The Barn Biomarket organise le suivi de ses réceptions avec Plugnotes

Si vous ne connaissez pas encore The Barn Biomarket, il est grand temps de les découvrir. The Barn c’est un marché couvert Bio qui démocratise les produits bio et le vrac pour les rendre accessibles à tous.

Aujourd’hui, The Barn Biomarket compte déjà 5 magasins, travaille avec plus de 25 fournisseurs et gère plus de 5 réceptions quotidiennes par magasin.

 

LA gestion des bons de livraisons, une tâche fastidieuse et manuelle...

Chez eux, comme ailleurs, les livraisons quotidiennes de marchandises sont en théorie faciles à gérer mais la réalité est souvent différente.  Le suivi des manquants, de la casse, des produits non commandés sont toujours un grand défi. Sans réaction et bonne documentation, ces incidents deviennent vite le cauchemar des responsables des stocks et des comptables lors du contrôle et paiement des factures ou des demandes de notes de crédit.

Tout se faisait manuellement : les bons de réceptions étaient stockées dans des classeurs dans chaque magasin et analysés un à un au moment du paiement des factures et des analyses de marges par magasin. C’est ici que Plugnotes rentre en jeu.

 

...Mais pas avec Plugnotes

Depuis 2 mois déjà, The Barn Biomarket utilise Plugnotes pour digitaliser et organiser le suivi de leurs réceptions.  Depuis lors les réceptionnaires peuvent eux-mêmes assurer le classement électronique des documents et le suivi des anomalies en y joignant directement, le cas échéant, des photos.

Une méthode simple

  1. Ils ont configuré un formulaire numérique via l’interface pour numériser le flux de travail
  2. Via un système QR-code ou via l’application mobile, les équipes en magasin peuvent accéder au formulaire, scanner le bon de livraison, photographier les anomalies et indiquer si la livraison est incomplète
  3. Enfin, l’équipe opérationnelle reçoit les informations en temps réel et peut les analyser via les tableaux Excels ou via l’application web, y compris les annexes
  4. En d’autres termes, avoir des Plugnotes dans votre boîte à outils, c’est comme avoir un couteau suisse, toujours prêt à relever de nouveaux défis. Et disponible pour tous les besoins: archiver les contrats, collecter les rapports de visite des équipes commerciales ou encore gérer les contrôles qualité sur les sites de production…
 

De nombreux avantages

  • La configuration est simplifiée: grâce au drag and drop pour la configuration du formulaire
  • L’accessibilité: le formulaire est accessible à tous les membres du personnel à partir d’un smartphone ou d’une tablette
  • L’efficacité: chaque réception complétée, devient ensuite de l’information activable et consultable par les équipes sous forme de fiche dynamique ou de tableaux Excel : rapports, listes, analyses…
  • La simplicité: aucune expérience technique requise et très peu de formation pour les équipes qui utilisent le système
  • La centralisation: la méthode peut ensuite être dupliquée pour d’autres besoins : suivi des absences, suivi des contrats, répertoire de contacts fournisseurs, inventaires, diffusion de documentation…