Trois bonnes raisons d’optimiser les process de votre entreprise

Optimiser les process d’une entreprise permet d’améliorer facilement et rapidement sa performance. L’ensemble de vos processus au sein de chacune de vos équipes est concerné, car le management des processus contribue à un meilleur fonctionnement global de l’entreprise. Vous gagnez en efficacité, vous réalisez des économies et vous fidélisez vos collaborateurs. Découvrez avec Plugnotes les trois raisons les plus évidentes d’améliorer vos process d’entreprise sans tarder.

1. Faciliter le lancement d'un nouveau produit par l'amélioration des flux d'information

L’Investissement financier et humain avant le lancement

Le lancement d’un nouveau produit constitue une étape clé pour une entreprise. L’important travail réalisé en amont monopolise un nombre considérable de collaborateurs internes et externes. Vous avez investi du temps et de l’argent dans ce produit. Le moment décisif tant attendu est arrivé : le lancement.

Un lancement crucial pour le succès d’un produit

Vous n’êtes pas au bout de vos peines si vos processus d’entreprise ne sont pas optimisés pour un lancement réussi. En effet, ce surplus d’activité pour vos équipes vente, conseils et SAV doit être absorbé par une efficacité redoutable.

Si vos équipes hésitent ou se trompent dans les réponses apportées aux clients potentiellement intéressés par votre lancement, vous risquez gros.

Un manque de fluidité dans les échanges et la transmission des informations entre les interlocuteurs d’une entreprise témoigne d’un dysfonctionnement dans vos processus. Les clients se demandent alors légitimement s’ils peuvent réellement faire confiance aux promesses faites par vos produits.

Optimiser vos process et le flux d’information vous assure que vos collaborateurs en relation directe avec vos clients connaissent toutes les spécificités de votre nouveau produit.

Une optimisation de la transmission d’informations pour garantir le succès

Pour que le lancement d’un nouveau produit ne représente qu’une formalité, Plugnotes vous conseille d’optimiser vos processus en amont en implémentant en quelques heures son outil de digitalisation des processus opérationnels.

Vous manquez des ressources indispensables en interne pour améliorer vos process ? Téléchargez le guide des bonnes pratiques opérationnelles Plugnotes pour découvrir les 10 points à optimiser au sein de votre entreprise.

2. Réduire les erreurs courantes dans l'organisation des tâches grâce à la digitalisation des processus opérationnels

Se libérer du temps pour créer de la valeur

La gestion des tâches courantes d’une entreprise est chronophage et non dénuée d’un important risque d’erreur. Optimiser les processus apporte une logique, une organisation et un système de mesure pour garantir une réalisation efficace de chaque tâche.

Vous gagnez ainsi du temps pour vous consacrer à des missions plus intéressantes et créatrices de valeur pour votre société. De même, vos collaborateurs n’ont plus besoin d’être contrôlés en permanence ou de vérifier à plusieurs reprises que leurs tâches sont correctement réalisées. Leur poste peut alors évoluer vers des missions plus qualifiées qui améliorent la perception qu’ils ont de leur rôle.

Optimiser les processus de votre entreprise vous permet à terme de fonctionner quasiment en pilote automatique en réduisant les erreurs courantes.

Améliorer les relations entre les collaborateurs et les équipes

Vous améliorez également l’entente au sein de vos différentes équipes, car en automatisant certains flux de données, vous contribuez à réduire les retards ou les oublis caractéristiques de la transmission d’informations.

Avec la plateforme Plugnotes, la collecte et le partage d’informations et de fichiers à travers des formulaires digitaux sont facilités. Vous configurez en quelques minutes de puissants formulaires numériques partagés avec vos équipes en interne ou avec des collaborateurs externes : clients, fournisseurs ou partenaires.

Ainsi, l’optimisation des processus qui diminue le risque d’erreur et facilite votre communication vous demande peu de temps.

Vous pouvez intégrer dans votre entreprise une nouvelle procédure sans crainte de voir les erreurs se multiplier puisque l’automatisation de vos processus rend quasiment invisible ce changement.

Mesurer l’atteinte de ces objectifs

Pour évaluer les résultats de l’optimisation des process de votre entreprise, n’oubliez pas de définir au préalable des indicateurs clés de performance (KPI). Ils vous permettront d’apprécier à leur juste valeur les gains de l’amélioration de vos processus.

Optimisez les process de votre entreprise sans attendre en testant gratuitement Plugnotes et ses fonctionnalités.

3. Intégrer plus facilement et rapidement de nouveaux collaborateurs grâce à l'optimisation des process

Expliquer le fonctionnement de l’entreprise aux derniers arrivés

Un nouveau collaborateur doit comprendre en un minimum de temps :

• Qui fait quoi ?
• Avec quoi ?
• Où ?
• Quand ?
• Comment ?
• Pourquoi ?

Optimiser vos process vous aide à répondre en quelques minutes à toutes ces questions.

L’intégration d’un nouvel employé nécessite de lui expliquer le fonctionnement de l’entreprise. Le premier objectif de cette étape d’acclimatation consiste à faire sentir au collaborateur qu’il est le bienvenu et que ses compétences sont vivement attendues.

Rendre un nouveau collaborateur efficace rapidement

Un salarié qui saisit vite comment fonctionne son équipe ou son service sera plus rapidement opérationnel et autonome. Laisser seul un nouveau collaborateur faute de temps représente une erreur stratégique qui peut justifier un turn-over important.

Outre ce flou qui va miner le moral du nouvel arrivé et agacer ses collègues, des erreurs aux conséquences graves peuvent se produire :

• Erreur de conception, de production ou de livraison à la suite d’une incompréhension dans la réalisation d’une tâche
• Perte d’informations sensibles ou essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise
• Rupture de contrat avec un client insatisfait

Ces erreurs représentent autant d’euros et de temps perdus pour réparer les dégâts, sans parler de l’impact sur la réputation de l’entreprise.

Vous pouvez recruter le meilleur profil dans votre domaine de compétences, l’arrivée dans une nouvelle structure nécessite toujours un temps d’adaptation. Cette personne ne doit pas apprendre le métier, mais comprendre comment le faire efficacement dans votre société.

La plateforme Plugnotes vous aide à numériser vos flux opérationnels facilement, rapidement et de façon flexible, en suivant la tendance du no-code.

Les possibilités d’optimiser les process en entreprise sont nombreuses. Téléchargez gratuitement le guide opérationnel Plugnotes pour découvrir 10 axes d’amélioration.