4 bonnes raisons de digitaliser le suivi de la production et de la qualité en entreprise

Tous secteurs confondus, un entreprise qui dispose d'une chaîne de production doit être en mesure d’assurer le tracing de ses produits à chaque étape de fabrication jusqu’à la livraison chez les clients. Ce suivi indispensable permet de garantir la qualité et d’avoir une vision globale sur la chaîne de production. Vos collaborateurs s’arment-ils d’un bloc-notes et d’un appareil photo pour mener à bien cette tâche ? Plugnotes vous donne plusieurs bonnes raisons de digitaliser sans attendre le suivi de la production et de la qualité. 

Gagner un temps précieux pour une plus grande productivité 

Votre entreprise dispose d'une supply chaine et vérifie chaque produit qui en sort afin de valider sa conformité avant d’être livrée. Le nombre d’étapes que compose la production d'une référence dépend de votre activité, mais l’un de vos collaborateurs est chargé de suivre le cycle de fabrication pour chacune d’elle. 

Réaliser cette tâche sur un formulaire papier et prendre des photos pour appuyer les conclusions correspond à votre méthode de travail depuis des années.  

Toutefois, le suivi de la production et de la qualité requiert une grande précision et des indications exhaustives. Quand la chaîne de production tourne sans accrocs, vos formulaires de suivi ne sont pas toujours correctement remplis faute de temps.  

De plus, tout le processus est assez contraignant : 

• compléter à intervalle régulier des feuilles volantes ; 
• prendre des photos ; 
• décharger les photos et les renommer pour les relier à la bonne étape sur le document de suivi ; 
• scanner le document de suivi pour obtenir une version digitale utilisable, même si votre logiciel OCR peine parfois à interpréter les écritures. 

En bref, le tracing produit et qualité est chronophage. Vos équipes peuvent passer plusieurs heures par jour à assurer le suivi de production et de qualité. 

Paramétrer un formulaire digital adapté à votre activité pour le suivi de votre production et de la qualité ne prend que quelques heures pour en économiser des dizaines d’heures chaque mois ! Vos collaborateurs peuvent se dédier à des tâches à plus forte valeur ajoutée si votre suivi est digitalisé efficacement et consultable aussi aisément. 

Que diriez-vous d’une application qui vous permet de compléter les renseignements dont vous avez besoin, incluant des visuels, pour un tracing de la production jusqu’à la réception de la commande chez le client ?  

Consultez les fonctionnalités de Plugnotes pour un tracing de production plus fluide. 

Prouver sa transparence aux clients et gagner leur confiance 

Digitaliser le suivi de la production et de la qualité apporte de la transparence en interne, puisque chaque intervenant peut modifier et disposer des données dont il a besoin au moment où il en a besoin, ce qui simplifie les processus la communication, la gestion et l’efficacité intra-muros. 

Pas un seul produit ne quitte vos entrepôts sans un fichier de suivi complet, une carte d'identité détaillée, que vous pouvez rendre consultable par vos clients après réception et livraison. 

Vous prouvez la qualité de vos processus en fournissant une fiche d’identité de votre fabrication. Le dossier de chaque référence commandée est complété par un document de livraison pour un traçage intégral. 

En facilitant la tâche de vos employés en ce qui concerne le suivi du tracing et de la qualité, vous rendez également service à vos clients qui ont une totale confiance en vos produits.  

Un client satisfait refera appel à vous et pourra même vous recommander à son réseau. De bons processus de travail contribuent à augmenter votre notoriété, votre efficacité et votre productivité. 

En outre, en cas de questions du client, vos collaborateurs sont à l’aise. Avec le formulaire digital mis en place pour le suivi de la qualité, ils auront nécessairement la réponse ! Vous témoignez de votre professionnalisme et de votre souci de la perfection. 

Disposer de preuves en cas de réclamation client pour résoudre un litige 

Moins agréable, vous pouvez vous retrouver face à un client mécontent. Le produit que vous lui avez livré ne correspond pas à sa demande ou il remet en cause sa qualité à la suite de son utilisation. 

Comment justifier la qualité de votre exécution si vous disposez uniquement d’un bordereau papier à moitié complété et de photos qui n’ont pas encore été triées ? Vos collaborateurs n’arrivent pas à se souvenir avec exactitude comment s’est déroulée la livraison du produit ni si un problème a pu survenir sur la chaîne de fabrication. Des informations ont été perdues. 

Bref, vous avez du mal à vous justifier auprès de votre client. Sa plainte est peut-être infondée, mais vous n’avez aucun moyen de l’établir. Vous perdez à nouveau du temps à chercher des preuves de votre bonne foi. 

Vous pouvez résoudre facilement un litige avec un formulaire digital qui reprend le suivi de fabrication d’un produit. Preuve à l’appui, vous démontrez à votre client que sa plainte n’est pas de votre ressort. En effet, si une anomalie de conception avait été identifiée, jamais sa commande ne lui aurait été livrée ! De plus, vous disposez d’un formulaire de réception signé qui atteste d’une livraison réceptionnée sans réserve. 

Faire face à un litige avec un client n’est jamais une partie de plaisir. Cela ne vous arrive peut-être même jamais, mais avec le formulaire digital de suivi de production vous serez prêt le cas échéant. 

Vos pratiques opérationnelles peuvent s’optimiser, téléchargez le rapport Plugnotes pour découvrir comment. 

Communiquer facilement des informations pour analyser des données 

Le suivi de votre production et de sa qualité vous permet d’améliorer également vos processus internes. Avec un formulaire digital unique pour toute votre chaîne de fabrication, vous comparez facilement les données dont vous avez besoin.  

Un formulaire numérique fait partie de vos processus d’amélioration continue. Il est utilisé par vos équipes à l’usine, sur le terrain lors des livraisons, mais aussi par votre service recherche et développement qui dispose d’une vision claire et détaillée de la réalité de production.  

Le formulaire connecté favorise la communication entre vos équipes et améliore la compréhension des tâches qui reviennent à chacun. Votre entreprise gagne en efficacité et la qualité de votre production s’améliore. Vous pouvez même exploiter les données des formulaires digitaux pour estimer comment réduire les coûts de fabrication sans perdre en qualité. 

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