Comment Facq a digitalisé sa gestion des livraisons et des réclamations auprès des fournisseurs, rapidement et facilement ?

Si vous vivez en Belgique, vous avez probablement entendu parler de Facq ou même travaillé avec cette société. Elle se focalise sur la création de la maison de vos rêves en se spécialisant dans la distribution de sanitaire, chauffage et énergies renouvelables. Existant depuis 140 ans, elle est devenue une référence dans son domaine.

Impatient d’en savoir plus ? Contactez-nous pour découvrir d’autres exemples et nous partager les défis liés au quotidien opérationnel de votre PME.

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Facq s’est donné pour objectif d’optimiser la communication interne, une tâche compliquée avec 45 points de vente, 15 salles d’exposition et 3 entrepôts totalisant 60 000 m2. Mission accomplie avec l’aide de développements et solutions ERP.

 

L'enjeu de l'échange d'information avec des tiers

Malgré leurs efforts, leurs équipes faisaient encore avec certains flux d’informations inefficaces. Suite à l’optimisation de la communication en interne, ils ont réalisé que ce problème était principalement dû à la communication avec leurs fournisseurs. En particulier, le suivi des réclamations de livraison auprès des fournisseurs: anomalies, produits manquants, erreurs de livraisons et les retards.

Lorsque vous réceptionnez une livraison avec de la marchandise défectueuse. Vous devez alors :

  1. Identifier les produits présentant des problèmes
  2. Remplir un formulaire papier et prendre des photos
  3. Scanner le formulaire
  4. Rassembler les information dans un mail à envoyer au fournisseur
  5. Attendre une réponse du fournisseur afin de traiter le problème en interne
  6. Lister le rapport de plainte dans un endroit facile d’accès par les autres.

Un processus chronophage. Imaginez maintenant que cela arrive dans des entrepôts dont la superficie totale équivaut à 8,5 terrains de football et qui comptent des centaines d’employés. Il est évident que des erreurs peuvent être commises et que des informations peuvent se perdre facilement.

En l’absence d’un lieu centralisé où collecter toutes les informations, celles-ci sont consignées sur des papiers qui ne sont accessibles qu’à certaines personnes. De plus, ce processus prend beaucoup de temps que les employés et les fournisseurs pourraient consacrer ailleurs de manière productive.

Il est également difficile de retracer tous les dossiers du début à la fin. Plusieurs personnes ont pu y contribuer, ce qui fait que les informations sont disséminées dans différents ordinateurs mais ne sont pas regroupées. Enfin, avec ce système, Facq ne pouvait pas analyser la situation. Ce qui est important pour un importateur afin de savoir, par exemple, si une entreprise envoie de façon répétée des produits cassés, de cesser de lui passer commande.

 

Facq a décidé de prendre ce flux en main et faire confiance à Plugnotes pour les aider

Grâce à Plugnotes, Facq a pu créer des formulaires personnalisés adaptés à ses besoins. Les formulaires ont ensuite été partagés par l’application mobile aux personnes dans les entrepôts qui doivent les remplir. Une fois remplis, ces fiches peuvent être envoyés aux fournisseurs d’un simple clic. Les fournisseurs ont alors accès à un rapport clair de la réclamation et à un formulaire préétabli à compléter avec leur réponse.

Le processus est ainsi numérisé, plus facile à remplir et plus rapide. De plus, tout se fait par l’intermédiaire de la plateforme web et est stocké dans différents dossiers, dans lesquels il est facile de naviguer. Quel que soit le temps écoulé depuis le traitement d’un dossier, il est toujours possible de le retrouver. Cela permet à tout employé ayant accès à ces informations de les obtenir facilement et d’où qu’elles soient puisqu’il ne s’agit plus d’une copie papier. Cela réduit également la probabilité d’erreurs.

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Enfin, maintenant qu’avec l’aide de Plugnotes, Facq a optimisé sa communication interne ainsi qu’externe, l’entreprise de continuer à se développer, à croître et à réaliser les maisons de rêve des gens.

Avec Plugnotes, vous configurez en quelques clics de puissants formulaires numériques que vous pouvez partager avec votre équipe en interne ou avec des tiers externes; clients, fournisseurs ou partenaires.

En toutes circonstances, Plugnotes facilite la collecte et le partage d’informations et de fichiers.
Toutes les informations sont disponibles sur mobile (IOS & Android) et sur le web. Elles peuvent être consultées sous forme d’un tableau de bord ou exportées instantanément vers Excel.

Plugnotes peut même être intégré au reste de l’écosystème informatique pour automatiser le
transfert d’informations : ERP, suite Microsoft, CRM…

  • Simplicité d’implémentation et adhésion des équipes à 100%
  • Utilisation mobile et hors-ligne
  • Echange d’informations en équipe ou avec des tiers
  • Centralisation d’une multitude de besoins
  • Aucune formation ou compétence technique requise
 

On s’y met ? Contactez-nous pour découvrir d’autres exemples et nous partager les défis liés au quotidien opérationnel de votre PME.