Waarom verspilt u dagelijks tijd met het zoeken naar uw documenten of informatie?

Een actieve volwassene besteedt gemiddeld meer dan 7 uur per week aan het zoeken naar documenten, papier of digitaal, die ze ergens hebben opgeslagen. Niets is zo frustrerend als het gaat om het verspillen van tijd aan het zoeken naar informatie of bestanden. Hoe is het mogelijk ? We geven u hier de belangrijkste redenen voor deze tijdverspilling en de sleutels om er vanaf te komen!

1. U organiseert uw opslag niet efficiënt

Je graaft je geheugen, je zoekt overal, en als en alleen als je geluk hebt, kom je de informatie tegen die je zoekt. Vaak heb je haast, ruim je niet efficiënt op of je stopt met het opslaan van bepaalde informatie en documenten omdat je niet weet waar je ze moet neerzetten: je to-do lijst, je schrijft het op in je notities, je shoppingtickets, je bewaart in papieren versie in je portemonnee, je foto's en inspiraties, je bewaart ze in de fotogalerij van je telefoon ...

2. U geeft uw bestanden geen naam (of onjuiste)

Een ander probleem is de naamgeving van uw bestanden: de foto met de naam "IMG_5893" gemaakt tijdens een conferentie in augustus, hoe kunt u deze vinden? Het is bijna onmogelijk om de nauwkeurigheid van de nomenclatuur van uw bestanden te handhaven wanneer u de opslagtools vermenigvuldigt. Je improviseert bestandsnamen en dubbele mappen.

3. Uw manier van indienen is niet geautomatiseerd

Elke tool biedt zijn eigen manier van werken, wat betekent dat uw opslag per tool verschilt en dat er geen structuur is geautomatiseerd in uw archivering. Dit heeft grote gevolgen voor uw efficiëntie en productiviteit, evenals die van uw derden. Dit zijn niet alleen tijdverspilling, maar zijn ook documenten die u soms kwijt kunt raken omdat de opslag zo fragmentarisch is.

4. Uw onderzoeksresultaten zijn niet relevant

Als u vervolgens een document of specifieke informatie wilt vinden, geven de zoekhulpmiddelen ongestructureerde resultaten weer. Google zal een eindeloze lijst met resultaten samenstellen die niet noodzakelijk overeenkomen met wat u op dit moment zocht, terwijl de Cloud HET document dat u zocht niet zal vinden. Als u daar op "identiteitskaart" zoekt, toont de Cloud u zowel uw verzekeringscontracten als de vliegtickets voor uw laatste reis.

De sleutels om te voorkomen dat u tijd en dagelijkse informatie verspilt? 3 sleutelwoorden: centraliseren, benoemen en automatiseren.

  • Centraliseren uw opslag op één plek, bijvoorbeeld in een enkele applicatie, en verspreid uw informatie niet.
  • Naam uw mappen en bestanden met een bepaalde structuur, inclusief zo veel mogelijk detail.
  • Automatiseer uw manier van opruimen: bepaal voor uzelf precieze regels om uw rangschikking volgens één enkele methodologie te organiseren.

Kortom, om efficiënter te worden en niet gefrustreerd te raken wetende dat uw informatie niet goed is opgeslagen, zijn er oplossingen! Als u uw taak wilt vereenvoudigen en u wilt laten leiden, download plugnotes : organiseer uw ranking om altijd de juiste informatie op het juiste moment te vinden. U kunt zich ook abonneren op de nieuwsbrief voor wekelijkse tips!