Het efficiënt beheren van operationele processen is essentieel voor het soepel functioneren van een bedrijf, vooral als het gaat om de ontvangst van goederen na leveringen van leveranciers. Dit artikel benadrukt het belang van digitalisering in dit proces door enerzijds de stappen van de goederenontvangst, de vereiste formaliteiten en controles te bespreken. Anderzijds behandelt het de afhandeling van ontvangstafwijkingen en de voordelen van een digitale aanpak voor bedrijven.
De stappen voor het ontvangen van goederen
Wanneer een bedrijf een bestelling van leveranciers ontvangt, moeten er verschillende belangrijke stappen worden gevolgd om een efficiënte en probleemloze ontvangst te garanderen.
Voorbereiding van de ontvangst
Voordat de goederen zelfs arriveren, is het belangrijk om het personeel en de benodigde infrastructuur voor te bereiden om de producten te ontvangen. Dit omvat het plannen van menselijke hulpbronnen, het organiseren van opslagruimtes en het implementeren van ontvangstprotocollen.
Controle van de conformiteit
Zodra de goederen zijn aangekomen, is het cruciaal om hun conformiteit met de oorspronkelijke bestelling te controleren. Dit omvat het inspecteren van de hoeveelheden, referenties, evenals de kenmerken en specificaties van de producten.
Registratie van afwijkingen
Bij het ontvangen van goederen kunnen er afwijkingen optreden, zoals ontbrekende producten, kwaliteitsgebreken of leveringsfouten. Het is cruciaal om deze problemen nauwkeurig en systematisch te documenteren om ze te melden aan het betrokken team en de nodige corrigerende maatregelen te initiëren. Dit is waar ontvangstafwijkingenrapporten van pas komen.
Elk ontvangstafwijkingenrapport moet essentiële informatie bevatten, zoals:
- Datum van ontvangst
- Bestelreferentie
- Leverancier
- Gedetailleerde beschrijving van de afwijking
- Maatregelen om het probleem op te lossen
Het registreren van afwijkingen met behulp van rapporten zorgt voor een betere traceerbaarheid en een efficiënter probleembeheer. Deze rapporten dienen als gedocumenteerd bewijs en vergemakkelijken de communicatie tussen verschillende betrokken partijen bij het oplossen van afwijkingen, zoals inkoopmanagers, kwaliteitscontroleteams en leveranciers.
Bovendien wordt het mogelijk om trends en herhalingen van bepaalde problemen te analyseren en preventieve corrigerende maatregelen te implementeren, waardoor toekomstige risico's worden verminderd.
Ontdek hoe Facq zijn ontvangstafwijkingen heeft gedigitaliseerd met Plugnotes.
De formaliteiten en controles die moeten worden uitgevoerd
Bij het ontvangen van goederen moeten verschillende formaliteiten en controles worden uitgevoerd om de kwaliteit van de producten te waarborgen en fouten te voorkomen.
Controle van hoeveelheden en referenties
Het is essentieel om de ontvangen hoeveelheden producten te tellen en te controleren, en ervoor te zorgen dat ze overeenkomen met de referenties vermeld in de bestelling. Fouten in hoeveelheid of referentie kunnen leiden tot problemen met voorraadbeheer en levering aan klanten.
Inspectie van de kwaliteit van de goederen
Een grondige controle van de kwaliteit van de goederen is essentieel om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de vereiste normen. Dit kan tests, visuele controles en het gebruik van specifieke apparatuur omvatten om mogelijke gebreken of non-conformiteiten te detecteren.
Evaluatie van de leveringstermijnen
Naast de conformiteit van de producten is het belangrijk om de leveringstermijnen in de gaten te houden. Vertragingen in de levering kunnen gevolgen hebben voor de productieplanning, voorraadbeheer en klanttevredenheid. Een grondige evaluatie van de leveringstermijnen stelt ook in staat om preventieve maatregelen te nemen in geval van terugkerende problemen met bepaalde leveranciers.
Het belang van digitalisering in het beheer van ontvangstafwijkingenrapporten.
De digitalisering van ontvangstafwijkingenrapporten biedt aanzienlijke voordelen voor het midden- en kleinbedrijf (MKB):
Neem het voorbeeld van Facq, de Belgische marktleider op het gebied van sanitaire en verwarmingsproducten, die Plugnotes heeft geïmplementeerd. Ze delen hun ervaring en getuigen van aanzienlijke verbeteringen in de communicatie met hun leveranciers en de traceerbaarheid van afwijkingen. Ze merken ook een efficiëntere classificatie en een betere opvolging van de rapporten op.
Ze zijn erin geslaagd om hun werklast met 40 uur per maand te verminderen, wat neerkomt op een besparing van 2.000 euro per maand aan middelen en tijd. Dit is een aanzienlijke return on investment voor het bedrijf, wat het positieve effect van digitalisering op hun winstgevendheid aantoont.
Automatisering van processen
Door papieren ontvangstafwijkingenrapporten te vervangen door een digitale oplossing, kunnen bedrijven het proces van het beheer van afwijkingen automatiseren en vereenvoudigen. Informatie kan rechtstreeks op mobiele apparaten worden ingevoerd, waardoor fouten bij het overtypen worden voorkomen en de tijd die wordt besteed aan handmatige gegevensinvoer wordt verminderd.
Traceerbaarheid en geschiedenis van afwijkingen
Met een digitale oplossing worden gegevens met betrekking tot ontvangstafwijkingen geregistreerd en centraal opgeslagen. Dit zorgt voor een betere traceerbaarheid van de opgetreden problemen, wat het identificeren van trends, het nemen van geïnformeerde beslissingen en het implementeren van effectieve corrigerende maatregelen vergemakkelijkt.
Optimalisatie van verwerkingstijden
Digitalisering versnelt de verwerking van ontvangstafwijkingenrapporten. Informatie kan direct worden gedeeld met leveranciers, klanten en transporteurs, waardoor communicatietijden worden verkort en problemen sneller kunnen worden opgelost. Dit draagt bij aan het verbeteren van de algehele efficiëntie van het ontvangstproces van goederen.
Plugnotes digitaliseert de ontvangstafwijkingenrapporten
Het beheer van ontvangstafwijkingenrapporten is een belangrijk onderdeel van de supply chain van bedrijven. De digitalisering van ontvangstafwijkingenrapporten biedt talrijke voordelen, zoals geautomatiseerde processen, verbeterde traceerbaarheid en optimalisatie van verwerkingstijden.
Door een digitale benadering te omarmen met behulp van een tool zoals Plugnotes, kunnen bedrijven hun productiviteit verbeteren, fouten verminderen en hun concurrentievermogen op de markt versterken. Digitalisering is ongetwijfeld een essentiële hefboom om operationele processen te optimaliseren en de algehele prestaties te verbeteren. Volgens een recent onderzoek hebben bedrijven die een digitale oplossing hebben geïmplementeerd hun tijd voor het beheer van ontvangstafwijkingen met 40% verminderd, wat hun productiviteit en winstgevendheid ten goede komt. Aarzel niet en probeer Plugnotes gratis uit.
