Nederlands

Het papieren formulier, een echte rem op uw productiviteit

papier rem productiviteit

ERP, workflowsoftware, projectbeheer- en betalingsplatforms zijn enkele van de digitale productiviteitstools die de bedrijfsprocessen verbeteren. Door de gezondheidscrisis heeft 36% van de Belgische bedrijven hun digitalisering en automatisering versneld, bewust dat papier een rem is op de productiviteit. Sluit u aan bij de 4.0 bedrijven en ontdek met Plugnotes waarom papier uw groei belemmert.

 

Meer tijd nodig om informatie te vinden met papieren documenten

In 2009 toonde een studie van Coleman Parkes aan dat een medewerker tussen 20 en 40% van zijn of haar tijd besteedt aan het handmatig opzoeken van documenten. Een dossier vinden duurt vaak tot 18 minuten!

Deze tijdrovende en eentonige activiteit vermindert de productiviteit van uw medewerkers en wijst op een duidelijk gebrek aan organisatie.

Een document dat volgens een eenvoudige procedure is gescand en benoemd, kan snel op een computer worden teruggevonden. Digitale informatie kan in enkele seconden worden opgespoord.

Maar ook al is papier een rem op de productiviteit, de digitalisering moet goed doordacht en georganiseerd worden, zodat de zoektijd niet aan de computer wordt overgedragen.

Met het Plugnotes Software-As-A-Service platform kunt u in een paar klikken uw digitale formulieren creëren. Het verzamelen en uitwisselen van informatie en bestanden wordt eenvoudig en efficiënt. Probeer Plugnotes en zijn functies gratis.

Het ontbreken van essentiële gegevens uit moeilijk te analyseren papieren documenten

De papieren documenten van een bedrijf moeten worden geklasseerd, geregistreerd en beschikbaar zijn om belangrijke informatie te verstrekken.

Als de papieren documenten echter niet onmiddellijk worden gedigitaliseerd, gaat er gegarandeerd informatie verloren. Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw klanten tevreden zijn en taken intern correct worden overgedragen als er geen betrouwbare opvolging is?

Misschien gebruikt u Excel en drukt u alleen het hoognodige af. Maar hoe zorgvuldig u uw vergaderingen ook voorbereidt, u weet nooit zeker of geen essentieel document ontbreekt. Uw gesprekspartner kan ook van uw discussie gebruik maken om even een ander punt naar voren te brengen. Hoe kunt u de betrokkenen tevredenstellen en uw professionaliteit bewijzen?

Met Plugnotes kunt u altijd en overal gegevens en bestanden op een digitaal medium opslaan, delen, bijwerken en opzoeken. Uw partners zullen echt opkijken. U heeft steeds een antwoord op hun vraag dankzij de perfecte optimalisatie van uw documenten.

Fouten bij de overdracht van de papieren informatiestroom die de productiviteit remmen

Klachten van leveranciers, serviceverslagen, offertebeheer, kwaliteitscontrole zijn stuk voor stuk documenten die zo snel mogelijk aan de bevoegde diensten moeten worden overgedragen.

Zonder continuïteit in de informatiestroom verliest een bedrijf aan productiviteit en efficiëntie.

Plugnotes biedt u een tool waarmee u snel informatie kunt verzamelen en delen. U creëert de formulieren die u nodig hebt en stuurt ze onmiddellijk naar de juiste personen.

Maak nu komaf met productiviteitsremmend papier en verbeter uw werkmethoden door het Plugnotes-rapport te downloaden.

Kosten voor verbruiksgoederen en opslag hebben een impact op het budget kantoorbenodigdheden

Het is moeilijk exacte cijfers te geven, maar het Agentschap voor Ecologische Transitie (Ademe) gaat ervan uit dat elke werknemer tussen 70 en 85 kilo papier per jaar gebruikt, wat neerkomt op ongeveer drie pakken per persoon per maand. Dit betekent dat een bedrijf met 100 werknemers tussen 10.000 en 25.000 euro per jaar kwijt is aan papierverbruik, afgezien van de printkosten.

Bij dit budget komen nog de opslagkosten: beschikbare ruimte in de kantoren of verplichte huur van archiefruimte.

Dankzij de dematerialisatie van uw bedrijf kunt u alle bedrijfsinformatie scannen, indexeren en opslaan en deze toegankelijk maken in één beveiligd dossier.

Dankzij de digitalisering van uw bedrijfsprocessen met het Plugnotes-platform kunt u overstappen op een volledig papierloze werkomgeving. De workflow wordt geoptimaliseerd terwijl u geld bespaart.

De risico's voor gegevensbeveiliging door slecht beheerde papieren documenten

Hoewel hacking en cybersecurity tegenwoordig een grote zorg zijn voor 100% digitale bedrijven, blijft papier ook een gevoelige informatiedrager.

80% van de geprinte documenten belanden in bedrijven na gebruik in de vuilnisbak. Er moet speciale aandacht worden besteed aan de vernietiging van papieren documenten om gegevenslekken te voorkomen.

Telewerken heeft ervoor gezorgd dat fysieke dossiers van het kantoor naar de woning van de medewerker worden verplaatst, als de gegevens die ze bevatten nog niet gedigitaliseerd zijn.

Deze veelvuldige verplaatsingen verhogen het risico op verlies van documenten en het uitlekken van vertrouwelijke informatie.

Gebrek aan uniformiteit in de papieren werkprocedures

Het digitaliseren van uw bedrijfsprocessen kost u waarschijnlijk weken ontwikkelingswerk en u heeft de vaardigheden niet in huis. U weet echter dat uw werkprocedures inconsistent zijn en dat het moeilijk wordt om er een weg in te vinden, vooral voor nieuwe medewerkers.

Plugnotes is een no-code tool die door elk bedrijf kan worden ingevoerd in de rest van het bestaande IT-ecosysteem (ERP, CRM, Microsoft suite, enz.). In een paar uur tijd kunt u voor al uw teams gemeenschappelijke werkformulieren creëren die in een mum van tijd kunnen worden ingevuld en verzonden.

Dit maakt het eenvoudiger om informatie op te zoeken en verschillende documenten met elkaar te vergelijken.

Download gratis gids

Gebrek aan professionalisme als gevolg van een slechte papieren informatiestroom

Papier is een rem op de productiviteit, maar wachten met het digitaliseren van uw bedrijfsprocessen schaadt ook uw reputatie in vergelijking met uw concurrenten die deze stap wel hebben gezet.

Het risico van fouten en vertragingen neemt af door het elimineren van papieren documenten. Door de digitalisering wordt elke handeling bijna onmiddellijk uitgevoerd en wordt uw reactievermogen vertienvoudigd.

Door de antwoordtijd naar uw klanten te verkorten, garandeert u hun tevredenheid en verbetert u het beeld dat zij van uw bedrijf hebben. Indirect verbetert u de klantenbinding en uw rendement.

Maak uw meest kritische bedrijfsprocessen papierloos door Plugnotes en zijn functies gratis te proberen. Binnenkort kunt u niet meer zonder en voegt u zich bij de 100% gedigitaliseerde bedrijven in België.