Een offerte opstellen gaat snel en gemakkelijk dankzij digitale formulieren

Offertes opstellen om nieuwe klanten in te werven vergt veel tijd, maar is noodzakelijk. Om de niet-factureerbare tijd die wordt besteed aan bedrijfsvoering te verminderen, is het noodzakelijk dat uw verkoopmedewerkers efficiënter worden. Hoelang duurt het om een offerte op te stellen? Hoeveel offertes resulteren in ondertekende contracten? Met digitale formulieren kunt u nauwkeurig en snel offertes en bestelformulieren maken. 

Waarom is het van groot belang om de tijd besteed aan prospectie te optimaliseren? 

Offertes en bestelformulieren opstellen heeft een dubbele noodzaak: 

• zonder ondertekende offertes kan uw bedrijf niet overleven; 
• te veel tijd besteden aan het opstellen van offertes is geldverspilling voor uw bedrijf. 

Uw bedrijfsactiviteit is afhankelijk van nauwkeurig opgestelde offertes die veel tijd van uw verkoopmedewerkers in beslag nemen. 

Om een goede offerte op te stellen en zoveel mogelijk kans te maken dat een klant bij uw bedrijf aanklopt, moet u : 

• tijd investeren om de behoeften van de klant te begrijpen. Een bezoek ter plaatse kan noodzakelijk zijn; 
• het budget voor de gevraagde dienst inschatten; 
• een competitieve offerte doen. 

Zelfs als uw offerte relevant is en uw diensten beter zijn dan die van uw concurrenten, is de prijs één van de voornaamste argumenten voor klanten! 

Download het Plugnotes-rapport om onmiddellijk in actie te komen en uw werkmethoden te verbeteren. 

✨ Snellere offerte, blijere klant? Zeker, een klant die een offerte vraagt is ongeduldig. Hij wil uw prijs weten, vooral als hij al overtuigd is van uw diensten en de kwaliteit ervan. Hoe sneller u reageert, hoe groter de kans dat hij tekent, want hij heeft dan geen tijd om andere bedrijven aan te spreken of u te vergeten. 

Welke fouten moeten worden vermeden bij het prospecteren en opstellen van offertes? 

De tijd die u besteedt aan prospectie inkorten is moeilijk, want het is een noodzaak voor uw bedrijf.  

U kunt zich daarentegen niet veroorloven om: 

• tijd te verspillen bij een klant omdat u de informatie die u nodig hebt voor het opstellen van de offerte niet kunt opvragen; 
• belangrijke informatie over het hoofd zien, waardoor u de klant opnieuw moet contacteren of terug langs moet komen; 
• u te vergissen bij het bepalen van het bedrag van uw offerte omdat u zich heeft gebaseerd op onjuiste of onvolledige informatie. 

Neem het voorbeeld van een verhuisfirma. De klant wil een commerciële offerte om een deel van zijn meubels van A naar B te verhuizen. Hoe kunt u een offerte opstellen die rendabel is voor het bedrijf en interessant voor de klant? 

Test de Plugnotes functies en ontdek hoe wij u kunnen helpen om in een oogwenk competitieve offertes te maken. 

⚠️ Opgelet! Het is niet de bedoeling de voorbereiding van de offertes af te raffelen of de prijzen op te blazen om de tijd die nodig is voor prospectie te rentabiliseren. Uw klanten zijn tevreden, uw prijzen zijn correct, maar u wilt de niet-factureerbare tijd verkorten. Om de productiviteit te verhogen moet u voortdurend werken aan verbetering, vooral bij gebrek aan organisatie en efficiëntie van eenvoudige taken. 

Waarom duurt het opstellen van een offerte te lang? 

Een commerciële offerte opstellen komt neer op het afvinken van de taken op een "To-do-lijst", of kortom op een goede organisatie. 

De administratieve afhandeling van de dossiers moet zo weinig mogelijk tijd in beslag nemen. Bij een bezoek aan een toekomstige klant: 

• worden er foto's en maten genomen; 
• wordt informatie genoteerd in een notitieboekje of op papier.  

Aan het einde van het bezoek beschikt u over alle informatie die nodig is om een offerte op te stellen, maar de foto's moeten nog worden gedownload en de notities en maten moeten worden opgenomen in een spreadsheet of in uw ERP-systeem om een berekening te kunnen maken. 

In de tijd tussen het bezoek aan de klant en het opstellen van de offerte kunnen gegevens verloren gaan of ontbreken en informatie kan foutief worden ingevoerd.  

😁 Een offerte opgesteld aan de hand van een digitaal formulier maakt meer kans om aanvaard te worden: dat is zo, want door het gebruik van een digitaal formulier wordt geen enkele informatie over het hoofd gezien. Als de verwervingsfase goed is verlopen, zal uw potentiële klant minder snel moeilijk doen over de prijs. U hebt het vertrouwen gewonnen. Als een van uw concurrenten een betere prijs biedt, maar er ontbreken bepaalde prestaties of er zitten fouten in de offerte, dan zal de klant niet voor hem kiezen. Een gebrekkige offerte is een slecht voorteken. 

Digitalisering van het proces van offertes en bestelformulieren wordt een cruciale stap om competitief te blijven en bovendien tijd te besparen! 

Waarom stelt een offerte op basis van een gekoppeld formulier iedereen tevreden? 

Met Plugnotes creëert u een digitaal formulier dat alle velden bevat die nodig zijn om een offerte op te stellen, zonder dat er informatie over het hoofd wordt gezien. 

Dit gekoppelde formulier biedt de mogelijkheid om de ideeën van uw medewerkers samen te voegen en zo het document op te stellen dat noodzakelijk is voor uw productiviteit.  

Uw veldteams zijn vertrouwd met het bezoeken van klanten, terwijl uw kantoormedewerkers weten welke informatie nodig is om een goede offerte op te stellen. Samen creëert u een digitaal hulpmiddel waarmee u razendsnel een nauwkeurige offerte naar uw potentiële klant kunt sturen. 

U vult het formulier in tijdens het bezoek en de informatie stroomt meteen door naar de medewerker die de offerte maakt. 

Aan het einde van het bezoek vraagt uw toekomstige klant u hoeveel uw prestaties in zijn situatie zullen kosten. U kunt hem meteen een indicatie geven. Bovendien kunt u hem beloven dat hij tegen het einde van de dag een volledige offerte zal ontvangen, zonder onaangename verrassingen. 

U kunt nog verder gaan en alvast een planning van de te leveren prestaties voorstellen. Hoe zou hij onder deze omstandigheden nog kunnen weigeren een beroep op u te doen? 

Probeer Plugnotes gratis! Let's go!