ALS déménagement digitalise la prise de devis avec Plugnotes

Déménager est une expérience commune que beaucoup de gens expérimentent au cours de leur vie. Avec le déménagement vient aussi le risque des marchandises cassées à cause de l’emballage inadéquat. Dans cet article, découvrez comment un acteur belge du déménagement a optimisé ce flux avec Plugnotes.

Impatient d’en savoir plus ? Contactez-nous pour découvrir d’autres exemples et nous partager les défis liés au quotidien opérationnel de votre PME.

ALS déménagement  se spécialise dans le déménagement de vos meubles, y compris les pièces plus fragiles et précieuses. Leurs déménageurs sont formés avant de commencer le travail. Leurs services comprend l’emballage, le déménagement, l’entreposage, la fourniture de camions et l’assurance.

Récemment, certaines choses ont changé, en mieux encore


Ce qui a amené le changement

L’entreprise a récemment été reprise par trois partenaires qui ont pour objectif d’assurer la continuité du service et rêvent d’optimiser les processus existants. Malgré un travail de qualité et fort apprécié de leurs clients, le management passait trop se temps à gérer le suivi administratif des dossiers.


Pour initier une mission, ils devaient se rendre chez le client et lister chaque article sur papier. Ils prenaient ensuite des photos de tous les objets avec un appareil photo. De retour au bureau, ils retranscrivaient alors les informations dans un document Excel, uploadaient les photos dans un document Excel et préparaient le devis pour le client. 
Une fois le informations envoyées au client, ils attendaient la validation du projet par mail.
Ensuite, le jour J de la mission, ils doivent remettre tous les documents d’instructions aux déménageurs pour qu’ils puissent assurer le travail nécessaire.

Il a fallu une centaine de mots pour décrire le processus du démarrage d’un projet. Pour cause, le nombre d’informations à collecter, retranscrire et ensuite à échanger avec le client et les équipes en interne. Sans compter, le risque d’erreurs qui accompagne ces tâches manuelles et répétitives : perte d’information, mauvaise interprétation des notes, …


Plugnotes au service d'ALS

C’est là que Plugnotes intervient. ALS a contacté Plugnotes pour les aider à optimiser les processus en place.

Avec Plugnotes, ils ont su digitaliser et optimiser ce processus en rien de temps. Via l’application mobile et web ils ont pu :

  • créer des formulaires personnalisés
  • prendre des notes et des photos de l’inventaire chez le client
  • commenter les photos avec les détails des marchandises
  • centraliser l’information à un endroit
  • simplifier la création de devis en exportant les informations vers Excel
  • envoyer le formulaire complété au client pour vérifier que l’inventaire est complet
  • transmettre une copie du dossier au déménageur
  • consulter les données et les fichiers au moyen de tableaux et de rapports
  • archiver l’ensemble pour consultation ultérieure

Des résultats immédiats

Aujourd’hui, tout le monde gagne du temps grâce à cette nouvelle implémentation. En effet, lorsqu’un membre de l’équipe ALS vient faire un devis chez un client, il liste les articles en complétant le formulaire Plugnotes sur son smartphone. Il annexe des photos des articles et les commente si besoin. De retour au bureau, il finalise le devis facilement avec toutes les données centralisées. Enfin il partage la fiche facilement avec son client, qui ne doit lui-même pas être utilisateur de Plugnotes. C’est mieux, non ?

Avec Plugnotes, vous configurez en quelques clics de puissants formulaires numériques que vous pouvez partager avec votre équipe en interne ou avec des tiers externes; clients, fournisseurs ou partenaires.

En toutes circonstances, Plugnotes facilite la collecte et le partage d’informations et de fichiers. Toutes les informations sont disponibles sur mobile (IOS & Android) et sur le web. Elles peuvent être consultées sous forme d’un tableau de bord ou exportées instantanément vers Excel.

Plugnotes peut même être intégré au reste de l’écosystème informatique pour automatiser le
transfert d’informations : ERP, suite Microsoft, CRM…

  • Simplicité d’implémentation et adhésion des équipes à 100%
  • Utilisation mobile et hors-ligne
  • Echange d’informations en équipe ou avec des tiers
  • Centralisation d’une multitude de besoins
  • Aucune formation ou compétence technique requise
 

On s’y met ? Contactez-nous pour découvrir d’autres exemples et nous partager les défis liés au quotidien opérationnel de votre PME.