Excel et les documents papier ? En 2025, place à l’efficacité et la productivité avec la digitalisation des process

Vos objectifs pour 2025 ? Gagner en productivité et en efficacité pour rendre votre entreprise plus concurrentielle et augmenter sa notoriété. Pour y parvenir, l’un des axes de travail de vos équipes doit concerner la digitalisation des process. Les documents papier datent d’une autre époque et les logiciels de traitement de texte et les tableurs ne sont pas sans failles. Plugnotes vous guide vers une nouvelle manière de conserver les informations.

Comment Excel et le papier freinent-ils l’efficacité d’une entreprise ?

Les documents papier font partie de la vie d’une entreprise depuis des décennies et la suite Office a constitué une petite révolution pour centraliser et partager des données. Toutefois, ces dispositifs sont maintenant obsolètes et Plugnotes vous explique pourquoi.

Le temps de recherche

Avec un client au téléphone ou un collègue qui surgit dans votre bureau, combien de temps mettez-vous à retrouver un document papier urgent ?

Selon l’Association Information et Management (AIM), un salarié passerait 7 h 30 par semaine à chercher des informations papier ou numériques… sans les trouver la plupart du temps ! Autant dire que perdre près d’une journée de travail à rechercher en vain des renseignements revient presque à ne pas travailler.

La digitalisation des process améliore ainsi l’efficacité en entreprise, car perdre des données devient impossible. Créez un formulaire personnalisé pour vos documents et testez-le quelques semaines.

La perte d’informations

En parlant de temps perdu, la perte des informations représente le second problème des documents papier ou des fichiers numériques modifiables par tous les collaborateurs.

Perdre des informations revient à perdre du travail effectué précédemment. C’est également égarer potentiellement des données précises, voire confidentielles, indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

À une époque où les entreprises souhaitent obtenir une certification RGPD pour témoigner de leur sérieux et de leur professionnalisme, perdre de l’information impacte la notoriété de votre entreprise. À terme, ce sont vos clients qui peuvent vous quitter.

Le manque de rigueur

Travailler à partir d’informations partielles ou sur base des souvenirs qu’un collaborateur au terme d’une réunion ou d’un échange avec un client constitue un manque de rigueur flagrant. Quel que soit votre secteur d’activité, vos clients veulent se sentir compris et privilégiés.

Si vous ne tenez pas compte des informations dont vous disposez sur eux pour améliorer la satisfaction client, les avis négatifs vont commencer à se multiplier.

La digitalisation des process offre une réelle réponse à cette problématique, car toutes les informations sont enregistrées en temps réel et transmises à qui de droit. Rapide, simple et efficace !

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La complexité des process

Digitaliser des formulaires tels que des bons de commande ou de livraison, des devis ou des comptes rendus de réunion permet de faciliter les échanges et les procédures.

De plus, en cas d’absence ou de départ d’un collaborateur, son remplaçant retrouve aisément les informations. Votre entreprise gagne en productivité et en efficacité. Vos collaborateurs ne craignent plus de faire des erreurs de procédure.

Les conflits entre collaborateurs

Les entreprises qui affichent un turn-over important ne prennent pas en compte le bien-être de leurs collaborateurs.

Il ne s’agit pas uniquement d’aménager de bons horaires de travail ou de proposer des afterworks chaque semaine. Le bien-être au travail passe par de bonnes relations entre collaborateurs et par une organisation simple qui permet de travailler efficacement.

Quoi de plus agaçant qu’un collègue qui ne retrouve pas une information cruciale ou est incapable de vous dire pourquoi un client est mécontent ? Améliorez vos pratiques opérationnelles en téléchargeant le rapport Plugnotes.

Quels sont les freins à la productivité dans une société ?

Les sociétés dont la croissance est excellente présentent au moins deux points communs : elles sont efficaces et organisées. Pour les autres, plusieurs freins permettent d’expliquer leur stagnation ou un chiffre d’affaires en baisse :

• un manque d’organisation ;
• une mauvaise communication ;
• des conflits et des réclamations.

En entreprise, un collaborateur n’apprécie généralement pas de remplacer son collègue absent, car il sait que ce dernier « ne travaille pas comme lui ». En tant qu’employeur, vous détestez cette excuse ! Vos procédures sont supposées permettre à n’importe qui de reprendre le travail d’un collègue absent. Dans les faits, c’est rarement le cas.

Chacun a sa manière de ranger ses documents papier. Certains ne prennent justement même pas la peine de ranger (souvent faute de temps), même s’ils affirment parfaitement s’y retrouver.

Excel et les logiciels de traitement de texte ont apporté une réponse à cette problématique. De plus, numériser les documents papier a permis de les stocker aussi sur un disque dur, un réseau ou un Cloud, mais le problème subsiste : le manque d’organisation.

Malgré des procédures strictes et claires, chacun nomme les fichiers comme il le souhaite et conserve des notes de ce qui lui semble important.

En créant des formulaires digitaux pour chaque document de votre entreprise, vous supprimez cette personnalisation des documents propre à chaque salarié.

Comment la digitalisation des process améliore-t-elle l’efficacité et la productivité en entreprise ?

Digitaliser vos process à travers une solution SaaS comme la plateforme Plugnotes vous offre plusieurs atouts :

• des procédures simplifiées ;
• une transmission rapide et exhaustive des informations ;
• une efficacité motivante ;
• la satisfaction générale.

Qui dit simple, rapide et efficace, dit plus productif ! Un collaborateur qui réalise ses missions quotidiennes sans perdre de temps apprécie d’autant plus son emploi. Il n’a plus l’impression de chercher en vain des informations ou de remettre à jour des fichiers sur lesquels il a déjà travaillé.

La digitalisation offre plus de temps pour travailler sur des tâches à haute valeur ajoutée. Ainsi, vous pouvez augmenter votre chiffre d’affaires sans même agrandir vos équipes !

De plus, la satisfaction de vos clients s’en ressent. Ces derniers sont témoins de la bonne entente entre vos collaborateurs. Quand ils posent une question ou font une demande, ils obtiennent un retour instantané qui leur donne confiance en votre entreprise.

Testez dès maintenant les fonctionnalités de la plateforme Plugnotes !