Elle Belgique digitalise l’organisation du Elle Active Forum avec Plugnotes
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Elle Active est un Forum offrant des contenus de qualité pour plus de 2000 femmes souhaitant concilier vie perso et pro, et promouvoir leur carrière. Cet évènement a lieu pendant deux jours sous forme conférences et de workshops. Les principaux défis sont de recueillir les détails des intervenants, de définir le planning et d’aider les visiteurs à profiter au maximum de leur visite. Avec plus de 100 conférenciers, 150 sujets et 2000 visiteurs, l’organisation d’un tel évènement est d’envergure. C’est ici que Plugnotes rentre en jeu…
1. Elle : Organiser la collecte d’informations
Avec Plugnotes, l’équipe organisatrice va pouvoir collecter facilement les coordonnées et détails des présentations des intervenants en leur partageant un formulaire. Une fois les informations collectées, elles seront disponibles sous forme de fiche dynamique ou tableau Excel.
2. Elle : Coordonner le planning
Sur base des informations collectées auprès des intervenants, le planning va pouvoir être établi pour les deux jours de conférences. Tous les collaborateurs de l’équipe organisatrice travaillent sur base de la même structure (formulaire préétablis) et les mises à jour sont disponibles pour tous. Ensuite, le détail de chaque conférence du planning sera associé à une fiche dynamique disponible via un Plugcode (lien ou Qr-code) et les informations seront mises à jour au fur et à mesure de l’organisation.
3. Visiteurs : Préparer leur visite
Lorsque les visiteurs préparent leur visite en parcourant le planning sur le site de l’évènement, elles pourront consulter ou sauvegarder la fiche dynamique des conférences qui les intéressent incluant tous les détails ; horaire, lieu, orateur, sujet… Ces fiches sont accessibles avec ou sans l’application. En les enregistrant avec l’application Plugnotes, elles seront automatiquement reliées à leur agenda et facilement consultables le jour J.
4. Visiteurs : sauver instantanément les coordonnées et les présentations des conférenciers et prendre des notes
En scannant un Plugcode (QR-code) pour chaque conférence, ils accèderont (avec ou sans l’application) à une fiche dynamique incluant les détails de l’orateur et les supports de présentation. Avec l’application Plugnotes, ils pourront même compléter le répertoire avec leurs notes.
Tout ça, sans le moindre développement informatique ou connaissance technique ! On espère vous y voir l’année prochaine.