld.
Het proces is dus gedigitaliseerd, makkelijker in te vullen en sneller. Bovendien gebeurt alles via het webplatform en wordt het opgeslagen in verschillende mappen, die gemakkelijk te navigeren zijn. Welke tijd er ook is verstreken sinds de verwerking van een bestand, het is altijd mogelijk om het terug te vinden. Hierdoor kan elke werknemer met toegang tot deze informatie deze gemakkelijk overal vandaan halen, aangezien het niet langer een papieren versie is. Het verkleint ook de kans op fouten.
Eindelijk, nu met de hulp van Plugnotes, Facq zijn interne en externe communicatie heeft geoptimaliseerd, het bedrijf om te blijven ontwikkelen, groeien en de droomhuizen van mensen te realiseren.
Met Plugnotes configureert u met slechts een paar klikken krachtige digitale formulieren die u kunt delen met uw interne team of met externe derden; klanten, leveranciers of partners.
Onder alle omstandigheden maakt Plugnotes het gemakkelijk om informatie en bestanden te verzamelen en te delen.
Alle informatie is beschikbaar op mobiel (IOS & Android) en op het web. Ze kunnen worden bekeken als een dashboard of direct worden geëxporteerd naar Excel.
Plugnotes kunnen zelfs worden geïntegreerd met de rest van het IT-ecosysteem om de
informatieoverdracht: ERP, Microsoft suite, CRM ...
- Eenvoud van implementatie en 100% teamondersteuning
- Mobiel en offline gebruik
- Uitwisseling van informatie als team of met derden
- Centralisatie van een groot aantal behoeften
- Geen training of technische vaardigheden vereist
Zullen we beginnen? Neem contact op ontdekken andere voorbeelden en deel met ons de uitdagingen die verband houden met het dagelijkse operationele leven van uw KMO.