Uw werkprocedures zijn aangepast om uw gegevens te centraliseren en al uw papieren documenten zijn nu gedigitaliseerd. Een grote vooruitgang die het verliezen van informatie en een gebrekkige communicatie tussen medewerkers voorkomt. Maar waarom niet nog meer tijd besparen en de scanfase schrappen door gebruik te maken van een online formulier?
Inhoudstafel |
Hoe kan veldinformatie worden omgezet in intern bruikbare gegevens?
Om te beginnen een verwijzing naar een situatie die veel bedrijven die gebruik maken van het scannen van documenten kennen: vergaderverslagen.
Hoewel de vergaderverslagen die u naar uw klanten stuurt wellicht gedigitaliseerd zijn, ontvangt u die van uw partners nog steeds op papier. U scant ze en gebruikt optische karakterherkenning (OCR) om een leesbaar en bruikbaar bestand te creëren.
Dit scenario kan zich in veel gevallen herhalen:
- beheer van de onkostennota's van uw medewerkers ;
- leveringsbonnen ;
- werkdocumenten ontvangen tijdens vergaderingen ;
- bezoekverslagen ;
- facturen ;
- enz.
De eenvoudigste oplossing om direct bruikbare veldinformatie te verkrijgen is de gegevens aan de bron te digitaliseren in een online formulier.
🤔 Een groot aantal digitale formulieren creëren is tijdrovend en de kans op fouten blijft bestaan? Het klopt dat uw medewerkers nog altijd een fout kunnen maken bij het invullen van een formulier, of dat nu op een tablet of op papier is. Dit is echter niet anders wanneer u een document scant dat door een persoon is ingevuld. Zo kunnen de beperkingen van het scanproces het aantal fouten vermenigvuldigen!
Verbeter uw werkmethoden door het Plugnotes-rapport te downloaden.
Wat zijn de beperkingen van karakterherkenningssoftware?
Karakterherkenning gebeurt met software die gebruik maakt van intelligente gegevensextractie en automatisch leren, ook machine learning genoemd. Wanneer u een document scant, analyseert OCR-software het om informatie te vinden en om te zetten in bruikbare tekens.
De boekhoudafdeling zal bijvoorbeeld OCR-software moeten gebruiken om facturen te integreren in de boekhoudsoftware. De situatie is hetzelfde in alle afdelingen die veldgegevens verwerken en controleren.
Helaas kunnen er tijdens het scanproces veel fouten optreden en die kunnen in meer of mindere mate gevolgen hebben voor de werking van uw bedrijf:
- leesfouten door een slechte kwaliteit van de scan (vuile glasplaat, verfrommeld of gevouwen papier, enz.) Zo kunnen sommige tekens verdwijnen, kan een hoofdletter "i" worden verward met een kleine letter "L", kan een "O" een nul worden, enz;
- uit handgeschreven documenten kunnen geen gedigitaliseerde tekens worden gehaald. Als er dus met de hand aantekeningen op een document zijn aangebracht, is het beter deze digitaal vast te leggen vóór het scannen 😓;
🤓 OCR = AI? U heeft het al begrepen: OCR werkt als een soort artificiële intelligentie. Het herkent patronen in de presentatie van documenten door trefwoorden te identificeren waarvan het denkt dat ze overeenkomen met een bepaalde informatie. De problemen ontstaan als de OCR-software een teken verkeerd interpreteert. U krijgt dan een gedigitaliseerd document dat onbruikbaar is of dat met de hand moet worden gecorrigeerd... Als het gaat om productiviteit, efficiëntie en tijdsbesparing kan het wel wat beter, niet?
Natuurlijk kan de OCR-software worden ingesteld om "van zijn fouten te leren" en een beter resultaat te leveren naarmate hij meer documenten met identieke patronen verwerkt. Als uw leverancier het formaat van zijn facturen wijzigt, als uw bestelbonnen veranderen of als u nieuwe documenten in uw procedures opneemt, moet de OCR-software zich aanpassen.
Waarom is een online formulier efficiënter dan een scan?
Nu u heeft kunnen constateren dat scannen zijn beperkingen heeft, begrijpt u meteen dat een digitaal formulier tijd kan besparen en de kans op fouten aanzienlijk kan verkleinen.
Met het Plugnotes SaaS-platform kunt u uw gegevensstroom optimaliseren en uw operationele processen digitaliseren.
U vermijdt het scannen en alle tijdrovende en foutgevoelige handelingen om:
- informatie op locatie te verzamelen;
- deze een hele reeks bewerkingen en correcties te laten ondergaan..;
- voordat ze eindelijk bij de persoon aankomen die ze nodig heeft!
Welk soort document u ook nodig heeft voor uw processen, er is altijd een gepersonaliseerd online formulier dat voldoet aan uw verwachtingen. De informatie wordt direct in het formulier vastgelegd, dat onmiddellijk wordt opgeslagen en doorgestuurd naar de juiste persoon.
U kunt de informatie in een paar klikken opzoeken. U kunt bepalen wie enkel leestoegang heeft en wie het document kan bewerken.
Aangezien een digitaal formulier al bestaat uit gedigitaliseerde karakters, vermijdt u de omslachtige scanfase, het tijdrovende proces van optische karakterherkenning, het controleren op fouten en de nodige correcties.
Probeer Plugnotes en zijn functies gratis.
Wat gedaan met weigerachtige medewerkers die liever papier gebruiken?
Misschien vraagt u zich af hoe u medewerkers ertoe kunt bewegen om het scannen op te geven terwijl ze er al jaren over deden om het exclusieve gebruik van papier achter zich te laten.
Om uw werknemers warm te maken voor de nieuwe tools om processen te digitaliseren, kunt u 3 onweerlegbare argumenten gebruiken:
- een online formulier is niets meer dan een digitaal document, het gegevensformaat verandert niet. Het verschil zal dus niet echt zichtbaar zijn;
- het digitale formulier vermijdt de tijdrovende en soms omslachtige handelingen van scannen, optische karakterherkenning, nakijken en corrigeren. Een waardevolle tijdsbesparing;
- het digitale formulier wordt onmiddellijk doorgestuurd wanneer de informatie wordt ontvangen en vastgelegd. De kans op fouten is zeer klein. De perfecte informatiestroom.
De technologie evolueert steeds sneller. Een werkmethode in 2023 kan onmogelijk over 10 jaar nog gebruikt worden, misschien zelfs over 5 jaar al niet meer!
De toonaangevende bedrijven van vandaag zijn flexibel, reageren snel en aarzelen niet om nieuwe tools die op de markt zijn te testen. Natuurlijk is altijd een aanpassingsperiode nodig, maar een platform als Plugnotes is zo intuïtief en leuk dat het verbeteren van werkprocedures een plezier wordt.
OCR-software bestaat al meer dan 20 jaar. Deze software was bijzonder nuttig tijdens de overgang van 100% papieren documenten naar het gebruik van digitale hulpmiddelen. Nu is het tijd om een stap verder te gaan!
