Économiser une semaine par mois grâce à un suivi digitalisé des livraisons et anomalies produits

Un mauvais flux d’informations entre services peut nuire au fonctionnement de toute votre entreprise. Ce constat est d’autant plus vrai pour les sociétés qui livrent du matériel. Elles doivent assurer un suivi de livraison scrupuleux et gérer les anomalies produits avec une grande réactivité. Comment gagner en efficacité pour satisfaire vos clients ? Comment collecter les données indispensables à une bonne gestion des stocks ?

À quels problèmes font face les équipes affectées au dépôt de marchandises ?

Les équipes qui travaillent au dépôt de marchandises gèrent :

• les livraisons à réceptionner en provenance des fournisseurs à la suite d’une commande passée en interne ;
• les commandes à préparer à destination des clients de l’entreprise.

Ces collaborateurs se basent sur les informations qui leur sont transmises de la part des fournisseurs, du service des commandes et des livreurs.

Le trio livreur-équipe au dépôt-fournisseur doit communiquer de façon fluide pour assurer un service client de qualité.

La satisfaction des clients est en jeu, ainsi que la pérennité de vos partenariats fournisseurs.

🤨 Le problème : si le livreur ne communique pas les problèmes rencontrés lors de la réception des marchandises, les équipes en dépôt ne peuvent pas réagir et avertir le fournisseur qui avisera. Parmi les avaries les plus courantes :

• Produits défectueux
• Produits manquants
• Erreurs de livraison
• Retards

Que se passe-t-il quand équipe de dépôt et équipe de livraison communiquent mal ?

Plusieurs intervenants sont concernés par le suivi des livraisons et la gestion des anomalies produits. Une faille dans la communication fait s’effondrer tout le système. Un client mécontent est un client perdu.

Le manque de fluidité dans la communication vient d’un suivi souvent réalisé :

• sur des bordereaux papier sous forme de feuilles volantes qui peuvent se perdre ;
• par transmission des informations par scan, voire fax ou mail dont la réception reste incertaine ;
• par un appel téléphonique à un moment souvent inopportun, par exemple quand le livreur conduit. Rien n’est plus vite oublié qu’un appel téléphonique dans ces conditions !

😮 La conséquence : le client est mécontent et reste en attente de sa commande pour laquelle il a généralement déjà avancé un acompte. Si l’anomalie produit n’a pas été communiquée au dépôt et au fournisseur, le client devra vous relancer !

Selon la taille de votre entreprise, un livreur peut réaliser des dizaines de livraisons par jour, à un rythme effréné avec le stress engendré par le trafic routier qui est souvent responsable des retards de livraison.

Si le flux d’informations qu’il reçoit des clients n’est pas correctement centralisé, des données cruciales pour la bonne gestion des stocks et du SAV seront perdues.

Pour commencer à améliorer vos pratiques opérationnelles, téléchargez le rapport Plugnotes.

Comment digitaliser le suivi des livraisons et des anomalies produits ?

🙂 La solution ? Automatiser le processus de suivi des livraisons et des anomalies produits en configurant les formulaires digitaux indispensables à l’activité de votre entreprise.

Plugnotes est une plateforme Saas qui permet de créer des formulaires digitaux qui se pluggent directement sur l’ERP de votre entreprise. Vous n’avez rien à modifier à la structure de vos processus ni à coder des éléments complémentaires pour combler les failles de votre ERP.

Créer des formulaires connectés est une solution rapide, efficace et peu onéreuse qui plaira à l’ensemble de vos collaborateurs, à vos clients et à vos fournisseurs.

Découvrez les possibilités de Plugnotes pour un meilleur suivi des livraisons et des anomalies produits.

Pourquoi améliorer le suivi des livraisons booste-t-elle la productivité de vos équipes ?

Vos collaborateurs peuvent s’impliquer ensemble dans la création des formulaires digitaux en émettant leur avis sur les fonctionnalités indispensables et les éléments qui doivent impérativement figurer dans les formulaires.

😁 Les bénéfices : Cette étape comparable à du brainstorming améliore la collaboration entre équipes de manière significative. Un service ignore parfois quelles données sont utiles à un autre ou quelles difficultés occasionne un manque d’informations. Cette réflexion commune permet de mieux comprendre le métier de chaque collègue et d’apprécier les efforts à fournir pour faciliter la tâche de chacun.

Selon la taille de votre structure, comptez environ une journée pour configurer les formulaires digitaux qui permettront d’assurer un bon suivi des livraisons et des anomalies produits.

Au-delà du temps que prend l’intégration de formulaires digitaux à vos procédures, vous pouvez quantifier le temps que vos équipes en dépôt et sur le terrain vont économiser. Comptez environ 20 à 40 heures de travail économisées chaque mois avec un meilleur suivi des livraisons et des anomalies produits.

💡Bon à savoir : vos fournisseurs n’auront pas besoin d’accéder à vos formulaires pour recevoir instantanément l’information nécessaire pour régulariser l’avarie rencontrée.

Comment un formulaire digital de suivi de livraison peut-il résoudre d’autres problèmes ?

En collectant des données précises à l’issue de chaque livraison, vous obtenez des réponses structurées, comparables et analysables.

Si vous constatez par exemple que des problèmes surviennent souvent avec le même fournisseur, vous aviserez et le contacterez pour savoir comment résoudre une situation qui pourrait mettre à mal un partenariat.

L’analyse des données issues des livraisons permet également de mettre en évidence :

• des plannings de livraison trop chargés qui mènent à des retards récurrents ;
• des produits qui arrivent régulièrement endommagés chez les destinataires ;
• des erreurs dans le dispatching des livraisons qui peut provenir d’une mauvaise organisation au niveau du dépôt ;
• ...

Pour améliorer la productivité de votre entreprise, l’analyse des flux de données s’avère primordiale. En prenant conscience d’un dysfonctionnement, grâce à l’usage des formulaires digitaux, vous apportez des optimisations attendues. Vos collaborateurs sont soulagés que des situations parfois compliquées puissent s’arranger à travers une meilleure gestion globale des processus.

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