Grossiste actif dans la décoration depuis plus de 30 ans, Chehoma propose une collection de plus de 4000 objets, travaille avec 300 fournisseurs et distribue à plusieurs milliers de professionnels dans une cinquantaine de pays. Depuis plusieurs années, Chehoma ressent le besoin de simplifier et digitaliser les processus en place au sein de leur entreprise pour améliorer l’efficacité de ses équipes. C’est alors que Plugnotes est entré en jeu.
1. Mise en place de rapports de visites pour les agents commerciaux
Chehoma travaille avec un réseau d’agents indépendants qui rendent visite à des clients par région et les accompagnent dans leur prises de commandes. L’équipe commerciale dans les bureaux collaborait jusqu’il y a peu au travers d’échanges irréguliers par e-mail et informels par téléphone.
Avec Plugnotes, ils ont configuré en quelques instants un formulaire dynamique permettant aux agents de compléter des rapports de visites structurés. En demandant aux agents de compléter ce formulaire accessible via un lien ou un QR-code, même sans télécharger l’application, l’équipe commerciale peut :
- Suivre le travail quotidien des agents
- Générer des rapports mensuels pour évaluer les commerciaux
- Centraliser et consulter les demandes/ plaintes venant des clients de manière structurée
- Consulter les fiches complétées sous forme de fiches dynamiques ou tableau Excel
2. Suivi des anomalies dans les dépôts
Avec plus de 4000 références et 10.000 m² de stockage, le suivi des anomalies se faisait indirectement au travers de discussions entre les ouvriers et l’équipe en charge des achats ou ne se faisait parfois pas du tout, représentant une perte sèche pour l’entreprise. Articles cassés, mal rangés, imparfaits, nombreuses sont les anomalies à lister quotidiennement.
Pour solutionner ce problème, il a suffi à l’équipe des achats de configurer un formulaire listant les données à compléter pour qu’ils puissent recevoir un rapport efficace des anomalies constatées sur le terrain avec en annexe les photos expliquant mieux le problème à chaque fois: référence du produit, quantité concernée, localisation dans le dépôt… Les ouvriers ont très rapidement appris et adhéré au système qui leur fait gagner beaucoup de temps et participer facilement à la gestion des stocks qui sont ainsi mis à jour directement sans effort et tout cela de leur smartphone. Grâce à ça, l’équipe commerciale peut :
- Faire le suivi des anomalies et des erreurs de productions
- Générer instantanément des rapports pour les fournisseurs
- Partager l’information avec le service comptable pour des demandes de notes de crédits
- Partager l’information avec l’équipe commerciale pour adapter les commandes clients
3. Une meilleure communication entre les équipes
En standardisant et centralisant la collecte d’informations et de fichiers au travers des formulaires Plugnotes, Chehoma a amélioré la communication au sein de ses équipes. En effet, les informations sont disponibles à tous sous forme de fiches dynamiques ou de tableau Excel. De plus, grâce au moteur de recherche global, n’importe qui peut s’y retrouver.
Tout ça, sans le moindre développement informatique ou connaissance technique !
