Een slechte doorstroming van informatie tussen afdelingen kan de werking van uw hele bedrijf ondermijnen. Dit geldt vooral voor bedrijven die materiaal leveren. Zij moeten zorgen voor een nauwgezette leveringsbewaking en een snel beheer van productafwijkingen. Hoe kunt u efficiënter worden om uw klanten tevreden te stellen? Hoe kunt u de gegevens verzamelen die essentieel zijn voor een goed voorraadbeheer?
Met welke problemen worden de teams in het depot geconfronteerd?
De teams die in het goederendepot werken staan in voor:
- de leveringen die na een interne bestelling van leveranciers moeten worden ontvangen;
- de bestellingen die voor de klanten van het bedrijf moeten worden klaargemaakt.
Deze medewerkers zijn aangewezen op de informatie die zij ontvangen van de leveranciers, de afdeling bestellingen en de bezorgers.
Het drietal bezorger - depotteam - leverancier moet vlekkeloos communiceren om een kwalitatieve klantenservice te garanderen.
Het gaat hier om klanttevredenheid maar ook om een duurzaam samenwerkingsverband met uw leveranciers.
🤨 Het probleem: als de bezorger niet communiceert over problemen bij de ontvangst van de goederen, kunnen de depotteams niet reageren en de leverancier inschakelen om een oplossing te vinden. De meest voorkomende problemen zijn:
X Defecte producten
X Ontbrekende producten
X Verkeerde leveringen
X Vertragingen
Wat gebeurt er als het team in het depot en de bezorgers slecht communiceren?
Er zijn verschillende personen betrokken bij de opvolging van leveringen en het beheer van productafwijkingen. Een communicatiestoornis brengt het hele systeem in de problemen. Een ontevreden klant is een verloren klant.
Een gebrek aan vlotte communicatie is vaak te wijten aan een opvolging:
- via losse papieren bonnen die verloren kunnen gaan;
- via informatieoverdracht per scan, of zelfs fax of e-mail, zonder zekerheid over de ontvangst;
- via een telefoontje op een vaak ongelegen moment, bijvoorbeeld wanneer de bezorger achter het stuur zit. Niets wordt sneller vergeten dan een telefoongesprek onder deze omstandigheden!
😮 Het gevolg: de klant is ontevreden en zit te wachten op een bestelling waarvoor meestal al een voorschot is betaald. Als de productafwijking niet is doorgegeven aan het depot en aan de leverancier, moet de klant zelf weer contact opnemen!
Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf kan een bezorger tientallen leveringen per dag doen, in een hectisch tempo, waarbij de verkeersdrukte vaak voor vertragingen zorgt.
Als de informatiestroom die hij van klanten ontvangt niet goed wordt gecentraliseerd, gaan belangrijke gegevens voor een goed beheer van de voorraad en de klantenservice verloren.
Download het Plugnotes-rapport om te beginnen met het verbeteren van uw werkmethoden.
Hoe kan de opvolging van leveringen en productafwijkingen gedigitaliseerd worden?
🙂 De oplossing? Automatiseer het proces van het volgen van leveringen en productafwijkingen door de digitale formulieren te creëren die noodzakelijk zijn voor uw bedrijf.
Plugnotes is een Saas-platform dat het mogelijk maakt digitale formulieren te creëren die rechtstreeks ingeplugd kunnen worden in het ERP-systeem van uw bedrijf. U moet de structuur van uw processen niet wijzigen en geen bijkomende elementen programmeren om de lacunes in uw ERP-systeem op te vullen.
Online formulieren creëren is een snelle, efficiënte en goedkope oplossing die aantrekkelijk is voor al uw medewerkers, klanten en leveranciers.
Test de Plugnotes functies voor een betere opvolging van leveringen en productafwijkingen.
Waarom verhoogt een betere opvolging van leveringen de productiviteit van uw teams?
Uw medewerkers kunnen betrokken worden bij de creatie van digitale formulieren door hun mening te geven over de noodzakelijke functies en elementen die in de formulieren moeten worden opgenomen.
😁 De voordelen: Deze stap die lijkt op brainstormen verbetert duidelijk de samenwerking tussen teams. De ene afdeling weet soms niet welke gegevens nuttig zijn voor de andere of welke moeilijkheden voortkomen uit een gebrek aan informatie. Deze gemeenschappelijke denkoefening zorgt voor een beter inzicht in het werk van elke collega en een erkenning van wat er nodig is om de taken te vergemakkelijken.
Afhankelijk van de grootte van uw organisatie duurt het ongeveer één dag om de digitale formulieren te creëren voor de opvolging van leveringen en productafwijkingen.
Meer dan alleen de tijd die het kost om digitale formulieren in uw processen te integreren, kunt u de tijd berekenen die uw medewerkers in het magazijn en in het veld zullen besparen. U kunt uitgaan van een tijdwinst van 20 tot 40 werkuren per maand dankzij een betere opvolging van leveringen en productafwijkingen.
💡 Goed om te weten: uw leveranciers hebben geen toegang tot uw formulieren nodig om onmiddellijk de informatie te ontvangen die nodig is om het probleem te verhelpen.
Hoe kan een digitaal formulier voor opvolging van leveringen andere problemen oplossen?
Door nauwkeurige gegevens te verzamelen bij elke levering, krijgt u gestructureerde, vergelijkbare en analyseerbare antwoorden.
Als u bijvoorbeeld merkt dat er zich vaak problemen voordoen met dezelfde leverancier, brengt u deze op de hoogte en neemt u contact op om te bekijken hoe deze situatie, die een samenwerking in gevaar kan brengen, kan worden opgelost.
De analyse van de gegevens van de leveringen toont ook:
- overbelaste leveringsschema's die vaak leiden tot vertragingen;
- producten die regelmatig beschadigd op bestemming aankomen;
- fouten bij de dispatching van leveringen, die te wijten kunnen zijn aan een slechte organisatie in het depot;
- ...
De analyse van gegevensstromen is essentieel om de productiviteit van uw bedrijf te verbeteren. Wanneer u, dankzij het gebruik van digitale formulieren, een probleem vaststelt, kunt u de nodige verbeteringen aanbrengen. Uw medewerkers waarderen dat soms ingewikkelde situaties kunnen worden aangepakt door een beter algemeen procesbeheer.
Ontdek hoe Facq Plugnotes gebruikt om leveringsafwijkingen te digitaliseren. Ze realiseren dankzij onze tool een tijdwinst van gemiddeld 40 uur per maand.
