Waarom vermijdt de digitalisering van documenten een tijdrovende transcriptie?

Transcriptie van papieren gegevens is een pure tijdverspilling voor uw medewerkers. Digitaliseer uw documenten bij de bron om de productiviteit te verhogen en de kans op fouten te verkleinen. Ontdek de beperkingen van OCR en verbeter uw procedures met Plugnotes.

Wat zijn de voordelen van het digitaliseren van documenten voor bedrijven?

België staat op de zesde plaats in Europa wat betreft de integratie van digitale technologieën en heeft begrepen dat de digitalisering van zijn bedrijven noodzakelijk is om efficiënter te worden.

Tijdwinst voor alle teams

Digitalisering van werkdocumenten bespaart veel tijd aan teams:

• Informatie is eenvoudig te vinden
• Gegevens zijn overal en altijd beschikbaar in een paar klikken
• Geen transcriptie nodig
• Gemakkelijker te lezen dan handschrift op papier
• Enz.

Beter beheer van de gegevensstroom tussen afdelingen

Er wordt ook tijd bespaard doordat informatie gemakkelijker van de ene afdeling naar de andere kan worden doorgegeven.

Neem het voorbeeld van een medewerker die een levering bij een klant doet. Bij ontvangst worden gebreken aan het product vastgesteld en er is een nieuwe levering nodig. De bezorger vermeldt dit op zijn leveringsbon. Wanneer deze aan het einde van de dag terugkeert naar het bedrijf, moet de leveringsbon getranscribeerd worden, zodat de klantenservice en de logistieke afdeling hiervan kennis kunnen nemen. Hoeveel tijd zit er tussen de melding en de nieuwe levering?

Dankzij de digitale formulieren van Plugnotes zijn de gegevensstromen razendsnel en vlot, zowel intern als met uw leveranciers en partners. Probeer Plugnotes en zijn functies gratis.

Vereenvoudigde samenwerking tussen teams en afdelingen

Een slechte informatiestroom is nadelig voor de verhoudingen tussen de afdelingen. Niet gemelde essentiële informatie leidt tot vertragingen en conflicten en kan de relaties tussen werknemers verstoren.

Een goede coördinatie van gegevensstromen bevordert de productiviteit en de verstandhouding tussen medewerkers.

Uw procedures moeten worden aangevuld met tools die deze informatieoverdracht, die soms wordt verwaarloosd en waarvan de negatieve gevolgen worden onderschat, vereenvoudigen.

Wat zijn de nadelen van papier in een bedrijf?

De prijs van papierpulp is in een jaar tijd met 50% gestegen en dat heeft gevolgen voor de aankoopkosten van deze kostbare informatiedrager. Op zich motiveert deze crisis niet de omschakeling van uw processen naar dematerialisatietools. Laten we eens kijken waarom u echt papierloos zou moeten gaan werken.

Aankoopkosten met betrekking tot het gebruik van papier

De aankoop van papier vertegenwoordigt 1 tot 3% van het budget kantoorbenodigdheden in een bedrijf. Als u niet overgaat tot het digitaliseren van uw documenten, dan komen daar de kosten van inktpatronen, printers, scanners en kopieerapparaten en het onderhoud van deze apparatuur bij.

Digitalisering van documenten en het vermijden van transcriptie van papieren gegevens bespaart u geld.

U kunt ook kleinere kantoorruimtes zonder opslagruimte nemen zodra u uw volumineuze klasseermappen wegdoet.

Gebrek aan uniformiteit in de beschikbare gegevens

U hebt een duidelijke procedure geschreven voor het invullen van uw administratieve documenten: offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, vergaderrapporten, enz.

Maar ook al weet uw personeel hoe dat moet, in de praktijk is het resultaat wisselend, om nog maar te zwijgen van het ontcijferen van bepaalde handschriften.

Deze nadelen worden vermeden door het digitaliseren van uw documenten, want kant-en-klare formulieren laten geen ruimte voor fouten. Uw documenten worden gestandaardiseerd, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gebruikt en vergeleken.

OCR-software: de beperkingen van gegevenstranscriptie

Hoewel de eerste OCR-machine (optische tekenherkenning) in 1929 in Duitsland werd ontwikkeld, wordt deze technologie pas sinds een twintigtal jaar in het bedrijfsleven gebruikt. Optische tekenherkenning is vanwege de vele beperkingen echter een onvolkomen technologie.

Tijdverlies tijdens de transcriptie

OCR zet de afbeelding van tekst om in machineleesbare tekst. Als uw bedrijf bezig is met digitalisering van informatie, scant u waarschijnlijk kassabonnen, incidentenrapporten, vergadernota's en vele andere documenten.

Deze tijdrovende taak wordt uitgevoerd door iemand in uw bedrijf. Afhankelijk van de typografie en de leesbaarheid van de gescande documenten kan het resultaat onjuist zijn, waardoor een handmatige correctie noodzakelijk is.

Mogelijke leesfouten bij de transcriptie met soms ingrijpende gevolgen

Het ontcijferen van handgeschreven tekst is ingewikkeld, zelfs voor degene die het schreef. Is dit getal een 7 of een 1, een 6 of een slecht gevormde 0? De voor- en achternaam van dit e-mailadres zijn anders dan die van de contactpersoon, is dit normaal?

De vele papieren formulieren en documenten die u nog met de hand invult, zijn vaak haastig geschreven, soms zonder een stevige ondergrond om op te schrijven, met een pen die nauwelijks nog werkt.

Deze problemen leiden tot leesfouten van de OCR, die ook bij menselijke transcriptie niet goed kunnen worden gecorrigeerd. Dit soort fouten heeft gevolgen voor de werking van het bedrijf.

Codeerwerk met weinig toegevoegde waarde voor medewerkers

Naast tijdverspilling is een deel van de dag besteden aan het maken van scans en het corrigeren van fouten geen erg zinvolle taak.

Met het Plugnotes-platform kunt u in een paar klikken uw digitale formulieren creëren. Waarom zou u de medewerkers die nog steeds papieren documenten gebruiken deze mogelijkheid om tijd te winnen niet geven?

Vermijd transcriptie van gegevens en verbeter uw werkmethoden door het Plugnotes-rapport te downloaden.

Hoe kunt u uw documenten digitaliseren om de nadelen van papier en transcriptie te vermijden?

Onze klanten ondervinden meestal problemen bij het beheer van hun gegevensstroom:

• Gebruik van papieren formulieren
• Handmatige codering
• Transcriptie met het bijbehorende foutenrisico

Papier moet geleidelijk aan uit uw werkprocedures verdwijnen om de lastige en foutgevoelige transcriptie te vermijden. De digitale formulieren van Plugnotes zijn perfect afgestemd op uw behoeften, want u past ze aan uw situatie aan.

Een voorafgaande brainstormsessie is nodig om de inhoud van de huidige documenten te verbeteren. Zo raken uw medewerkers vertrouwd met een nieuwe werkmethode en begrijpen ze al vóór de eerste ingebruikname dat ze kostbare tijd zullen besparen.

Optimaliseer de productiviteit van uw medewerkers en bevorder de onderlinge verstandhouding dankzij onze digitale formulieren. Probeer nu de Plugnotes-functies.