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Pourquoi le papier freine-t-il la productivité d’une entreprise ?

femme devant pile papier

ERP, logiciels d’optimisation de flux, plateformes de gestion de projet et de paiement représentent quelques-uns des outils numériques de productivité qui améliorent les process d’une entreprise. Avec la crise sanitaire, 36 % des sociétés belges ont accéléré leur digitalisation et leur automatisation conscientes que le papier représente un frein à la productivité. Pour rejoindre les entreprises 4.0, découvrez avec Plugnotes pourquoi le papier mine votre croissance.

 

Un temps de recherche d’informations plus long avec les supports papier

En 2009, une étude du cabinet Coleman Parkes a démontré qu’un collaborateur passait entre 20 à 40 % de son temps à rechercher manuellement des documents. Trouver un dossier prendrait même en souvent jusqu’à 18 minutes !

Cette activité chronophage et rébarbative réduit la productivité de vos employés, tout en témoignant d’un manque d’organisation évident.

Un document numérisé et nommé selon une procédure simple se retrouve rapidement sur support informatique. L’information digitale est localisée en quelques secondes.

Toutefois, même si le papier freine la productivité, la digitalisation doit être réfléchie et organisée pour que le temps de recherche ne soit pas transposé sur ordinateur.

La plateforme Software-As-A-Service Plugnotes vous permet de configurer en quelques clics vos formulaires numériques. La collecte et le partage d’informations et de fichiers sont simples et efficaces. Essayez gratuitement Plugnotes et ses fonctionnalités.

 

L’omission de données cruciales sur des documents papier difficiles à analyser

Les documents papier d’une entreprise doivent être classés, répertoriés et disponibles pour fournir des informations indispensables.

Toutefois, si les supports papier ne sont pas immédiatement digitalisés, la perte d’informations est assurée. Comment garantir la satisfaction de vos clients et la bonne transmission des tâches en interne en l’absence d’un suivi sûr ?

Vous utilisez peut-être Excel et n’imprimez que le strict nécessaire. Néanmoins, même si vous préparez avec attention vos réunions, vous n’êtes jamais à l’abri d’avoir oublié un document crucial. Votre interlocuteur peut aussi profiter de votre échange pour faire un point rapide sur un autre dossier. Comment ferez-vous pour lui apporter satisfaction et prouver votre professionnalisme ?

Plugnotes vous permet de classer, d’échanger, de mettre à jour et de retrouver des données et des fichiers à partir d’un support numérique partout et tout le temps. Vos partenaires n’en reviennent pas. Vous apportez toujours la réponse à leur question grâce à une parfaite optimisation de vos documents.

 

Des erreurs dans la transmission des flux d’informations papier qui freine la productivité

Plaintes fournisseurs, rapports d’intervention après-vente, gestion de devis, suivi de la qualité représentent autant de documents dont la transmission des informations aux services compétents s’avère indispensable sous un délai bref.

Sans une continuité dans son flux de données, une entreprise perd en productivité et en efficacité.

Plugnotes vous propose un outil qui assure la collecte et le partage rapide d’informations. Vous configurez les formulaires correspondants à vos besoins et vous réalisez leur envoi instantané aux personnes concernées.

Renoncez sans attendre au papier qui freine votre productivité et améliorez vos pratiques opérationnelles en téléchargeant le rapport Plugnotes.

 

Des coûts en consommables et en stockage qui impactent le budget fourniture

Difficile de donner des chiffres exacts, mais l’Agence de la transition écologique (Ademe) estime que chaque salarié utilise entre 70 et 85 kilos de papier par an, environ trois ramettes par personne et par mois. Ainsi, une entreprise de 100 salariés dépenserait entre 10 000 et 25 000 euros par an pour le consommable papier, sans parler des coûts liés à l’impression.

À ce budget s’ajoute celui relatif au stockage : espace disponible au sein même des bureaux ou location obligatoire de locaux d’archivage.

La dématérialisation de l’entreprise permet de scanner, indexer et stocker toutes les informations de l’entreprise et d’en faciliter l’accès au sein d’un unique répertoire sécurisé.

La digitalisation des processus opérationnels grâce à la plateforme Plugnotes vous fait évoluer vers un environnement de travail totalement paperless. Le workflow est optimisé tandis que vous réalisez des économies.

 

Les risques pour la sécurité des données avec des documents papier mal gérés

Même si le piratage informatique et la cybersécurité se trouvent aujourd’hui au cœur des préoccupations des entreprises 100 % digitalisées, le papier n’en demeure pas moins un support sensible.

80 % des documents imprimés en entreprise terminent à la poubelle après utilisation. Une attention particulière doit être apportée à la destruction des documents papier pour éviter la fuite de données.

Le télétravail a contribué à ce que les dossiers physiques transitent des bureaux au logement des collaborateurs, lorsque les informations qu’ils contiennent ne sont pas numérisées.

Ces multiples déplacements accroissent le risque de perte de documents et de fuite d’informations capitales pour la sécurité de l’entreprise.

 

Une absence d’uniformité dans les procédures de travail sous format papier

Digitaliser vos processus opérationnels vous semble nécessiter des semaines de développement et vous ne disposez pas des compétences en interne. Toutefois, vous savez que vos procédures de travail manquent d’uniformité et qu’il devient difficile de s’y retrouver, notamment pour les nouveaux collaborateurs.

Plugnotes constitue un outil no-code qui peut être utilisé par toutes les entreprises en s’intégrant au reste de l’écosystème informatique existant (ERP, CRM, suite Microsoft, etc.). En quelques heures, vous pouvez créer des formulaires de travail commun à toutes vos équipes qui se complètent et se transmettent en quelques secondes.

Vous facilitez ainsi la recherche d’informations et l’analyse comparatives entre plusieurs documents.

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Un manque de professionnalisme dû au mauvais flux d’informations engendré par le papier

Le papier freine la productivité, mais attendre pour numériser vos processus opérationnels entache votre réputation en comparaison avec vos concurrents qui ont passé ce cap.

Le risque d’erreurs et de retards diminue avec la suppression des documents papier. La digitalisation rend chaque action presque instantanée et votre réactivité est décuplée.

En diminuant le temps de réponse à vos clients, vous assurez leur satisfaction et vous améliorez l’image qu’ils ont du fonctionnement de votre entreprise. Indirectement, vous les fidélisez et vous gagnez en rentabilité.

Renoncer au papier sur vos processus opérationnels les plus sensibles en testant gratuitement Plugnotes et ses fonctionnalités. Rapidement, vous ne pourrez plus vous en passer et rejoindrez les entreprises 100 % digitalisées de Belgique.