La technologie OCR a 20 ans. Et si vous passiez au formulaire connecté ?

À quoi sert un logiciel OCR ?

Les logiciels de reconnaissance optique de caractère, OCR, sont commercialisés depuis le début des années 80. Leur succès n'a pas été immédiat, mais cela fait maintenant plus de 20 ans que de nombreuses entreprises s’en servent pour convertir le visuel d’un texte en format utilisable par un autre logiciel.

La technologie OCR est toujours plébiscitée en 2023, car scanner un document l’enregistre en fichier image. Vous n’avez donc pas la possibilité de rechercher des mots ou des chiffres dans le document.

L’OCR fonctionne en plusieurs étapes :

• analyse de l’image scannée pour séparer les zones blanches qui sont considérées comme des fonds, des zones sombres qui sont classées en tant que texte ;
• nettoyage de l’image et suppression des erreurs détectées par l’OCR (alignement, suppression des tâches, nettoyage des tableaux, analyse de la langue pour les logiciels multilingues, etc.) ;
• analyse du texte par correspondance des motifs et extraction des caractéristiques, sur base d’un procédé de comparaison avec des résultats similaires. L’OCR reconnaît les mots qu’il a appris par machine learning ;
• conversion du résultat en fichier informatisé, type PDF.

🤓 Le saviez-vous ? Même si l’intelligence artificielle fait beaucoup parler d’elle depuis quelques mois avec l’arrivée de chatGPT et de ses concurrents, l’OCR est un système d’intelligence artificielle beaucoup plus ancien !

Néanmoins, un logiciel OCR n’est pas sans failles. Les risques d’erreur de lecture sont grands, d’autant plus quand vos documents sont variés et que votre OCR n’a pas encore « appris » à correctement les reconnaître. Qui dit risque d’erreur, dit temps de relecture indispensable.

Mis bout à bout, entre l’impression d'un document et son traitement par le service concerné, un temps considérable s’est écoulé. Ce temps de travail n’est pas valorisable. Rébarbatif, il peut même entraîner un certain laxisme dans sa réalisation avec des conséquences graves, comme une insatisfaction client, des paiements erronés ou des erreurs logistiques.

Une autre solution ?

Améliorez vos pratiques opérationnelles en téléchargeant le rapport Plugnotes.

Quelle est la meilleure solution de digitalisation des processus opérationnels en 2023 ?

Imaginons que vous utilisiez des bordereaux de livraison en papier. Vous déposez un colis chez un client, mais malheureusement ce dernier le refuse pour une raison X. Le refus est notifié sur le bordereau. Éventuellement, une photo est prise si le colis est endommagé. De retour au bureau, le bordereau est confié à un collaborateur pour scan et océrisation. La photo prise est transmise par e-mail. Le temps que l’ensemble des informations arrivent au service après-vente, votre client a peut-être changé de prestataire…

😃 Et si vous pouviez digitaliser toutes les informations utiles à votre entreprise en quelques clics ?

Grâce au formulaire connecté, la paperasse disparait. Vous créez un document type de bordereau de livraison. À l’arrivée chez le client, si le colis est refusé, vous l’indiquez dans le formulaire. Vous joignez la photo que vous venez de prendre et vous envoyez le tout à votre SAV. Avec un peu de chance, un nouveau colis vous attendra avant même que vous ne soyez de retour au dépôt !

Si vous cherchez aujourd’hui une solution pour digitaliser vos processus opérationnels et améliorer le flux d’informations entre vos services, un portail d’échange spécifique comme Plugnotes répondra à vos besoins. Nous proposons des modèles de formulaires digitaux personnalisables à l’infini :

• formulaire digital de réception de matériel ;
• formulaire en ligne de suivi de chantier ;
• formulaire numérique de demande de congé ;
• formulaire connecté de saisie de consommation d’équipement ;
• Etc, ...

Testez le potentiel de Plugnotes, vous n’en reviendrez pas !

Pourquoi les logiciels de reconnaissance de caractères sont-ils dépassés ?

Les logiciels OCR ont fait leur preuve à une époque où une solution comme les formulaires digitaux n’existait pas. Les entreprises avaient besoin de digitaliser des documents pour renoncer progressivement au papier.

🤔 Avez-vous le temps de choisir une technologie innovante pour vos process ? La Belgique fait partie des pays les plus avant-gardistes concernant la digitalisation des entreprises. C’est une étape incontournable pour gagner en productivité et en réactivité face à des marchés qui évoluent très vite.

La satisfaction client est au cœur des préoccupations des entreprises. Plus vos données sont rapidement transmises, plus vous apportez une réponse efficace à vos collaborateurs, partenaires et clients.

Les logiciels OCR n’offrent pas cette qualité de service, notamment à cause des erreurs qu’ils commettent. Comme toutes les IA, ils ont leurs limites et restent seulement des outils qui sont à utiliser par des personnes consciencieuses qui prennent le temps de vérifier les résultats obtenus.

De plus, les logiciels OCR éprouvent des difficultés à transcrire certaines informations, comme les données manuscrites. Si vos documents papier sont froissés ou que la qualité d’impression est mauvaise, l’OCR pourra mal l’interpréter. Autant de problèmes inexistants avec un formulaire digital !

Comment utiliser le formulaire connecté à la place de l’OCR ?

Pour dire adieu à votre logiciel OCR ou renoncer à l’idée d’en acquérir un, vous devez faire évoluer vos supports de transmission d’informations. Si vous utilisez encore des formulaires papier, vos processus doivent intégrer une nouvelle façon de travailler avec la mise à disposition à minima d’un smartphone pour tous vos collaborateurs qui captent des données.

Pour les documents papier que vous recevez de vos fournisseurs ou clients, vous pouvez prévoir des formulaires au sein desquels les principales informations seront reprises avec éventuellement un simple scan du document d’origine lié au formulaire.

Cette évolution des processus demande un engagement de tous vos collaborateurs. Vous constaterez rapidement une augmentation de productivité et d’efficacité qui rentabilisera l’investissement consenti.

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