Plugnotes a décidé de se mettre à disposition de la formidable équipe de BXL Refugees qui se bat au quotidien pour une société plus ouverte et plus inclusive à l’égard des personnes en migration.
La Plateforme Citoyenne – BXLRefugees vise à mobiliser et fédérer les énergies citoyennes et associatives pour transformer les représentations et attitudes sociétales au sujet des personnes en migration et contribuer à offrir une réponse à leurs besoins qui soit fondamentalement humaine et de qualité en développant, si nécessaire, de nouvelles solutions.
Ils comptent aujourd’hui près d’une dizaine de centres d’accueils à Bruxelles : appartements, hôtels, écoles…
Pour répondre aux grandes ambitions de ce projet, l’équipe de BXLRefugees collabore avec une vingtaine de bénévoles à plein temps et des centaines de bénévoles ponctuels.
Ne disposant ni de software adapté ni de compétences informatiques pointues, l’organisation, l’inscription et la formation des nouveaux bénévoles consomment énormément de temps aux équipes en place.
C’est ici que, en quelques heures, Plugnotes est entré en jeu …
Mise à jour des inscriptions aux séances d’infos
Les inscriptions aux séances d’informations se font à partir d’un formulaire, partagé par lien sur les groupes Facebook des événements.
Plus besoin de re-encoder et rassembler les adresses dans un fichier, elles sont toutes rassemblées au même endroit
Diffusion de documents
Les informations et les documents, présentés lors des séances d’informations sont diffusées via un (QR) code à scanner ou accessible via le site de Plugnotes ou par lien.
Plus besoin de prendre le temps d’annexer les documents et retranscrire les informations dans des mails , toutes les informations et fichiers sont centralisées et diffusables en un clic.
Collecte des fiches d’inscriptions bénévoles
Les inscriptions sont complétées via un formulaire numérique et les documents d’identité y sont directement annexables. Ceci met à jour directement le dossier des inscriptions dont les données sont aisément consultables via l’application et exportables sous forme de liste en Excel.
Fini les tâches fastidieuses liées à la collecte, la vérification, le classement et la mise à jour de la base de données. Plus besoin de compléter les inscriptions sur des formulaires papiers et ensuite les renvoyer par mail.
Suite à la facilité et la rapidité d’implémentation de ce premier cas pratiques, d’autres projets très différents d’optimalisation peuvent déjà être envisagés comme le suivi du matériel, la diffusion des procédures en interne, l’organisation des livraisons et des collectes…
