Verhuizen is een veelvoorkomende ervaring die veel mensen in hun leven meemaken. Met de verhuizing komt ook het risico van kapotte goederen als gevolg van onvoldoende verpakking. Ontdek in dit artikel hoe een Belgisch verhuisbedrijf deze stroom heeft geoptimaliseerd. x met Plugnotes.
Kun je niet wachten om meer te leren? Neem contact op om andere voorbeelden te ontdekken en met ons de uitdagingen te delen die verband houden met het dagelijkse operationele leven van uw KMO.
AL S zet is gespecialiseerd in het verplaatsen van uw meubelen, ook de fragielere en waardevollere stukken. Hun verhuizers worden opgeleid voordat ze aan de klus beginnen. Hun diensten omvatten inpakken, verhuizen, warehousing, bevoorrading van vrachtwagens en verzekeringen.
Onlangs zijn er een aantal dingen ten goede veranderd
Wat bracht de verandering teweeg?
Het bedrijf is onlangs overgenomen door drie partners die streven naar continuïteit van de dienstverlening en dromen van het optimaliseren van bestaande processen. Ondanks kwaliteitswerk en zeer gewaardeerd door hun klanten, besteedde het management te veel tijd aan het beheer van de administratieve opvolging van de dossiers.
Om een missie te starten, moesten ze naar de klant gaan en elk item op papier zetten. Ze zouden dan foto's maken van alle objecten met een camera. Terug op kantoor hebben ze de informatie vervolgens omgezet in een Excel-document, de foto's geüpload naar een Excel-document en de offerte voor de klant opgesteld.
Nadat de informatie naar de klant was verzonden, wachtten ze op de validatie van het project per e-mail.
Vervolgens moeten ze op de dag van de missie alle instructiedocumenten aan de verhuizers overhandigen zodat ze de nodige werkzaamheden kunnen uitvoeren.
Er waren honderd woorden nodig om het proces van het starten van een project te beschrijven. Niet voor niets, de hoeveelheid informatie die moet worden verzameld, getranscribeerd en vervolgens moet worden uitgewisseld met de klant en interne teams. Om nog maar te zwijgen van het risico op fouten dat gepaard gaat met deze handmatige en repetitieve taken: verlies van informatie, verkeerde interpretatie van notities, ...
Plugnotes in dienst van ALS
Dit is waar Plugnotes binnenkomt. ALS nam contact op met Plugnotes om hen te helpen de bestaande processen te optimaliseren.
Met Plugnotes konden ze dit proces in een mum van tijd digitaliseren en optimaliseren. Via de mobiele en webapplicatie konden ze:
- aangepaste formulieren maken
- aantekeningen en foto's maken van de inventaris van de klant
- commentaar op de foto's met de details van de goederen
- informatie op één plek centraliseren
- vereenvoudig het maken van offertes door informatie naar Excel te exporteren
- stuur het ingevulde formulier naar de klant om te controleren of de inventaris compleet is
- stuur een kopie van het bestand naar de verhuizer
- gegevens en bestanden bekijken met tabellen en rapporten
- archiveer de set voor later overleg
Onmiddellijke resultaten
Tegenwoordig bespaart iedereen tijd met deze nieuwe implementatie. Inderdaad, wanneer een lid van het ALS-team naar een klant komt voor een offerte, somt hij de items op door het Plugnotes-formulier op zijn smartphone in te vullen. Hij voegt foto's van de artikelen bij en becommentarieert ze indien nodig. Terug op kantoor maakt hij eenvoudig de offerte af met alle gegevens gecentraliseerd. Ten slotte deelt hij het bestand gemakkelijk met zijn klant, die zelf geen Plugnotes-gebruiker mag zijn. Het is beter nee?
Met Plugnotes configureert u met slechts een paar klikken krachtige digitale formulieren die u kunt delen met uw interne team of met externe derden; klanten, leveranciers of partners.
Onder alle omstandigheden maakt Plugnotes het gemakkelijk om informatie en bestanden te verzamelen en te delen. Alle informatie is beschikbaar op mobiel (IOS & Android) en op het web. Ze kunnen worden bekeken als een dashboard of direct worden geëxporteerd naar Excel.
Plugnotes kunnen zelfs worden geïntegreerd met de rest van het IT-ecosysteem om de
informatieoverdracht: ERP, Microsoft suite, CRM ...
- Eenvoud van implementatie en 100% teamondersteuning
- Mobiel en offline gebruik
- Uitwisseling van informatie als team of met derden
- Centralisatie van een groot aantal behoeften
- Geen training of technische vaardigheden vereist
Zullen we beginnen? Neem contact op ontdekken andere voorbeelden en deel met ons de uitdagingen die verband houden met het dagelijkse operationele leven van uw KMO.
